Die Organisation einer Pferdeshow ist eine sehr detaillierte Angelegenheit. Unabhängig vom Level Ihrer Show sind Delegierung und mehrere Monate Planung notwendig. Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter und stellen Sie Beamte ein und buchen Sie einen Veranstaltungsort, der dem Umfang und der Größe Ihrer Messe entspricht. Ernennen Sie eine Show-Sekretärin, die mit den Aufgaben einer Pferdeshow betraut ist. Die Planung von Notfällen und die Sicherheit von Mensch und Pferd haben oberste Priorität. Ordnen Sie Ihre Setup- und Aufräumteams am Tag der Veranstaltung an und stellen Sie sicher, dass jeder bereit ist, mit auftretenden Problemen fertig zu werden.

Teil eins von sechs:
Organisieren des Personals

  1. 1 Einen Showmanager bestimmen oder einstellen. Der Showmanager ist der Punkt, der für den gesamten Betrieb der Show verantwortlich ist. Für Shows auf höherer Ebene benötigen angegliederte Clubs oder Vereinigungen oft Showmanager, um ausgebildete Profis zu sein. Weniger formelle Ereignisse sind nicht so streng in Bezug auf Trainingsanforderungen.[1]
  2. 2 Ernennen Sie eine Show-Sekretärin. Pferdeshows beinhalten eine Vielzahl von Büroaufgaben, vom Umgang mit Eintrittsmaterial bis zur Organisation von Auszeichnungen, Rückennummern und Richterkarten. Die Show-Sekretärin sollte eine hochorganisierte Person mit einem scharfen Blick fürs Detail sein.[2]
    • Sie benötigen auch Assistenten, die Aufgaben wie die Registrierung von Ausstellern am Tag der Veranstaltung übernehmen. Sie (oder der Sekretär) können Freiwillige von Ihrem 4-H-Club oder einer anderen angeschlossenen Organisation rekrutieren, um diese Positionen zu besetzen.
  3. 3 Wählen Sie einen Sicherheitskoordinator. Bei kleinen Veranstaltungen überwacht der Showmanager häufig die Sicherheitsvorkehrungen. Bei Veranstaltungen, die Hunderte von Menschen anziehen (einschließlich Aussteller und Öffentlichkeit), sollte jedoch ein Sicherheitskoordinator ernannt werden, der keine anderen Aufgaben hat.
    • Sie verwalten Gesundheitszertifikate, arbeiten mit Rettungskräften, akquirieren Versicherungen, überwachen das Wetter, planen für Notfälle und sorgen dafür, dass Tierärzte auf Abruf sind.
  4. 4 Stellen Sie ein Marketingteam zusammen. Sie können höchstwahrscheinlich Marketing und Promotionen mit Freiwilligen durchführen. Lassen Sie jemanden mit Erfahrung im Bereich Grafikdesign eine Pressemitteilung und Flyer erstellen. Andere können lokale Unternehmen erreichen, um die Veranstaltung zu sponsern oder Spenden zu machen. Sie benötigen auch ein Team, um Flugblätter an Pferdehöfen, Farmen und anderen verwandten Orten zu veröffentlichen.
  5. 5 Weisen Sie freiwillige Torbegleiter, Ringcrew und andere Assistenten zu. Die Anzahl der Freiwilligen, die du brauchst, hängt vom Level deiner Show ab. Setup- und Cleanup-Crews sind ein absolutes Muss. Jede Show erfordert Begleiter, um sicherzustellen, dass Publikum und Aussteller in separaten Bereichen parken. Wenn Hindernisse während der Show bewegt werden müssen, benötigen Sie eine Ringcrew.
    • Die Öffentlichkeit sollte nicht in der Nähe parken, wo die Aussteller ihre Anhänger aufstellen und ihre Pferde behalten. Das Versäumnis, das Publikum und die Pferde getrennt zu halten, kann das Unfallrisiko erhöhen.

Teil zwei von sechs:
Beamte einstellen

  1. 1 Stellen Sie einen qualifizierten Richter ein. Finden Sie einen geeigneten Richter für den von Ihnen veranstalteten Wettbewerb. Erkundigen Sie sich bei Ihrem 4-H-Club oder Wettkampfverband, der jährlich Listen mit qualifizierten Richtern veröffentlicht. Treten Sie mit einem Richter in Kontakt, besprechen Sie Ihre Organisation und die Details der Show und verhandeln Sie über die Bezahlung.[3]
    • Sie müssen auch Reise- und Essenskosten abdecken. Wenn es sich bei der Show um eine mehrtägige Veranstaltung handelt, müssen Sie Hotelunterkünfte bereitstellen.
    • Der Richter entwirft oft Kurs-Layouts, also müssen sie Designs und andere Anforderungen rechtzeitig vor der Show einreichen.
  2. 2 Ernennen oder mieten Sie einen Ansager. Wenn der Veranstaltungsort über ein PA-System verfügt, können Sie nur einen Freiwilligen von Ihrem 4-H-Club oder einer anderen Organisation als Ansager haben lassen. Wenn es kein PA-System gibt, mieten Sie einen Ansager, der sein eigenes Mikrofon, Lautsprecher und andere Audiogeräte zur Verfügung stellen kann.[4]
  3. 3 Wähle einen Grundstücksverwalter, Ringmaster und Stewards. Je nach Größe und Umfang der Ausstellung benötigen Sie einen Ringmaster und einen Manager, der die Klassen der Aussteller überwacht, die den Ring betreten und verlassen. Sie werden auch die notwendige Neupositionierung von Sprüngen und anderen Hindernissen überwachen.
    • Abhängig von der Höhe Ihres Wettbewerbs müssen Sie möglicherweise professionelle Stewards beauftragen, um den Richter zu unterstützen. Ihr 4-H-Club oder Reitsport-Kapitel kann Sie mit Fachleuten in Kontakt bringen, wenn lizenziertes Personal benötigt wird.
    • Wenn Sie eine weniger formelle Show planen, können Sie Freiwillige ernennen, die den Ring verwalten.

Teil drei von sechs:
Verwaltung der Einrichtungen

  1. 1 Wählen Sie einen Veranstaltungsort für Ihre Show. Für größere Shows buchen Sie eine Pferdeshow mit ausreichend Sitzplätzen, viel Platz für Ausstellertrailer und öffentliche Parkplätze sowie Toiletten. Wenn Sie eine kleinere Show auf Ihrer Farm veranstalten oder einem Mitglied Ihres Clubs gehören, müssen Sie Tribünen, Klappstühle oder andere Sitzgelegenheiten mieten. Sie müssen auch tragbare Toiletten mieten.[5]
    • Auf den Pferdeshow-Locations gibt es normalerweise Hindernisse, aber Sie müssen sicherstellen, dass sie für Ihre spezifische Konkurrenz geeignet sind.
  2. 2 Erwerben Sie Sprünge, Hindernisse und andere Ausrüstung, falls erforderlich. Wenn Ihr Veranstaltungsort keine geeigneten Hindernisse bietet oder wenn Sie die Show auf Ihrer Farm veranstalten, müssen Sie die erforderliche Ausrüstung mieten oder kaufen. Suchen Sie online nach einem Versorgungsunternehmen in Ihrer Nähe.[6]
    • Wenn der Veranstaltungsort keinen Traktor zum Ziehen von Ausrüstung zur Verfügung stellt, müssen Sie einen mieten oder ein Mitglied Ihrer Organisation finden, das Ihnen einen zur Verfügung stellen kann.
    • Arbeiten Sie mit dem Richter zusammen, wenn Sie Hilfe benötigen, um zu entscheiden, welche Ausrüstung Sie benötigen.
  3. 3 Richten Sie einen Konzessionenstand ein. Ein Konzessionen-Stand wird die Bäuche Ihrer Gäste füllen und ist eine ausgezeichnete Fundraising-Möglichkeit. Wenn der Veranstaltungsort keinen ausgewiesenen Konzessionenstand, Tische, einen Grill und Kühler hat. Ernennen Sie Freiwillige, um den Grill zu bearbeiten und Transaktionen zu handhaben.[7]
    • Um Ihr Budget zu sparen, bitten Sie lokale Restaurants und Lebensmittelgeschäfte um Spenden.Reagiere ihnen Monate im Voraus, damit sie dich in ihre Spendensammlung einbeziehen können.

Teil vier von sechs:
Vervollständigung der klerikalen Aufgaben

  1. 1 Verteilen Sie Zugangsvoraussetzungen und bearbeiten Sie Formulare und Gebühren. Senden Sie rechtzeitig vor der Show Eintrittsanforderungen an örtliche Pferdesportschulen, Vereine und Farmen. Die Sekretärin ist der Ansprechpartner für die Bearbeitung von Anmeldeformularen und Gebühren. Sie verwenden auch die Anmeldeformulare, um eine Klassenliste oder eine Liste von Ausstellern zu erstellen, die nach Alter und Ereignisgruppe geordnet sind.
  2. 2 Bestellen Sie Bänder, Trophäen, Rückennummern, Abzeichen und Richterkarten. Die Sekretärin muss außerdem die benötigte Ausrüstung und Materialien vor der Show bestellen. Liefern Sie mindestens einige Wochen für Versand, so gibt es etwas Spielraum im Falle eines Rückstands.[8]
    • Sie möchten nicht, dass ein Aussteller ohne eine Nummer antritt oder eine Auszeichnung ohne Band präsentiert.
  3. 3 Erwerben Sie lokale Unternehmen, um die Veranstaltung zu sponsern. Patenschaften sind eine weitere gute Fundraising-Möglichkeit. Wenden Sie sich an lokale Unternehmen (Pferdegeschäfte könnten von besonderem Interesse sein), die dafür sorgen, dass ihre Namen auf der Klassenliste erscheinen oder anderweitig auf der Veranstaltung bekannt gemacht werden.[9]
  4. 4 Fördern Sie die Show mit lokalen Clubs, Farmen und Medien. Erstellen Sie eine Pressemitteilung mit den Details der Show, Kontaktinformationen und Informationen zu Ihrer Organisation und senden Sie sie an lokale Zeitungen und Nachrichtensender. Postflieger bei lokalen Unternehmen, Farmen und Pferdevereinen. Erstellen Sie eine Facebook-Veranstaltung und lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Veranstaltung auf ihren Social-Media-Kanälen teilen.[10]

Teil fünf von sechs:
Umgang mit Sicherheitsbedenken

  1. 1 Entscheiden Sie, ob Sie Notfallpersonal auf der Messe benötigen. Wenn Ihre Show mit einem Pferdesportverband verbunden ist, sollten Sie herausfinden, ob sie medizinisches Personal benötigen. Für kleine Veranstaltungen, insbesondere solche in der Nähe eines Krankenhauses, ist in der Regel kein Notfallteam notwendig. Wenn Sie erwarten, dass hunderte von Menschen anwesend sind, ist es ratsam, auf dem Gelände eine Ambulanz und ein Notfallteam zu haben.
    • Denken Sie daran, dass Sie die Kosten für Notfallpersonal in Ihr Budget einbeziehen müssen.
    • Wenn Sie nicht über Notfallpersonal verfügen, wenden Sie sich vor der Veranstaltung an Ihren örtlichen Notdienst, damit sie Bereitschaftsdienst haben. Weisen Sie darauf hin, dass sie im Notfall keine Sirenen und Lichter verwenden, da sie Pferde erschrecken können.
  2. 2 Event-Versicherungsschutz erwerben. Abhängig von Ihren lokalen Gesetzen, Ihrem Veranstaltungsort und Ihren angeschlossenen Verbänden müssen Sie möglicherweise eine Veranstaltungsversicherung abschließen. Selbst wenn Sie nicht benötigt werden, ist es ratsam, Ihre Show wenn möglich zu versichern.
    • Die Mindestversicherungsanforderungen hängen von der Größe Ihrer Veranstaltung, Ihrem Standort und den Anforderungen Ihres Veranstaltungsorts und Ihrer Organisation ab. Zum Beispiel verlangt die USEF (US Equestrian Federation) eine allgemeine Haftpflichtversicherung von mindestens 1.000.000 US-Dollar und 50.000 US-Dollar für Ausrüstung und Eigentum.[11]
  3. 3 Einen dienstfreien Polizeibeamten oder eine andere Sicherheit anstellen. Ihre Versicherung, lokalen Verordnungen oder verbundenen Organisation erfordern möglicherweise, dass Sie Sicherheit für Ihre Veranstaltung mieten. Wenden Sie sich an Ihre lokale Polizei oder Sheriff-Abteilung, um den Sicherheitsdienst außerhalb der Dienstzeiten einzurichten.[12]
    • Wenn Sie keinen Off-Duty-Officer benötigen, können Sie private zivile Sicherheitsleute einstellen. Während sie normalerweise eine erschwinglichere Wahl sind, denken Sie daran, dass private Sicherheitsleute oft nicht so viel Training und Erfahrung haben.
  4. 4 Verlangen Sie, dass Aussteller Gesundheitszertifikate einreichen. Ihre Aussteller sollten aktuelle Gesundheitsbescheinigungen vorlegen, um zu beweisen, dass ihre Pferde gesund sind. Sie sollten einen Nachweis der Tollwutimpfung und einen negativen Coggins-Test vorlegen.[13]
    • Stellen Sie sicher, dass Sie diese in Ihren Zugangsvoraussetzungen notieren.
  5. 5 Haben Sie einen Hufschmied und Tierarzt anwesend oder auf Abruf. Für größere Shows sollten ein Hufschmied oder Schuhspezialist und ein Tierarzt Stationen auf dem Gelände aufstellen. Ihre Verbindung könnte ihre Anwesenheit erfordern. Wenn du eine kleinere Show veranstaltest, solltest du einen lokalen Hufschmied und Tierarzt aufsuchen, falls Probleme auftreten sollten.[14]
  6. 6 Wettervorhersagen überwachen Leichter Regen wird einige Wettkämpfe nicht stören, aber Stürme und Blitze werden Ihre Show zum Erliegen bringen. Der Sicherheitskoordinator sollte die Prognosen bis zur Ausstellung überwachen. Bei schlechtem Wetter sollten sie Stürme mit einer Radar-App oder einem Wetterradio verfolgen.[15]
    • Die Planung eines Regentermins ist sinnvoll, wenn Sie einen Veranstaltungsort im Freien gebucht haben.
  7. 7 Untersuchen Sie die Gründe für Sicherheitsrisiken. Überprüfen Sie einige Tage vor der Veranstaltung den Ring, die Ställe, die Grundstücke und andere Orte auf alles, was Pferde oder Teilnehmer gefährden könnte. Beispiele hierfür sind Löcher, Felsen, scharfe Objekte und zerbrochene Zäune. Arbeite mit dem Veranstaltungsort zusammen, um Probleme, die du feststellst, zu korrigieren.
    • Überprüfen Sie noch einmal den Tag vor der Veranstaltung.

Teil Sechs von Sechs:
Ausführen der Show

  1. 1 Richten Sie Geräte und Stationen im Voraus ein. Positionssprünge und andere Hindernisse in der Nacht vor dem Event. Am Morgen der Veranstaltung richten Sie die Registrierung Tabellen, oder wo Aussteller erhalten ihre Rückennummern, Klasse und Preislisten und andere Informationen. Stellen Sie den Konzessionenstand, Kühler und Grill ein paar Stunden vor der Veranstaltung auf.
    • Am Morgen der Veranstaltung steht Ihnen eine Crew zur Verfügung, um Sitzgelegenheiten, tragbare Toiletten und andere Ausrüstung, die Sie möglicherweise gemietet haben, zu empfangen und einzurichten.
  2. 2 Halten Sie eine Mitarbeiterversammlung mindestens eine halbe Stunde vor der Show ab. Stellen Sie das Komitee zusammen und stellen Sie sicher, dass die Setup-Aufgaben abgeschlossen sind. Führen Sie die Reihenfolge der Ausstellung von Eröffnungsfeier und einzelnen Veranstaltungen bis zur Preisverleihung durch. Überprüfen Sie die Sicherheitspläne, die Standorte des Notfall- und Veterinärpersonals und welche Bereiche nur für Aussteller vorgesehen sind.
  3. 3 Führen Sie die Show durch und sprechen Sie alle auftretenden Probleme an. Der Moment ist endlich da! Halten Sie Eröffnungszeremonien und Einzelveranstaltungen ab und vergeben Sie Preise, wenn die Punkte gezählt werden. Seien Sie verfügbar, um Fragen vom Richter, der eine Badezimmerpause benötigt, bis zum Ohnmachtsanfall eines Zuschauers zu bewältigen.
  4. 4 Brechen Sie die Einrichtungen auf. Wenn die Show vorbei ist, werden die Aussteller ihre Anhänger laden und die Gäste werden ihren Weg zu ihren Autos finden. Müll beseitigen, Tische aufschlagen und die Rückkehr von Hindernissen, Traktoren, Tribünen und anderen gemieteten Geräten bewältigen. Wenn der Veranstaltungsort Mitarbeiter zur Verfügung hat, arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um den Raum wieder in seinen normalen Zustand zu versetzen.[16]
  5. 5 Bewerten Sie den Ablauf der Show. Finde heraus, wie du zukünftige Shows noch besser planen kannst. Überprüfen Sie die Ausgaben und Einnahmen der Show und suchen Sie nach Möglichkeiten, wie es in der Zukunft profitabler sein könnte. Sprechen Sie mit allen Mitarbeitern darüber, was gut funktioniert hat und was verbessert werden muss. Stellen Sie Fragen wie:[17]
    • Gab es irgendwelche operativen Schluckauf? Waren Übergänge zwischen einzelnen Ereignissen glatt?
    • War die Show voll besetzt? Überbesetzt?
    • Waren die Ausstellereintritte und die öffentliche Teilnahme im Rahmen der Erwartungen? Hätte die Show von mehr Werbung profitieren können?