Müssen Sie eine Rechnung erstellen, aber nicht sicher, wie es geht? Das Senden von guten Rechnungen kann bedeuten, dass Ihr Unternehmen von mehr Kunden bezahlt wird. Daher ist die Fakturierung sehr wichtig für kleine Unternehmen oder Personen, die Dienstleistungen anbieten. Erstellen Sie eine professionelle Rechnung, um die Forderungen zu verbessern.

Erster Teil von Drei:
Erstellen eines gründlichen Rechnungsformulars

  1. 1 Lass es professionell aussehen. Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung senden, ist es wichtig, dass Sie wichtige Informationen beifügen, anstatt nur den Betrag auf ein Stück Papier zu schreiben.
    • Verwenden Sie das Wort "Rechnung". Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde weiß, dass die Rechnung eine Rechnung ist, wenn Sie dieses Wort nicht verwenden.[1]
    • Geben Sie der Rechnung eine Nummer. Sie sollten die Rechnung im Auge behalten. Um dies einfacher zu tun, sollten Sie eine eindeutige Identifikationsnummer auf der Rechnung angeben.[2]
    • Einige Unternehmen fügen üblicherweise eine Steueridentifikationsnummer (bekannt als TIN) auf Rechnungen hinzu. Erkundigen Sie sich bei einem Buchhalter, ob Sie einen haben oder müssen. Beispielsweise sind gemeinnützige Organisationen und Kinderbetreuungseinrichtungen einige Organisationen, die üblicherweise Steuernummern auf Rechnungen angeben.
  2. 2 Nummeriere die Rechnung. Durch die Nummerierung der Rechnungen, die Sie versenden, sollten Sie sie besser im Auge behalten können, zumal Sie eine Kopie jeder Rechnung aufbewahren sollten.
    • Auf diese Weise sollten die Rechnungen in der Reihenfolge nach dem Datum des Versands geordnet sein. Sie können entweder Rechnungen kaufen, die bereits nummeriert sind, Software verwenden, die sie für Sie erstellt, oder erstellen Sie Ihre eigenen und nummerieren sie.
    • Geben Sie die Kaufnummer ein, der die Rechnung entspricht, falls vorhanden. Dies wird Ihnen helfen, bessere Buchhaltungsmethoden in Ihrem Unternehmen anzuwenden.
    • Passen Sie die Rechnung an, indem Sie am Frontend nachfragen, ob Kunden spezielle Informationen benötigen, z. B. eine Arbeitgeberidentifikationsnummer oder eine Bestellung. Fragen Sie, an wen die Rechnung weitergeleitet werden soll, wenn Sie mit einem Kunden zu tun haben.
  3. 3 Datum der Rechnung Wenn Sie rechtzeitig bezahlt werden möchten, sollten Sie die Rechnung ausstellen, aber auch die Zahlungsbedingungen beachten, die der Kunde erwartet. Diese Bedingungen sollten ebenfalls zum Zeitpunkt des Kaufs angegeben werden.
    • Zum Beispiel sollte die Rechnung das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, sowie das Kaufdatum der Waren oder Dienstleistungen enthalten.
    • Wenn Sie die Zahlungsbedingungen auflisten, machen Sie dem Verbraucher klar, wie schnell der Kunde voraussichtlich zahlen wird. Zum Beispiel ist die Zahlung möglicherweise innerhalb von 30 Tagen fällig.
    • Einige Unternehmen bieten Rabatte an. Wenn Sie dies tun, buchstabieren Sie sie auch klar auf der Rechnung. Zum Beispiel können Sie einen Rabatt von 1 Prozent anbieten, wenn der Kunde die Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt.
  4. 4 Bewahren Sie eine Kopie aller Rechnungen auf. Kleine Unternehmen sollten Aufzeichnungen über alle Rechnungen für mindestens sechs Jahre aufbewahren. Dies ist wichtig für Steuerzwecke und nur eine gute Rechnungslegung.
    • Ein Buchhalter kann Ihnen helfen, die Regeln und Vorschriften für die Führung von Aufzeichnungen herauszufinden.
    • Es ist möglich, elektronische Aufzeichnungen zu führen. Wenn Sie dies tun, behalten Sie eine Sicherungskopie bei. Buchen Sie sofort Zahlungseingänge, damit Sie verfolgen können, ob die Konten noch offen sind, welche Kunden etwas Geld gesendet haben und welche überhaupt keine senden.
    • In Rechnung gestellte Zahlungen bedeuten im Wesentlichen, dass Sie Kredit an einen Kunden vergeben, und das Gesetz betrachtet dies als ungesicherten Kredit, was bedeutet, dass es nicht durch Sicherheiten abgesichert ist, was es schwieriger macht, das Geld von einem Kunden zurückzuholen, wenn sie nicht das Geld haben.[3]
  5. 5 Halten Sie Rechnungen auf ein Minimum. Zu Beginn kann es für ein kleines Unternehmen weniger Fehlerquote geben, wenn es um den Umsatz geht, sodass jede Zahlung eine Rolle spielen kann.
    • Versuchen Sie, die Rechnungsstellung auf ein Minimum zu beschränken, wenn Sie anfangen, und erhalten Sie, wenn möglich, Vorabzahlungen in bar.
    • Für viele kleine Unternehmen ist es nicht ungewöhnlich, dass ein Drittel Ihrer Forderungen straffällig ist.[4]
    • Überlegen Sie, ob es sich lohnt, Services für eine Vorab-Flatrate anstelle eines teureren Stundensatzes anzubieten, da Sie möglicherweise nicht das zurückerhalten, was Sie mit Letzterem zu tun haben.
  6. 6 Verwenden Sie einen elektronischen Rechnungsservice. Solche Dienste können, obwohl sie Geld kosten, Ihnen helfen, Ihre Rechnungen zu verfolgen und zu organisieren und sie professioneller aussehen zu lassen.[5]
    • Mit einigen Diensten können Sie beispielsweise Rechnungen per E-Mail erstellen und versenden. Sie können sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, und Sie können Erinnerungen an diejenigen senden, die nicht bezahlt wurden. Es gibt auch Apps, die Rechnungen per Telefon versenden.[6]
    • Einige der Dienste enthalten eine vollständige Historie des Kundenkontos. Auf diese Weise können Sie sowohl Kunden als auch Zahlungen im Auge behalten.
    • Einige der Dienste ermöglichen es Ihnen, Ihr Firmenlogo zur Rechnung hinzuzufügen und Sie lediglich zu bitten, Online-Felder auszufüllen, um den Betrag zu aktualisieren. Es gibt viele dieser Dienste, die über das Internet angeboten werden.

Zweiter Teil von Drei:
Einschließlich der richtigen Inhalte

  1. 1 Beschreibe die Dienstleistung klar. Sie müssen explizit angeben, welche Dienstleistung für das angeforderte Geld auf der Rechnung selbst bereitgestellt wurde. Sei spezifisch, nicht vage.
    • Eine gute Rechnung sollte deutlich machen, was der Kunde bestellt hat. Nennen Sie zusätzliche Kosten wie Steuern, Bearbeitungsgebühren oder andere Add-ons. Zeigen Sie am Ende der Rechnung den geschuldeten Gesamtbetrag an.
    • Neben der genauen Beschreibung, wofür der Kunde in Rechnung gestellt wird, sollten Sie die Menge der gekauften Waren oder Dienstleistungen angeben. In einigen Fällen kann dies Stunden in Rechnung gestellt werden.
    • Fügen Sie den Preis pro Stück hinzu, zusätzlich zum Gesamtpreis. Manchmal werden Kunden für viele Stunden oder Einheiten eine Pauschale berechnet, und manchmal kaufen sie nur eine Einheit von etwas.
  2. 2 Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu. Eine der wichtigsten Informationen, die Sie auf einer Rechnung angeben müssen, ist, wie Ihr Unternehmen kontaktiert werden kann und wohin der Kunde das Geld senden soll.
    • Gehen Sie nicht davon aus, dass der Kunde weiß, wofür die Rechnung steht.Stellen Sie sicher, dass der Name Ihres Unternehmens sowie Ihre Adresse und Telefonnummer eindeutig angegeben sind. Möglicherweise möchte der Kunde das Unternehmen mit Fragen zur Rechnung ansprechen. Fügen Sie nach Möglichkeit auch eine Kundendienstnummer hinzu.
    • Fügen Sie die Informationen des Kunden hinzu. Es ist sehr wichtig, explizit klarzustellen, wer die Waren und Dienstleistungen gekauft hat und zur Zahlung aufgefordert wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie auch die Kundeninformationen einbeziehen, und erhalten Sie gute Informationen vom Kunden am Frontend, so dass Sie nicht nachsehen müssen.
    • Es kann auch eine gute Idee sein, die Bestellung zu legitimieren, indem Sie den Namen des einzelnen Kontakts angeben, der sie tatsächlich platziert oder den Kauf autorisiert hat, falls Sie mit einem Unternehmen zu tun haben. Sie können auch den Namen der Kontaktperson in Ihrem Unternehmen hinzufügen, die die Bestellung angenommen hat.
  3. 3 Erwäge, eine persönliche Notiz hinzuzufügen. Letztendlich möchten Sie, dass der Kunde zurückkommt, um mehr Waren und Dienstleistungen zu kaufen, sodass Sie die Rechnung personalisieren können.
    • Einige Unternehmen fügen ihren Rechnungen Meldungsfelder hinzu, in denen sie Kunden für ihre Unterstützung danken können. Eine Studie ergab, dass das Hinzufügen von "Bitte" oder "Dankeschön" zu einer Rechnung die Chancen erhöht, um 5 Prozent zu bezahlen.[7]
    • Ein einfaches, danke für Ihr Geschäft oder wir schätzen die Möglichkeit, Ihnen zu helfen, starke Verbindungen mit Kunden aufzubauen.
    • Manchmal verwenden Unternehmen eine Rechnungsnachricht, um wichtige Informationen über das Konto eines Kunden zu notieren oder um Werbedetails einzubeziehen.
  4. 4 Legen Sie den Zahlungszeitraum auf die Rechnung. Fügen Sie dieses vorzugsweise in Fettschrift oder Offset-Schrift ein, so dass es kaum zu übersehen ist. Normalerweise sind Zahlungsfenster 30, 60 oder 90 Tage.
    • Machen Sie deutlich, wie der Kunde die Zahlung leisten soll, wohin er senden soll und an wen der Kunde sie senden soll. Sie möchten alle Details angeben, die ein Kunde als Entschuldigung für die Nichtzahlung verwenden würde.
    • Vermeiden Sie es, die Wörter "nach Erhalt" zu verwenden, wenn Sie in einem bestimmten Zeitraum eine Zahlung anfordern. Einige Kunden können behaupten, dass sie die Rechnung nicht erhalten haben. Geben Sie das Datum an, an dem die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt wurden. Datum der Rechnung mit dem Versanddatum
    • Fügen Sie etwas wie "Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig" ein. Stimmen Sie den Zahlungsbedingungen am Frontend zu, bevor Sie das Produkt oder die Dienstleistung liefern.

Teil drei von drei:
Die Chancen erhöhen Kunden zahlen die Rechnung

  1. 1 Betrachten Sie die elektronische Zustellung. Heutzutage ist es möglich, Rechnungen sowohl elektronisch als auch in Papierform zuzustellen. Einige Kunden bevorzugen es, und es kann zu mehr Zahlungen führen.
    • Einige Studien haben ergeben, dass Unternehmen schneller Zahlungen erhalten, wenn sie Online-Rechnungen versenden. Mit elektronischen Zahlungen können Sie außerdem Geld sparen, indem Sie die Papierkosten senken, und sie helfen, Betrug zu vermeiden, der mit papierbasierten Überprüfungen verbunden sein kann.
    • Einige Unternehmen erlauben Kunden die Auswahl. Elektronische Zahlungen funktionieren nicht für einige Kunden, z. B. solche mit Sehschwäche oder die nicht wissen, wie man Computer benutzt, also geben Sie den Kunden Optionen.
    • Elektronische Zahlungen sind auch für einige Kunden bequem, die möglicherweise nicht die Zeit haben, Briefmarken zu kaufen, zur Post zu gehen oder sich anderweitig mit Papierrechnungen zu befassen. Es ist auch schwieriger für sie zu argumentieren, dass sie die Rechnung nie erhalten haben.
  2. 2 Erwägen Sie die Verspätung von Gebühren oder Zinsen. Wenn Sie dies nicht bereits tun, können Sie Ihre Kunden dazu zwingen, die Verzugszinsen zu bezahlen oder Verzugszinsen zu berechnen.
    • Kunden können die Rechnungen, die Zinsen und Verzugszinsen verlangen, höher priorisieren als die Rechnungen, bei denen dies nicht der Fall ist, indem sie Ihre Rechnung an den Anfang ihres Zahlungsstapels senden.
    • Machen Sie auf der Rechnung (und auf der Vorderseite zum Zeitpunkt des Kaufs) sehr deutlich, wie viel Sie in Zinsen oder verspäteten Gebühren und wann berechnen.
    • Zum Beispiel könnten Sie dem Kunden mitteilen, dass ihm bei verspäteten Zahlungen eine monatliche Gebühr von 2 Prozent berechnet wird. Erkundigen Sie sich in Ihrem Gebiet nach den geltenden Gesetzen und Vorschriften zur Berechnung von Zinsen.
  3. 3 Angebot Anreize. Es ist möglich, die Kunden zu motivieren, ihre Rechnungen mit negativer Verstärkung (z. B. Zinsen oder Verzugszinsen) zu bezahlen, aber es ist auch möglich, sie zu ermutigen, dies durch positive Verstärkung zu tun.
    • Zum Beispiel könnte die Rechnung ein 1 oder 2 Prozent Rabatt auf die gesamte Zahlung enthalten, wenn der Kunde früh zahlt (geben Sie den Zeitrahmen sehr deutlich an). Bieten Sie Geschenkgutscheine, Waren, Gutschriften oder zukünftige Rabatte auf Produkte an, wenn der Kunde innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zahlt.
    • Positive Anreize tragen dazu bei, Markentreue und positive Gefühle bei Kunden aufzubauen. Denken Sie daran, dass es niemandem Spaß macht, eine Rechnung per Post zu erhalten, und dass Sie letztendlich möchten, dass der Kunde wieder bei Ihnen kauft.
    • Manchmal bieten Unternehmen den Kunden frühe Abrechnungen an, um sich um den Betrag zu kümmern, da es besser sein kann, als nichts zu bekommen. Stellen Sie sicher, dass der Kunde die Rechnung tatsächlich erhalten hat, indem Sie die Adresse des Kunden überprüfen.
  4. 4 Bestimmen Sie das Risiko des Kunden für die Nichtzahlung. Bevor Sie einem Kunden im Voraus Waren und Dienstleistungen zur Verfügung stellen, bestimmen Sie, ob der Kunde wahrscheinlich zahlen wird.
    • Fordere Bargeld von Personen, die von Zahlungsausfällen bedroht sind. Einige Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, sind, ob der Kunde ein seit langem bestehendes Muster der rechtzeitigen Bezahlung von Rechnungen hat.
    • Wie groß ist der Kunde? Dies kann in beide Richtungen funktionieren. Wenn das Unternehmen, mit dem Sie zu tun haben, sehr groß ist, ist es wahrscheinlicher, dass es Ihre Rechnungen bezahlt. Das Risiko eines Verlustes für Sie ist jedoch größer, wenn das Unternehmen nicht zahlt.
    • Bestimmen Sie, wie viel Risiko Sie sich leisten können und ob Sie in der Lage sind, bei einem risikoreicheren Kunden ein Risiko einzugehen. Überlegen Sie, ob Sie den Kunden langfristig kultivieren oder ob es sich um einen einmaligen Verkauf handelt.

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