Eine der vielen Möglichkeiten von Microsoft Excel ist die Möglichkeit, zwei Listen von Daten zu vergleichen, Übereinstimmungen zwischen den Listen zu identifizieren und festzustellen, welche Elemente in nur einer Liste gefunden werden. Dies ist nützlich, wenn Sie Finanzdatensätze vergleichen oder prüfen, ob sich ein bestimmter Name in einer Datenbank befindet. Sie können die MATCH-Funktion verwenden, um übereinstimmende oder nicht übereinstimmende Datensätze zu identifizieren und zu markieren, oder Sie können die Formatierungsformatierung mit der COUNTIF-Funktion verwenden. In den folgenden Schritten erfahren Sie, wie Sie mit den Daten übereinstimmen.

Methode eins von zwei:
Identifizieren von Datensätzen mit der MATCH-Funktion

  1. 1 Kopieren Sie die Datenlisten in ein einzelnes Arbeitsblatt. Excel kann mit mehreren Arbeitsblättern innerhalb einer einzelnen Arbeitsmappe oder mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten, aber Sie können die Listen leichter vergleichen, wenn Sie ihre Informationen in ein einzelnes Arbeitsblatt kopieren.
  2. 2 Geben Sie jedem Listenelement einen eindeutigen Bezeichner. Wenn Ihre beiden Listen keine gemeinsame Methode zum Identifizieren verwenden, müssen Sie möglicherweise jeder Datenliste, die dieses Element in Excel identifiziert, eine zusätzliche Spalte hinzufügen, um festzustellen, ob ein Element in einer bestimmten Liste mit einem Element in Beziehung steht in der anderen Liste. Die Art dieser Kennung hängt von der Art der Daten ab, die Sie abgleichen möchten. Sie benötigen eine Kennung für jede Spaltenliste.
    • Für Finanzdaten, die mit einem bestimmten Zeitraum verknüpft sind, wie z. B. mit Steuerdaten, könnte dies die Beschreibung eines Vermögenswerts, das Datum, an dem der Vermögenswert erworben wurde, oder beides sein. In einigen Fällen kann ein Eintrag mit einer Codenummer identifiziert werden; Wenn jedoch dasselbe System nicht für beide Listen verwendet wird, kann dieser Bezeichner Übereinstimmungen erzeugen, bei denen keine Übereinstimmungen vorhanden sind oder Übereinstimmungen ignoriert werden.
    • In einigen Fällen können Sie Elemente aus einer Liste auswählen und sie mit Elementen aus einer anderen Liste kombinieren, um eine Kennung zu erstellen, z. B. eine Beschreibung des physischen Elements und das Jahr, in dem es erworben wurde. Um einen solchen Bezeichner zu erstellen, verknüpfen Sie Daten aus zwei oder mehr Zellen mit dem kaufmännischen Und-Zeichen (&). Um eine Artikelbeschreibung in Zelle F3 mit einem Datum in Zelle G3, getrennt durch ein Leerzeichen, zu kombinieren, geben Sie die Formel '= F3 & "" & G3' in einer anderen Zelle in dieser Zeile ein, z. B. E3. Wenn Sie nur das Jahr in den Bezeichner aufnehmen möchten (da eine Liste vollständige Daten und die andere nur Jahre verwendet), fügen Sie die Funktion JAHR ein, indem Sie in Zelle E3 "= F3 &" "& JAHR (G3)" eingeben. (Die einfachen Anführungszeichen nicht einschließen; sie dienen nur dazu, das Beispiel anzugeben.)
    • Nachdem Sie die Formel erstellt haben, können Sie sie in alle anderen Zellen der Bezeichnerspalte kopieren, indem Sie die Zelle mit der Formel auswählen und den Füllpunkt über die anderen Zellen der Spalte ziehen, in die Sie die Formel kopieren möchten. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird jede Zelle, die Sie gezogen haben, mit der Formel gefüllt, wobei die Zellreferenzen an die entsprechenden Zellen in derselben Zeile angepasst werden.
  3. 3 Standardisieren Sie die Daten nach Möglichkeit. Während der Verstand erkennt, dass "Inc." und "Incorporated" bedeutet dasselbe, Excel nicht, es sei denn, Sie haben das Wort neu formatiert. Ebenso können Sie Werte wie $ 11.950 und $ 11.999,95 als nahe genug in Betracht ziehen, aber Excel wird nicht, wenn Sie es nicht sagen.
    • Sie können mit einigen Abkürzungen umgehen, wie "Co" für "Firma" und "Inc" für "Incorporated, indem Sie die LINKE Zeichenfolgenfunktion verwenden, um die zusätzlichen Zeichen abzuschneiden. Andere Abkürzungen, wie" Assn "für" Association ", sind am besten behandelt, indem man einen Leitfaden für die Dateneingabe erstellt und dann ein Programm schreibt, um falsche Formate zu suchen und zu korrigieren.
    • Bei Zahlenfolgen, z. B. Postleitzahlen, bei denen einige Einträge das Suffix ZIP + 4 enthalten, und andere nicht, können Sie die LINKE Zeichenfolgenfunktion erneut verwenden, um nur die primären Postleitzahlen zu erkennen und abzugleichen. Damit Excel numerische Werte erkennen kann, die nahe beieinander liegen, aber nicht identisch sind, können Sie mit der Funktion RUNDE runde Werte auf die gleiche Zahl runden und ihnen entsprechen.
    • Zusätzliche Leerzeichen, z. B. das Eingeben von zwei Leerzeichen zwischen Wörtern anstelle von einem Leerzeichen, können mithilfe der Funktion TRIM entfernt werden.
  4. 4 Erstellen Sie Spalten für die Vergleichsformel. Genau wie Sie Spalten für die Listenbezeichner erstellen mussten, müssen Sie Spalten für die Formel erstellen, die den Vergleich für Sie durchführt. Sie benötigen eine Spalte für jede Liste.
    • Sie werden diese Spalten mit etwas wie "Missing?"
  5. 5 Geben Sie die Vergleichsformel in jede Zelle ein. Für die Vergleichsformel verwenden Sie die MATCH-Funktion, die in einer anderen Excel-Funktion, ISNA, verschachtelt ist.
    • Die Formel hat die Form "= ISNA (MATCH (G3, $ L $ 3: $ L $ 14, FALSE))", wobei eine Zelle der Identifikatorspalte der ersten Liste mit jedem der Identifikatoren in der zweiten Liste verglichen wird sehen Sie, ob es einer von ihnen entspricht. Wenn es nicht übereinstimmt, fehlt ein Datensatz und das Wort "TRUE" wird in dieser Zelle angezeigt. Wenn es übereinstimmt, ist der Datensatz vorhanden und das Wort "FALSE" wird angezeigt. (Geben Sie bei der Eingabe der Formel keine umschließenden Anführungszeichen ein.)
    • Sie können die Formel auf die gleiche Weise in die verbleibenden Zellen der Spalte kopieren, wie Sie die Zellenbezeichnerformel kopiert haben. In diesem Fall ändert sich nur die Zellenreferenz für die Identifizierungszelle, da das Setzen der Dollarzeichen vor den Zeilen- und Spaltenreferenzen für die erste und die letzte Zelle in der Liste der zweiten Zellenidentifikatoren sie zu absoluten Referenzen macht.
    • Sie können die Vergleichsformel für die erste Liste in die erste Zelle der Spalte für die zweite Liste kopieren. Sie müssen dann die Zellbezüge so bearbeiten, dass "G3" durch die Referenz für die erste Bezeichnerzelle der zweiten Liste ersetzt wird und "$ L $ 3: $ L $ 14" durch die erste und letzte Bezeichnerzelle der zweite Liste.(Lassen Sie die Dollarzeichen und den Doppelpunkt unverändert.) Sie können diese bearbeitete Formel dann in die verbleibenden Zellen in der Vergleichszeile der zweiten Liste kopieren.
  6. 6 Sortieren Sie die Listen, um bei Bedarf nicht übereinstimmende Werte einfacher anzuzeigen. Wenn Ihre Listen groß sind, müssen Sie sie möglicherweise sortieren, um alle nicht übereinstimmenden Werte zusammenzuführen. Die Anweisungen in den folgenden Unterschritten konvertieren die Formeln in Werte, um Neuberechnungsfehler zu vermeiden. Wenn Ihre Listen groß sind, vermeiden Sie eine lange Neuberechnungszeit.
    • Ziehen Sie die Maus über alle Zellen in einer Liste, um sie auszuwählen.
    • Wählen Sie im Menü Bearbeiten in Excel 2003 oder in der Gruppe Zwischenablage der Multifunktionsleiste Home in Excel 2007 oder 2010 die Option Kopieren aus.
    • Wählen Sie Inhalte einfügen aus dem Menü Bearbeiten in Excel 2003 oder aus der Dropdown-Schaltfläche Einfügen in der Zwischenablage Gruppe von Excel 2007 oder 2010s Home Ribbon.
    • Wählen Sie "Werte" aus der Liste "Einfügen als" im Dialogfeld "Inhalte einfügen". Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
    • Wählen Sie Sortieren aus dem Menü Daten in Excel 2003 oder der Gruppe Sortieren und Filtern des Datenbereichs in Excel 2007 oder 2010.
    • Wählen Sie "Kopfzeile" aus der Liste "Mein Datenbereich hat" im Dialogfeld "Sortieren nach" und wählen Sie "Fehlende?" (oder den Namen, den Sie tatsächlich dem Vergleichsspaltenkopf gegeben haben) und klicken Sie auf OK.
    • Wiederholen Sie diese Schritte für die andere Liste.
  7. 7 Vergleichen Sie die nicht übereinstimmenden Elemente visuell, um zu sehen, warum sie nicht übereinstimmen. Wie bereits erwähnt, ist Excel dafür ausgelegt, nach genauen Übereinstimmungen von Daten zu suchen, es sei denn, Sie haben es so eingerichtet, dass nach ungefähren Übereinstimmungen gesucht wird. Ihre Nicht-Übereinstimmung könnte so einfach sein wie eine versehentliche Umsetzung von Buchstaben oder Ziffern. Es könnte auch etwas sein, das eine unabhängige Überprüfung erfordert, wie zum Beispiel zu überprüfen, ob gelistete Assets überhaupt gemeldet werden müssen.

Methode zwei von zwei:
Bedingte Formatierung mit COUNTIF

  1. 1 Kopieren Sie die Datenlisten in ein einzelnes Arbeitsblatt.
  2. 2 Entscheiden Sie, in welcher Liste übereinstimmende oder nicht übereinstimmende Datensätze hervorgehoben werden sollen. Wenn Sie Datensätze in nur einer Liste hervorheben möchten, möchten Sie wahrscheinlich die für diese Liste eindeutigen Datensätze hervorheben. das heißt, Datensätze, die nicht mit den Datensätzen in der anderen Liste übereinstimmen. Wenn Sie Datensätze in beiden Listen hervorheben möchten, sollten Sie Datensätze hervorheben, die zueinander passen. Für die Zwecke dieses Beispiels nehmen wir an, dass die erste Liste Zellen G3 bis G14 und die zweite Liste Zellen L3 bis L14 belegt.
  3. 3 Wählen Sie die Artikel in der Liste aus, in denen Sie eindeutige oder übereinstimmende Artikel hervorheben möchten. Wenn Sie übereinstimmende Elemente in beiden Listen markieren möchten, müssen Sie die Listen einzeln auswählen und die Vergleichsformel (im nächsten Schritt beschrieben) auf jede Liste anwenden.
  4. 4 Wenden Sie die entsprechende Vergleichsformel an. Dazu müssen Sie in Ihrer Excel-Version auf das Dialogfeld Bedingte Formatierung zugreifen. In Excel 2003 wählen Sie dazu im Menü Format die Option Bedingte Formatierung aus, während Sie in Excel 2007 und 2010 auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung in der Gruppe Formatvorlagen der Multifunktionsleiste Home klicken. Wählen Sie den Regeltyp als "Formel" aus und geben Sie Ihre Formel in das Feld Regelbeschreibung bearbeiten ein.
    • Wenn Sie Datensätze hervorheben möchten, die für die erste Liste eindeutig sind, lautet die Formel "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3 = 0)", wobei der Zellenbereich der zweiten Liste als absolute Werte und die Referenz dargestellt wird zu der ersten Zelle der ersten Liste als ein relativer Wert. (Geben Sie keine engen Anführungszeichen ein.)
    • Wenn Sie Datensätze hervorheben möchten, die für die zweite Liste eindeutig sind, lautet die Formel "= COUNTIF ($ G $ 3: $ G $ 14, L3 = 0)", wobei der Zellenbereich der ersten Liste als absolute Werte und die Referenz dargestellt wird zu der ersten Zelle der zweiten Liste als ein relativer Wert. (Geben Sie keine engen Anführungszeichen ein.)
    • Wenn Sie die Datensätze in jeder Liste markieren möchten, die in der anderen Liste gefunden werden, benötigen Sie zwei Formeln, eine für die erste Liste und eine für die zweite. Die Formel für die erste Liste lautet "= COUNTIF ($ L $ 3: $ L $ 14, G3> 0)", während die Formel für die zweite Liste COUNTIF ist ($ G $ 3: $ G $ 14, L3> 0) " Wie bereits erwähnt, wählen Sie die erste Liste aus, um ihre Formel anzuwenden, und wählen dann die zweite Liste aus, um ihre Formel anzuwenden.
    • Wenden Sie die Formatierung an, die Sie markieren möchten, um die markierten Datensätze hervorzuheben. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.