Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Betrieb eines Unternehmens. Effektives Schreiben in Form von Briefen, Broschüren, Pressemitteilungen, Newslettern, Blogeinträgen und Geschäftsberichten hilft Ihren Kunden, die Natur Ihres Geschäfts zu verstehen und ermutigt sie, das zu kaufen, was Sie verkaufen. Effektives, arbeitsbezogenes Schreiben in Form von Richtlinien, Verfahren und Notizen ermöglicht es Ihren Mitarbeitern zu erfahren, was Ihre Unternehmensziele sind und was Sie von ihnen erwarten, um diese Ziele zu erreichen. Die folgenden Schritte, wie Sie Ihr berufsbezogenes Schreiben verbessern können, befassen sich damit, wie Sie Ihr Business-Schreiben planen und wie Sie einen geeigneten Stil entwickeln.

Methode eins von zwei:
Planen, was Sie schreiben

  1. 1 Planen Sie, was Sie sagen möchten. Wenn Sie nicht sofort auf eine E-Mail antworten möchten, haben Sie normalerweise Zeit, darüber nachzudenken, was Sie schreiben und wie Sie es am besten sagen. Nimm dir diese Zeit, um zu bestimmen, was du zu sagen hast und die richtige Reihenfolge, um es zu sagen.
  2. 2 Verstehen Sie den Umfang und die Struktur dessen, was Sie schreiben. Wenn Sie auf eine schriftliche Anfrage antworten, können Sie die Anforderungen herausfinden, was aus den Fragen in dieser Anfrage zu schreiben ist. Wenn nicht, können Sie den Anfragenden bitten, zu klären, wonach er fragt, bevor Sie antworten. Bei längeren Stücken wie einem Richtlinienhandbuch oder einem Geschäftsbericht können Sie Beispiele früherer Dokumente betrachten, um herauszufinden, was enthalten sein sollte und was nicht.
    • Verfügt Ihre Abteilung über einen Styleguide für die Arten von arbeitsbezogenem Schreiben, konsultieren Sie diese so oft wie nötig während des Planungs- und Schreibprozesses.
  3. 3 Kenne deine Zuhörer. Schreiben für Führungskräfte ist anders als Schreiben für Kunden, und beide sind anders als Schreiben für Ihren direkten Vorgesetzten oder Ihre Mitarbeiter. Während Sie zu jeder Zeit einen professionellen Ton festlegen müssen, sucht jedes Publikum nach verschiedenen Informationen und jedes Publikum bringt ein anderes Spektrum an Wissen und Erwartungen in das, was sie lesen.
    • Versuchen Sie, einen mittleren Kurs zwischen zu steif und zu lässig in wie Sie schreiben zu steuern. Sie können bei Kunden und Mitarbeitern ungezwungener auftreten, wenn der Inhalt Ihrer Nachricht dies zulässt, aber Sie sollten beim Schreiben für Führungskräfte und Aktionäre formaler sein.

Methode zwei von zwei:
Schreiben für die Arbeit

  1. 1 Sei unkompliziert. Das Ziel für ein Business-Publikum, innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, ist es, Ihre Botschaft klar zu kommunizieren. Während Sie einen geschäftsmäßigen Ton annehmen müssen, sollte Ihr Stil Ihrer eigentlichen Nachricht nicht im Weg stehen.
  2. 2 Seien Sie prägnant. Während Sie versuchen, herauszufinden, was Sie sagen möchten, können Sie mehr Wörter niederlegen, als Sie benötigen, um zu Ihrem Punkt zu kommen. Zu viele dieser Wörter können Ihren Leser frustrieren, ihn dazu bringen, Ihre Botschaft zu überfliegen oder sie einfach zu ignorieren. Während du versuchst, herauszufinden, was du deinen Lesern sagen willst, mach weiter und schreibe die Wörter so ab, wie sie dir vorkommen, dann gehe zurück und bearbeite, was du nicht brauchst. Hier sind einige Dinge, die Sie beim Bearbeiten beachten sollten:
    • Klischees. Überstrapazierte Phrasen werden nach einer Weile ignoriert, was dazu führt, dass neue Phrasen geprägt werden, die wiederum selbst überbeansprucht werden. Vermeiden Sie Klischees wie die Pest; Wähle klare, präzise Beschreibungen, um clever zu sein.
    • Überbeanspruchung von Qualifiern Es ist nichts falsch daran, Wörter wie "viele", "die meisten", "allgemein" oder "sehr" zu verwenden, wenn sie dazu aufgefordert werden, aber wenn sie zu oft verwendet werden, schwächt dies die Wirkung deines Schreibens. Einige Wörter brauchen keine Qualifier; Außerhalb der Marketing-Kopie gibt es keinen Ruf nach "sehr einzigartig", und selbst Vermarkter können es tun, ohne es zu sagen.
    • Sätzen auf Lager. Wie bei Qualifikanten schwächen Phrasen wie "die Tatsache, dass", "der Grund dafür", "im Licht von" und "mit der Begründung, dass" Sie Ihre beruflichen Schreiben schwächen, wenn Sie sie zu oft verwenden. Sie können viele Bestandsphrasen durch einfachere Wörter ersetzen, z. B. indem Sie "kann" statt "hat die Fähigkeit zu" verwenden und die längere Phrase nur verwenden, wenn Sie auf einen Satz aufmerksam machen möchten.
    • Redundante Wörter. Manchmal werden zwei Wörter, die ungefähr das Gleiche bedeuten, wie "Hoffnungen und Träume", gepaart, um der Bedeutung eine größere Wirkung zu verleihen. Dies funktioniert bei sparsamer Verwendung; die meiste Zeit sollten Sie jedoch das Wort, das der Bedeutung Ihres Satzes entspricht, besser behalten und das andere herausnehmen.
  3. 3 Benutze die aktive Stimme. Aktive Stimme, in der das Subjekt des Satzes vor ein starkes Aktionsverb kommt und von dem Objekt gefolgt wird, ist mächtiger als passive Stimme, wobei das Subjekt zuletzt kommt und ihm eine Form des "zu sein" vorangeht ("bin, "sind", "ist", "war", "waren"). Vergleichen Sie "Aktien stiegen um 42 Punkte nach dem Super Bowl-Sieg der Packer" (aktive Stimme) mit "The Packers 'Super Bowl Sieg war verantwortlich für Aktien steigt 42 Punkte" (passive Stimme).
    • Einige passive Sprachphrasen wie "Das ist", "Das ist", "Es gibt" und "Es ist" sind notwendig, um auf einen vorhergehenden Satz Bezug zu nehmen.
    • Es ist auch möglich, Formen von "zu sein" und "zu haben" zu überstrapazieren, ohne etwas in der passiven Stimme zu formulieren. Kontrast "Der Sieg der Packers Super Bowl hatte einen positiven Einfluss auf die Aktienkurse" mit "Aktienkurse stiegen, nachdem die Packers den Super Bowl gewonnen haben."
  4. 4 Verwende Verben und Adjektive nicht in Substantive. Mit den Substantivformen von Wörtern, die häufig als Verben oder Adjektive verwendet werden, wird das, was du sagst, abstrakter und weniger konkret klingen. Diese Form des Schreibens kann in einigen akademischen und staatlichen Einstellungen oder bei der Ansprache von Führungskräften der Unternehmen erforderlich sein, aber nicht, wenn Sie Ihre Mitarbeiter klar und unmissverständlich ansprechen.
  5. 5 Verwenden Sie Wörter, die Sie kennen und verwenden Sie sie richtig. Ihr Ziel ist es, klar zu kommunizieren und die Leute nicht mit Worten zu beeindrucken, die den Fokus auf das richten, was Sie kommunizieren möchten.Dies ist besonders wichtig bei der Berichterstattung an die Aktionäre der Gesellschaft oder bei der Unterrichtung der Mitarbeiter des Unternehmens.