Ein unvorbereitetes Vorstandsmitglied kann für eine frustrierende Vorstandssitzung sorgen und andere Vorstandsmitglieder unmotiviert und gestresst über die von ihnen geleistete Arbeit verlassen. Der einzige Weg für eine erfolgreiche Vorstandssitzung besteht darin, dass alle Mitglieder des Vorstands, von den Amtsträgern bis zu den Vorstandsmitgliedern, sich angemessen auf das Treffen vorbereiten. Üblicherweise nehmen die Amtsträger des Unternehmens eine größere Rolle bei den Vorstandssitzungen ein und werden wahrscheinlich länger brauchen, um sich auf das Treffen vorzubereiten. Die folgenden Schritte enthalten Informationen für alle Mitglieder eines Vorstands, die zur Vorbereitung auf eine erfolgreiche Vorstandssitzung verwendet werden können.

Schritte

  1. 1 Lesen und verstehen Sie die Statuten. Jede Gesellschaft, ob gewinnorientiert oder nicht gewinnorientiert, hat eine Satzungsordnung. Die Satzung legt dar, wie das Unternehmen laufen wird, wie Abstimmungen durchgeführt werden, wer die Beamten sind, zusammen mit anderen wichtigen Informationen. Jedes Vorstandsmitglied sollte eine Kopie der Statuten haben und es zu jeder Vorstandssitzung als Referenz bringen.
  2. 2 Überprüfen Sie Verträge und andere Geschäftsdokumente. Wenn in einer Vorstandssitzung Verträge oder andere Dokumente besprochen werden, sollte, selbst wenn die Diskussion kurz ist, jede Person, die an der Vorstandssitzung teilnimmt, Kopien der Dokumente erhalten und sie vor dem Treffen überprüfen. Andernfalls wird Zeit verschwendet, wenn Vorstandsmitglieder gezwungen werden, das Dokument zu überprüfen und zu versuchen, sie vor Ort zu diskutieren. Wenn man den Vorstandsmitgliedern die Dokumente im Voraus zur Verfügung stellt, können sie die Dokumente sorgfältig überprüfen, sich Notizen zu den Problemen machen, die sie sehen, und zu dem Treffen kommen, das vorbereitet wird, um sie zu besprechen. Wenn das Unternehmen beispielsweise in Betracht zieht, ein Gebäude zu vermieten, sollte jedes Vorstandsmitglied eine Kopie des vorgeschlagenen Mietvertrags vor der Besprechung erhalten, in der der Mietvertrag besprochen wird.
  3. 3 Treffen mit Ausschüssen. Vorstandssitzungen sind eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Arbeit, die von Ausschüssen geleistet wurde, mit dem gesamten Vorstand zu teilen. Wenn Vorstandssitzungen selten stattfinden, sollte der Ausschuss kurz vor der Vorstandssitzung zusammentreten, um die geleistete Arbeit zu überprüfen und Anmerkungen vorzubereiten, um dem Vorstand zu berichten.
  4. 4 Follow-up für alle zugewiesenen Aufgaben. Wenn Ihnen bei einer früheren Vorstandssitzung eine Aufgabe zugewiesen wurde, müssen Sie diese Aufgabe vor der nächsten Vorstandssitzung weiterverfolgen.
  5. 5 Bereiten Sie Bemerkungen zu Gegenständen vor, die Sie dem Vorstand vorlegen möchten. Wenn Sie etwas an das Board melden müssen, z. B. einen potenziellen Vertrag mit einem von Ihnen angeforderten Anbieter oder Feedback von einem Kunden, notieren Sie sich, dass es dem Board gemeldet wird. Wenn Sie Bemerkungen notieren oder sich zumindest die Dinge notieren, die Sie besprechen möchten, wird das Treffen reibungslos verlaufen und sichergestellt, dass alle Punkte, die Sie diskutieren möchten, besprochen werden.
  6. 6 Legen Sie eine Agenda fest. Derjenige, der für die Leitung der Vorstandssitzung verantwortlich ist, in der Regel aber nicht notwendigerweise der Präsident, sollte eine vorgeschlagene Tagesordnung an alle Vorstandsmitglieder ungefähr eine Woche vor der Vorstandssitzung verteilen. Der Präsident kann die Unterstützung des Sekretärs oder eines anderen Vorstandsmitglieds für die Verbreitung der Tagesordnung anfordern. E-Mail ist besonders nützlich für diese Aufgabe. Fragen Sie in der E-Mail die Vorstandsmitglieder nach zusätzlichen Themen, die sie diskutieren möchten, und legen Sie eine Agenda fest, die überschaubar ist.
    • Setzen Sie zeitkritische oder dringlichste Angelegenheiten frühzeitig in die Tagesordnung und jene Punkte, die auf das nächste Treffen warten können - sollte dieses Treffen lange dauern - auf den Grund der Tagesordnung. Stellen Sie die Themen in einer logischen Reihenfolge dar, damit Sie nicht zu verschiedenen Tagesordnungspunkten springen. Wenn Ihre Besprechungen in der Regel eine oder zwei Stunden dauern, versuchen Sie, die Tagesordnung entsprechend zu planen. Wenn es einige dringende Angelegenheiten gibt, die besprochen werden müssen, teilen Sie dem Ausschuss früh mit, dass dieses Treffen länger dauern wird als andere Treffen, damit sie länger bleiben können.
    • Sobald die Tagesordnung festgelegt ist, senden Sie sie per E-Mail an die Vorstandsmitglieder, damit sie eine endgültige Kopie erhalten. Darüber hinaus sollte der Sekretär Kopien drucken, die bei der Besprechung verteilt und im Unternehmensbuch abgelegt werden.
  7. 7 Überprüfen Sie die Protokolle der vorherigen Besprechung. Dies geschieht typischerweise zu Beginn der Vorstandssitzung, bei der der Sekretär die Protokolle vor dem Vorstand liest. Es ist auch Teil Ihrer Vorbereitung auf das Treffen. Die Erinnerung an das, was in der vorangegangenen Sitzung besprochen wurde, trägt dazu bei, den neuen Tagesordnungspunkten einen Kontext zu geben. Es kann Ihnen auch helfen, sich an alle Aufgaben zu erinnern, die Ihnen in der vorherigen Besprechung zugewiesen wurden.
  8. 8 Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Geräte vorhanden und funktionsfähig sind. Wenn Ihr Board Mitgliedern, die nicht persönlich am Meeting teilnehmen können, die Möglichkeit gibt, per Telefonkonferenz anwesend zu sein, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die richtige Ausrüstung verfügen, damit sich alle gegenseitig hören können. Führen Sie vor dem Meeting Testanrufe durch, um sicherzustellen, dass Ihre Geräte funktionieren. Stellen Sie sicher, dass alle anderen zu verwendenden Geräte, wie z. B. ein Projektor oder ein Computer, im Meeting sind und im Voraus eingerichtet wurden.