Effektives und effizientes Management der Finanzen ist entscheidend für das Wachstum und den Erfolg jedes kleinen Unternehmens. Der einfachste Weg, dies zu tun ist, einen engagierten Buchhalter oder Buchhalter sofort zu engagieren. Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, um einen Experten einzustellen, nutzen Sie die Vorteile von Buchhaltung und anderer Finanzsoftware, um Ihren Cashflow zu verfolgen und Berichte zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Gewinne maximieren und schnell handeln, um Verluste zu minimieren.[1]

Methode eins von vier:
Zahlungen annehmen und Ausgaben bezahlen

  1. 1 Erstellen Sie ein Budget und überprüfen Sie es regelmäßig. Ein Budget ist wichtig, wenn Sie möchten, dass Ihr Geschäft profitabel ist. Kategorisieren Sie die regulären Ausgaben Ihres Unternehmens, um festzustellen, wie viel Einkommen Ihr Unternehmen generieren muss.[2]
    • Das Erstellen mehrerer Budgets kann hilfreich sein. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht eine mit einem Minimum an Verkäufen erstellen, damit Sie wissen, wie Sie das Geld zuweisen, wenn nicht viel reinkommt.
    • Verwenden Sie Ihr Budget, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu planen, z. B. die Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder die Ausweitung Ihrer Werbung und Ihres Marketings.
  2. 2 Öffnen Sie ein separates Geschäftsbankkonto. Selbst wenn Sie Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen führen, möchten Sie Ihre Unternehmensfinanzen dennoch von Ihren persönlichen Finanzen trennen. Das Mischen Ihrer Assets kann zu Problemen führen, wenn Sie von einem Geschäftsgläubiger auditiert oder verklagt werden.[3]
    • Nehmen Sie kein Geld von Ihrem Geschäftskonto, um persönliche Ausgaben zu bezahlen. Wenn Sie Geld vom Geschäft brauchen, kennzeichnen Sie es entsprechend als zeichnen aus dem Geschäft und überweisen Sie das Geld zuerst auf Ihr persönliches Bankkonto.
  3. 3 Entscheiden Sie, welche Arten von Zahlungen Sie akzeptieren. Eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten ist eine Annehmlichkeit für Ihre Kunden. Jede Zahlungsmethode hat ihre eigenen Kosten und Risiken, die Sie berücksichtigen sollten.[4]
    • Bargeld ist die einfachste Zahlungsart, birgt jedoch Sicherheitsrisiken. Wenn Sie Bargeld mitnehmen, einen sicheren Safe haben und regelmäßige Bankeinlagen planen.
    • Wenn Sie Kredit- oder Debitkarten verwenden möchten, schauen Sie sich die verschiedenen Dienste an, um die zu finden, die Ihren Bedürfnissen und Ihrem Gesamtbudget am besten entspricht. In der Regel müssen Sie eine Abonnementgebühr für den Dienst entrichten, zuzüglich einer Gebühr pro Transaktion. Möglicherweise möchten Sie einen Mindestkaufbetrag für Kredit- oder Debitkarten verlangen.
  4. 4 Standardisierte Zahlungsbedingungen Sie sollten über eine Richtlinie verfügen, die Regeln für die Bezahlung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen festlegt. Wenden Sie diese Regeln auf alle Kunden an, anstatt Zahlungsbedingungen für einzelne Kunden zu erstellen.[5]
    • Universelle Zahlungsbedingungen erleichtern Ihre Buchhaltung und können Ihren Inkassoprozess vereinfachen. Wenn Sie die gleichen Begriffe auf der ganzen Linie anwenden, müssen Sie sich auch keine Gedanken darüber machen, welche Vereinbarungen Sie mit jedem einzelnen Kunden getroffen haben.

Methode zwei von vier:
Gesamten Cash Flow verfolgen

  1. 1 Wählen Sie Ihre Buchhaltungsmethode. Um Ihre Geschäftsfinanzen zu verwalten, müssen Sie entweder die Cash- oder die Accrual-Accounting-Methode wählen und diese konsistent verwenden. Mit der Cash-Methode erfassen Sie Umsätze und Aufwendungen, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Bei der Abgrenzungsmethode hingegen erfassen Sie Umsätze und Aufwendungen, wenn sie stattfinden, und nicht, wenn das Geld den Besitzer wechselt.[6]
    • Angenommen, Sie sind Bauunternehmer und erhalten eine Rechnung. Wenn Sie die Bargeldmethode verwenden würden, würden Sie die Ausgaben in Ihren Büchern aufzeichnen, wenn Sie die Rechnung tatsächlich bezahlt haben. Wenn Sie jedoch die Accrual-Methode verwenden würden, würden Sie sie an dem Tag aufzeichnen, an dem Sie sie erhalten haben, auch wenn Sie sie mehrere Tage oder Wochen nicht bezahlt haben.
    • Cash Accounting funktioniert besser, wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, das hauptsächlich mit Point-of-Sale-Transaktionen handelt. Wenn Sie mit größeren Verträgen arbeiten, die nicht auf einmal bezahlt werden, ist die Abgrenzungsmethode möglicherweise eine bessere Option für Sie.
  2. 2 Notieren Sie alle Verkäufe und Ausgaben. Richten Sie ein System so ein, dass alle Verkäufe und Ausgaben an dem Tag, an dem sie auftreten, in die Bücher aufgenommen werden, wobei Sie die von Ihnen gewählte Buchhaltungsmethode verwenden. Nur wenn die Bücher monatlich oder vierteljährlich veröffentlicht werden, kann dies zu Fehlern führen.[7]
    • Wenn Sie ein Geschäft haben, können Sie ein Verkaufsstellensystem verwenden, um Verkäufe zu verfolgen und Berichte zu erstellen, mit denen Sie Ihre Bücher jeden Tag problemlos abstimmen können.
    • Wenn Sie Mitarbeiter oder andere Partner haben, die Dinge für das Geschäft kaufen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Belege so schnell wie möglich erhalten, damit Sie Ihre Bücher auf dem neuesten Stand halten können.
  3. 3 Kauf Buchhaltungssoftware. Es gibt eine Reihe von Buchhaltungsprogrammen wie QuickBooks, die Sie kaufen und verwenden können, um Ihre Geschäftsfinanzen zu verwalten. Die meisten dieser Programme sind so eingerichtet, dass Sie eine monatliche Abonnementgebühr bezahlen, um den Dienst zu nutzen.[8]
    • Wenn Sie eine Software-as-a-Service-Plattform für Abonnements verwenden, werden Ihre Daten in der Cloud gespeichert, sodass Sie sich nicht so viele Gedanken über Sicherheit oder Datenverlust machen müssen.
    • Diese Programme können mit Ihren Geschäftsbankkonten, Kreditkarten und anderen Systemen verbunden werden, so dass viele Informationen automatisch in Ihre Bücher eingegeben werden.
  4. 4 Mieten Sie einen Buchhalter, wenn Sie Hilfe benötigen. Wenn Sie keine Buchhaltungs- und Buchhaltungsausbildung und -erfahrung haben, möchten Sie vielleicht jemanden einstellen, der dies tut. Vor allem, wenn Sie Geld geliehen haben, um Ihr Unternehmen zu starten, kann ein Profi Ihnen helfen, potenziell kostspielige Fehler zu vermeiden.[9]
    • Erkundigen Sie sich bei der lokalen Genehmigungs- oder Aufsichtsbehörde, um sicherzustellen, dass jeder Finanzprofi, den Sie einstellen möchten, über alle notwendigen Schulungen und Zertifizierungen verfügt und dass seine Lizenzen aktiv und frei von Disziplinarmaßnahmen sind.
    • Wenn Sie es sich nicht leisten können, dass jemand Vollzeit für Ihr Unternehmen arbeitet, können Sie sich in regelmäßigen Abständen mit einem Buchhalter beraten oder gelegentlich einen Buchhalter benutzen, um Ihre Bücher zu lesen und Fehler zu korrigieren.

Methode drei von vier:
Erstellen von Finanzberichten

  1. 1 Laden Sie die Buchhaltungssoftware herunter, um die Berichterstellung zu vereinfachen. Wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, haben Sie auch die Möglichkeit, die benötigten Finanzberichte per Knopfdruck zu erstellen. Die erstellten Berichte sind jedoch nur so gut wie die Informationen, die Sie in die Software eingeben.[10]
    • Gehen Sie über Ihre Verkäufe und Ausgaben, bevor Sie Ihre Abschlussberichte erstellen. Vereinbaren Sie Ihre Bücher mit Ihren Quittungen und Kontoauszügen, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt sind.
    • Wenn Sie mit den Informationen zufrieden sind, klicken Sie auf, um Ihre Berichte zu erstellen. In der Regel werden Sie dazu aufgefordert, die Daten einzugeben, die der Bericht abdecken soll, sowie die spezifischen Informationen, die Sie angeben möchten.
  2. 2 Erstellen Sie vierteljährliche Gewinn- und Verlustrechnungen. Ihre P & L-Berichte gehören zu den wichtigsten Tools für die Beurteilung und das Wachstum Ihres Unternehmens. Viele Buchhaltungsprogramme erstellen diese Berichte für Sie, wenn Sie die Parameter des gewünschten Berichts eingeben.[11]
    • Ihre P & L beginnt mit Ihrem Gesamtumsatz. Sie ziehen dann die Kosten der verkauften Produkte oder Dienstleistungen von diesen Verkäufen ab, um Ihren Bruttogewinn zu erzielen.
    • Nehmen Sie Ihren Bruttogewinn und subtrahieren Sie andere Ausgaben, wie Miete oder Dienstprogramme, von dieser Zahl. Sie werden mit Ihrem Nettogewinn für den Zeitraum belassen.
    • P & L-Berichte sind besonders wichtig, wenn Sie Kredite für kleine Unternehmen oder andere Fremdmittel benötigen.
  3. 3 Erstellen Sie vierteljährliche Geschäftsberichte. Zusätzlich zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung gibt es verschiedene andere Aussagen, wie z. B. Ihre Kapitalflussrechnung und Ihre Bilanz, die Ihnen dabei helfen zu bestimmen, wo Geld in Ihr Geschäft fließt oder nicht.[12]
    • Ihre Kapitalflussrechnung zeigt die Zunahme oder Abnahme von Geld, das in Ihr Geschäft fließt. Sie können schnell sehen, wie viel Bargeld zur Verfügung steht und was Sie damit gemacht haben und woher das Geld stammt (aus Verkäufen oder anderen Quellen, z. B. einem Kredit).
    • Die Bilanz fasst die Aktiva und Passiva Ihres Unternehmens zusammen. Es ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Geschäftskreditkarte haben oder ein kleines Geschäftsdarlehen aufgenommen haben, um die Gründung Ihres Unternehmens zu finanzieren.
  4. 4 Aktualisieren Sie Ihre Prognosen basierend auf Ihrem tatsächlichen Cashflow. Ihr Geschäftsplan enthält wahrscheinlich Cashflow- und Gewinnprognosen für mehrere Jahre in der Zukunft. Wenn Sie Ihr Unternehmen betreiben, sollten Sie regelmäßig prüfen, ob diese Prognosen angesichts der tatsächlichen Leistung Ihres Unternehmens noch korrekt sind.[13]
    • Sehen Sie sich Ihren Geschäftsplan an und aktualisieren Sie ihn zweimal im Jahr. Sie möchten es auch jederzeit aktualisieren, wenn Sie sich für ein kleines Geschäftsdarlehen bewerben oder Investoren umworben, damit sie über die aktuellsten Informationen verfügen, um ihre Entscheidung treffen zu können.
    • Abhängig davon, wie Ihre tatsächliche Leistung mit Ihren ursprünglichen Erwartungen übereinstimmt, möchten Sie möglicherweise auch einige Ihrer Geschäftsziele und Pläne für Wachstum oder Expansion anpassen.

Methode vier von vier:
Einreichung von Unternehmenssteuern

  1. 1 Erhalten Sie eine separate Steuernummer für Ihr Unternehmen. Selbst wenn Sie Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen führen, wird eine separate Steueridentifikationsnummer für Ihr Unternehmen dazu beitragen, Ihre geschäftlichen und persönlichen Finanzen getrennt zu halten.[14]
    • Wenn Sie ein US-Unternehmen haben, können Sie einfach eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) online auf der IRS-Website erhalten. Gehen Sie einfach zu https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp und starten Sie Ihre Bewerbung.
    • In anderen Ländern konsultieren Sie einen Steuerfachmann oder einen Geschäftsanwalt, um herauszufinden, was Sie tun müssen, um Ihr Unternehmen für Steuerzwecke korrekt zu dokumentieren.
  2. 2 Wählen Sie Ihr Steuerjahr. Für Steuerzwecke können Sie das Kalenderjahr oder einen beliebigen 12-Monatszeitraum verwenden, der an einem bestimmten Datum beginnt. In den meisten Fällen ist es am einfachsten, das Kalenderjahr zu verwenden. Wenn Sie Ihr Steuerjahr wählen, müssen Sie es konsequent verwenden, solange Sie im Geschäft bleiben. In der Regel können Sie es später nicht mehr ändern.[15]
    • Die meisten Unternehmen verwenden das Kalenderjahr als ihr Steuerjahr. Wenn Sie darüber nachdenken, einen anderen Zeitraum von 12 Monaten zu verwenden, sollten Sie zuerst einen Anwalt oder Steuerberater konsultieren.
  3. 3 Aufzeichnungen über abzugsfähige Ausgaben führen. Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen betreiben, haben Sie die Möglichkeit, viele Ihrer Geschäftsausgaben auf Ihre Steuern abzuziehen. Diese Abzüge verringern Ihre Gewinne und verringern die Steuerschuld Ihres Unternehmens.[16]
    • Im Allgemeinen wird alles, was Sie kaufen, um Geschäfte zu tätigen, mindestens teilweise abzugsfähig sein. Die Kosten müssen angemessen sein. Wenn Sie sich über etwas unsicher sind, speichern Sie die Quittungen und diskutieren Sie mit einem qualifizierten Steuerfachmann.
    • Aufwendungen wie Miete und Nebenkosten für Gewerbeflächen, Computer und Büromaterial sind Beispiele für Geschäftsausgaben, die typischerweise abzugsfähig sind.
  4. 4 Verwenden Sie die Abschreibung für teurere Anlagen und Einrichtungen. Wenn Sie etwas kaufen, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden möchten und das Sie voraussichtlich für viele Jahre verwenden werden, können Sie normalerweise nicht die gesamten Kosten auf einmal abziehen. Vielmehr ziehen Sie einen Teil davon für mehrere Jahre ab.[17]
    • Die Höhe und Länge der Abschreibungsdauer hängt davon ab, wie der Aufwand kategorisiert ist und wie lange seine Nutzungsdauer ist. Diese werden von der Regierung festgelegt.
    • Wenn Sie eine erhebliche Menge an Käufen haben, die Abschreibung unterliegen, ist es eine gute Idee, einen Steuerfachmann Ihre Steuern zu machen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie sie mit der richtigen Methode abwerten und den maximalen möglichen Abzug erhalten.
  5. 5 Überprüfen Sie die Steuer- und Lizenzierungsverpflichtungen mit Ihrem Staat oder Ihrer lokalen Regierung. Staatliche und lokale Regierungen können auch Unternehmen besteuern oder verlangen, dass Sie Zertifizierungen oder Lizenzen beibehalten, wenn Sie Ihr Unternehmen betreiben möchten.[18]
    • Ihre lokale kleine Geschäftsvereinigung oder Handelskammer wird in der Regel Informationen über die Lizenzen erhalten, die erforderlich sind, um ein kleines Unternehmen in Ihrer Region zu betreiben.
    • Besuchen Sie die Website Ihrer Steuerbehörde, um herauszufinden, welche Steuern Sie als Unternehmer zahlen müssen.Zum Beispiel, wenn Sie Angestellte haben, müssen Sie normalerweise für die Arbeiterunfallversicherung bezahlen.
  6. 6 Richten Sie die korrekte Quellensteuer für alle Mitarbeiter ein. Wenn Sie reguläre Angestellte einstellen und ihnen Lohn oder Stundenlohn zahlen, müssen Sie Bundessteuern und Sozialversicherungsbeiträge von ihren Gehaltsschecks einbehalten. Sie müssen möglicherweise auch für staatliche Steuern zurückhalten.[19]
    • Viele kleine Unternehmen schließen Verträge mit einem Gehaltsabrechnungsdienst ab, um sich um deren Einbehaltung und die Ausstellung von Gehaltsschecks zu kümmern. Sprechen Sie mit Unternehmern in Ihrer Nähe, um herauszufinden, wie sie mit der Gehaltsabrechnung umgehen.
  7. 7 Zahlen Sie vierteljährlich geschätzte Steuern. Als Unternehmer müssen Sie normalerweise vierteljährlich Steuern entrichten und dann am Ende des Jahres die Gewerbesteuererklärung abgleichen. Ihr Staat hat möglicherweise auch die Steuererklärungen abgeschätzt.[20]
    • Abhängig von der Art Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise für alle Käufe auch staatliche oder lokale Umsatzsteuer erheben.
  8. 8 Verwenden Sie einen Steuerberatungsdienst, um den Vorgang zu vereinfachen. Viele Unternehmen, die Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, haben auch Steuerberatungsdienste. Wenn Sie die Konten miteinander verbinden, ersparen Sie sich eine Menge Ärger, weil sie Ihre Abzüge automatisch kategorisieren und die vierteljährlichen Steuerzahlungen für Sie schätzen.[21]
    • Wie bei der Buchführung, Steuerberatung Dienstleistungen sind nur so gut wie die Informationen, die Sie in sie eingeben. Wenn Sie nicht sicher sind, ob etwas als Abzug gilt, sprechen Sie mit einem qualifizierten Steuerfachmann.