Hier sind einige Schritte, um sicherzustellen, dass Sie in Sachen E-Mail ganz vorne dabei sind.

Schritte

  1. 1 Folge der E-Mail-Etikette. Betrachten Sie das alte Sprichwort: "Sie fangen mehr Fliegen mit Honig als mit Essig." Es macht keinen Sinn, die Etikette zu belauschen. Wir alle wissen, dass wir höflich sein sollten. Aber hier sind ein paar Punkte zu beachten:
    • Schreibe nicht, wenn du wütend bist - warte 24 Stunden und beruhige dich. Sei vernünftig.
    • Lassen Sie eine andere Person Ihre E-Mail bearbeiten.
    • Benutze keinen Sarkasmus. Du denkst vielleicht, dass du schlau bist, aber der Empfänger wird aufgehalten.
    • Vermeiden Sie alle Großbuchstaben. Großbuchstaben zu verwenden ist das E-Mail-Äquivalent zum Schreien, und Ihr Empfänger wird nicht dankbar sein.
    • Geh auch auf die Ausrufezeichen. Übernutzung dämpft ihre Wirksamkeit.
    • Verwenden Sie klare Betreffzeilen. Das hilft den Leuten zu entscheiden, ob sie die E-Mail jetzt oder später lesen sollen. Wir sind alle beschäftigt. Ihr Korrespondent wird Ihre Aufmerksamkeit schätzen.
    • Halte es kurz. Wenn Ihre E-Mail mehr als zwei Absätze enthält, sollten Sie vielleicht das Telefon verwenden.
    • Ändern Sie die Betreffzeile, wenn Sie das Thema eines Threads ändern.
    • Sofern der Empfänger nicht zuvor zugestimmt hat, sollten Sie keine Gedichte, Witze, Virenwarnungen und andere Dinge weiterleiten. Sie verschwenden nur wertvolle Zeit und Bandbreite.
  2. 2 Glaube nicht, dass du anonym bist. Wenn Sie unangenehme Botschaften verschicken, denken Sie vielleicht, dass niemand herausfinden wird, dass die E-Mail von Ihnen stammt. Schließlich haben Sie eine gefälschte Webadresse eingerichtet. Denk nochmal. E-Mail enthält unsichtbare Informationen über den Absender. Diese Information befindet sich in der Kopfzeile. Alle wichtigen E-Mail-Programme können Kopfzeileninformationen anzeigen. Hier ist wie:
    • Doppelklicken Sie in Microsoft Outlook auf die E-Mail. Klicken Sie dann auf Ansicht> Optionen. Klicken Sie in Microsoft Outlook Express auf die E-Mail. Klicken Sie dann auf Datei> Eigenschaften und wählen Sie die Registerkarte Details.
    • Doppelklicken Sie in Eudora auf die Nachricht. Klicke dann auf den Blabla-Button.
    • Klicken Sie in Netscape auf die Nachricht, um sie zu öffnen. Klicken Sie anschließend auf Ansicht> Nachrichtenquelle, um die Kopfzeile anzuzeigen.
    • Die aufschlussreichen Informationen des Absenders befinden sich in den Abschnitten, die mit "Received:" beginnen. Abhängig von der Anzahl der Computer, die die E-Mail durchlaufen hat, kann es mehrere davon geben. Der Ursprungscomputer befindet sich im unteren Bereich "Empfangen:" Dieser Abschnitt verfügt über eine IP-Nummer (Internet Protocol), z. B. 124.213.45.11. Es kann auf einer Reihe von Websites verfolgt werden.
  3. 3 Vermeiden Sie es, E-Mails an die falsche Person zu senden. Heutige E-Mail-Programme möchten das Versenden von E-Mails vereinfachen. Das bedeutet, wenn Sie mit der Eingabe der Adresse eines Empfängers beginnen, an den Sie zuvor eine E-Mail gesendet haben, ist das Feld "An:" möglicherweise bereits ausgefüllt. Achtung. Überprüfen Sie immer, dass der Empfänger der beabsichtigte ist. Außerdem, wenn Sie etwas Hässliches über Joe Smith schreiben, werden Sie Joe's Namen im Kopf haben. Schick es ihm nicht.
  4. 4 Verwenden Sie nicht eine E-Mail-Adresse für alles. Habe mehrere E-Mail-Adressen - für den privaten Gebrauch, öffentliche Nutzung, für Online-Mailing-Listen und für den Online-Einkauf. Die meisten Anbieter geben Ihnen ein halbes Dutzend E-Mail-Konten. Sie können auch Adressen im Web für persönliche Konten verwenden. Sowohl Gmail als auch Yahoo! sind gut. Sie können diese Konten von überall aus erreichen, vorausgesetzt, Sie verfügen über Webzugriff.
  5. 5 Denken Sie daran, alle Ihre E-Mail-Konten zu überprüfen. Die Überprüfung all dieser Konten kann eine lästige Pflicht sein, besonders von zu Hause aus. Um Zeit zu sparen, können Sie mit ePrompter (www.eprompter.com) 16 verschiedene passwortgeschützte Konten prüfen. Das Beste von allem, ePrompter ist kostenlos. Es gibt andere Programme, die dies gegen eine Gebühr tun, einschließlich Active Email Monitor (www.emailmon.com).
  6. 6 Klicken Sie nicht zu schnell auf "Senden". Lies noch einmal jede E-Mail, bevor du sie sendest! Selbst wenn Sie keinen Job suchen, möchten Sie vorsichtig sein. Die Leute werden dich unbewusst über Fehler beurteilen. Keiner von uns ist perfekt. Aber Sie können 99% dieser Probleme durch erneutes Lesen des Textes feststellen. Und hänge nicht von der Rechtschreibprüfung ab. Es wird Rechtschreibfehler bekommen. Aber wenn Sie "vier" statt "für" oder "Ihr" für "Sie sind" verwenden, wird es Ihnen nicht sagen. Es ist auch nicht wahrscheinlich, fehlende Wörter in einem Satz zu fangen, den Sie versehentlich nicht aufgenommen haben. Also nimm dir eine Minute Zeit und lese deinen Text noch einmal durch. Sieh nicht wie ein Ignorant aus.
  7. 7 Stellen Sie einen Timer ein. Sie können dies in Outlook tun, indem Sie eine Regel hinzufügen, die das Senden verzögert, vorzugsweise um 1-5 Minuten, während der sich die E-Mail in Ihrem Postausgang befindet und gelöscht werden kann. Das verhindert, dass du den falschen Knopf drückst und versehentlich eine halbfertige Post sendest, und gibt dir eine Minute, um dich zu orientieren und die Litanei der blöden Beleidigungen zu löschen, die du in deiner Wut eingegeben hast, bevor es den Boss erreicht .
  8. 8 Erinnere dich an den Anhang. Da wir es alle gelegentlich tun, sollte es keine große Sache sein. Wenn Sie jedoch diesen Fehler konsequent machen, denken Leute (vielleicht wichtige Leute), dass Sie Ihre Murmeln verlieren. Sie könnten sogar zögern, in Zukunft mit Ihnen Geschäfte zu machen. Wenn Sie sich bereit machen, Ihre E-Mail zu senden, denken Sie: "Was vergesse ich?"
  9. 9 Verwenden Sie Ihren eigenen Domain-Namen. Machen Sie Ihr Unternehmen groß. Wenn Sie ein Webkonto oder den Namen eines Internetdienstanbieters für Ihr Unternehmen verwenden, werden Sie nicht professionell aussehen.
  10. 10 Angenommen jemand anderes hat es noch nicht gepackt, können Sie Ihre Firma im Domain-Namen haben.