Eine Besprechung zum ersten Mal zu führen kann eine nervenaufreibende Erfahrung sein und manche Menschen sogar lähmen. Es ist jedoch eine wichtige Aufgabe und die Auswahl, ein Meeting zu leiten, ist eine Bestätigung dafür, dass Sie als ein guter Leiter und Moderator für Ihre Gruppe betrachtet werden, also nehmen Sie sich dieses Wissen und bereiten Sie sich darauf vor!

Schritte

  1. 1 Stellen Sie sicher, dass Sie alle benötigten Papiere haben. Bitten Sie die Sekretärin und alle anderen relevanten Mitglieder, Ihnen die richtigen Papiere zur Verfügung zu stellen. Es ist auch ratsam, die grundlegenden Materialien zu lesen, die auf dem Treffen diskutiert werden, um jegliche Gefühle von Hinterhalt oder Unsicherheit darüber zu vermeiden, was gerade diskutiert wird.
  2. 2 Bilden Sie Ihre eigene Sicht der möglichen Richtungen des Treffens. Ein Vorsitzender wird in der Regel als neutrale Partei betrachtet, von der erwartet wird, dass sie das Treffen steuert und alle Standpunkte berücksichtigt. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie Ihre Farben nicht zeigen können (das hängt von der Verfassung oder der Art der Gruppe ab, die den Vorsitz führt), aber es bedeutet, dass Sie Respekt für alle Standpunkte zeigen und dies von allen Teilnehmern erwarten. Wenn Sie bereits im Vorfeld mögliche Probleme und Bedenken ausgearbeitet haben, können Sie sich auf alles mögliche einstellen. Planen Sie im Voraus, wie Sie mit jedem möglichen Szenario umgehen.
  3. 3 Bleiben Sie ruhig. Alle Augen sind in der Regel nicht auf dich für Inhalte - Augen werden auf dich für Führung und Zusammenfassung von Standpunkten sein. Das bedeutet, dass Sie die Ansichten, Anweisungen und Optionen, die sich während des Meetings ergeben, notieren müssen, damit Sie die Diskussion an die Gruppe zurückdiskutieren und die Entscheidungen, über die abgestimmt werden soll, nach Bedarf präsentieren können. Wenn Sie als Vorsitzender in der Lage sind, das Ergebnis einer Sitzung durch direkte Abstimmung zu beeinflussen oder die endgültige Entscheidung über die Besprechung von Punkten zu treffen, wird es für Sie umso wichtiger, die Ansichten und die Zusammenfassung aller Beteiligten zur Rechtfertigung Ihrer Entscheidungen zu beachten.
  4. 4 Kenne die Regeln für das Treffen. Sie sollten die Regeln für das Meeting lesen. Stellen Sie Fragen von Amtsträgern Vor an dem Treffen teilnehmen, damit Sie sich über die Dinge nicht im Unklaren sind. Denk daran, wenn du dich an nichts anderes erinnerst - "die Regeln sind deine Freunde". Sie sind die Werkzeuge, mit denen Sie Ordnung in der Sitzung halten, Mitglieder zu den relevanten Diskussionspunkten zurückführen und Ihre ausschlaggebende Stimme unterstützen können. Die Regeln werden Ihnen helfen, ein effektiverer Vorsitzender zu sein.
  5. 5 Atme tief durch bevor du den Raum betrittst. Es hilft Ihnen, ein paar Minuten zu früh zu kommen, um Ihre Unterlagen aufzustellen und die Konferenzteilnehmer zu begrüßen. Wenn Sie ihre Namen nicht kennen, haben Sie ein visuelles Diagramm darüber, wer wo sitzt, mit dem Namen, auf den Sie sich beziehen können. Halten Sie einen kleinen Notizblock und einen Stift oder Stift, um wichtige Punkte, Fragen und Zusammenfassungen zu notieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen vor Beginn der Besprechung in Ordnung sind.
  6. 6 Sei ehrlich. Menschen verzeihen im Allgemeinen, wenn Sie klarstellen, dass Sie ein Neuling sind. Wenn Sie etwas nicht wissen, können Sie sagen, dass Sie es auf Notiz nehmen und zurückkommen, oder Sie können die Frage der Besprechungsgruppe öffnen. Oder du kannst zugeben, dass du es nicht weißt, weil du noch lernst und dass du dich selbst in die Gnade derer um dich herum legst, die dir helfen zu reagieren. Diese letzte Aktion hängt natürlich vom Kontext des Treffens ab und ist möglicherweise in einigen Umgebungen nicht angebracht, in denen es wichtig ist, ein Gefühl der Kontrolle zu vermitteln. Aber im Allgemeinen ist es besser, offen und transparent über Ihre Grenzen zu sein, als eine Aktion durchzuführen, die auf lange Sicht Schwierigkeiten für das Projekt, die Gruppe oder den Prozess verursacht.
  7. 7 Vertraue auf deine Fähigkeiten. Wie eingangs erwähnt, ist es wichtig, sich selbst zu vertrauen. Sie sind in dieser Rolle, weil andere glauben, dass Sie es ausführen können. Jeder erwartet eine Lernkurve und vorausgesetzt, Sie akzeptieren, dass Ihre Meeting-Mitglieder Vertrauen in Sie haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie schnell die Rolle lieben werden.