Dieser wikiHow zeigt Ihnen, wie Sie die Funktion "Seriendruck" in Microsoft Word verwenden. Mit Seriendruck können Sie eine Tabelle mit Kontaktinformationen verwenden, um jeder Kopie eines Dokuments automatisch eine andere Adresse, einen anderen Namen oder eine andere Information zuzuweisen. Dies ist nützlich bei der Personalisierung von Newslettern oder Statements, da Sie nicht den Namen oder die Adresse jeder Person am Anfang jedes Dokuments per Hand schreiben müssen.
Erster Teil von Drei:
Erstellen eines Kontaktformulars
- 1 Öffnen Sie Microsoft Excel. Das App-Symbol von Microsoft Excel ähnelt einem weißen "X" auf einem dunkelgrünen Hintergrund. Die Excel-Seite "Neu" wird geöffnet.
- Wenn Sie bereits über ein Kontaktformular in Excel verfügen, fahren Sie stattdessen mit dem Importieren der Excel-Kontakte fort.
- 2 Klicken Leere Arbeitsmappe. Es befindet sich oben links auf der Seite "Neu". Dies öffnet ein neues, leeres Excel-Dokument.
- 3 Fügen Sie Ihre Kontaktheader hinzu. Beginn in der Zelle A1 und bewegen Sie sich von dort, geben Sie die folgenden Überschriften ein:[1]
- Vorname - Die Vornamen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle A1).
- Familienname, Nachname - Die Nachnamen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle B1).
- Tel - Die Telefonnummern Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle C1).
- Adresse - Die Adressen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle D1).
- Stadt - Die Wohnstädte Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle E1).
- Zustand - Der Aufenthaltsstatus Ihrer Kontakte wird in diese Spalte (Zelle F1).
- POSTLEITZAHL - Die Postleitzahlen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle G1).
- Email - Die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle H1).
- 4 Geben Sie die Informationen Ihrer Kontakte ein. Beginnen Sie in Spalte A, Zelle 2, mit der Eingabe der Kontaktinformationen für jeden der Personen, für die Sie einen Seriendruck erstellen möchten.
- Stellen Sie sicher, dass diese Informationen korrekt sind, bevor Sie fortfahren.
- 5 Speichern Sie Ihr Dokument. Um dies zu tun:
- Windows - Klicken Datei, klicken Speichern als, Doppelklick Dieser PC, klicken Sie auf einen Speicherort auf der linken Seite des Fensters, geben Sie den Namen des Dokuments in das Textfeld "Dateiname" ein und klicken Sie auf sparen.
- Mac - Klicken Datei, klicken Speichern als… Geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld "Speichern unter" ein, wählen Sie einen Speicherort aus, indem Sie auf das Feld "Wo" klicken und auf einen Ordner klicken, und klicken Sie auf sparen.
- Beachten Sie den von Ihnen ausgewählten Speicherort. Sie müssen die Excel-Tabelle später suchen.
- 6 Schließen Sie Excel. Drücke den X in der oberen rechten Ecke von Excel (Windows) oder der rote Kreis in der oberen linken Ecke (Mac). Sie können nun mit dem Erstellen des Seriendrucks in Microsoft Word fortfahren.
Zweiter Teil von Drei:
Kontakte in Word importieren
- 1 Öffnen Sie Microsoft Word. Das Word-App-Symbol sieht wie ein weißes "W" auf einem dunkelblauen Hintergrund aus. Wie bei Excel wird die Seite "Neu" geöffnet.
- Wenn Sie ein Microsoft Word-Dokument haben, in das Sie die Excel-Kontakte importieren möchten, doppelklicken Sie darauf, um es zu öffnen und den nächsten Schritt zu überspringen.
- 2 Klicken Leeres Dokument. Es ist eine weiße Box in der oberen linken Seite der Seite. Ein leeres Microsoft Word-Dokument wird geöffnet.
- 3 Drücke den Mailings Tab. Diese Registerkarte befindet sich oben im Microsoft Word-Fenster. Eine Symbolleiste wird hier unterhalb der Reihe der Registerkarten angezeigt.
- 4 Klicken Wählen Sie Empfänger aus. Es ist in der "Start Mail Merge" -Abschnitt des Mailings Symbolleiste. Wenn Sie dies tun, wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
- 5 Klicken Verwenden Sie eine vorhandene Liste ... . Sie finden diese Option im Dropdown-Menü. Ein neues Fenster wird geöffnet.
- Wenn Sie stattdessen Outlook-Kontakte verwenden möchten, können Sie die Option auswählen Wählen Sie aus Outlook-Kontakte Option im Dropdown-Menü.
- Sie können auch eine temporäre Liste mit Kontaktinformationen in Word eingeben, indem Sie die Option auswählen Geben Sie eine neue Liste ein Möglichkeit. Dies ist nützlich, wenn Sie nur eine Handvoll von Kontaktinformationen erstellen müssen.
- 6 Wählen Sie Ihr Microsoft Excel-Kontaktformular aus. Klicken Sie auf der linken Seite des Fensters auf den Ordner, in dem Sie das Excel-Arbeitsblatt gespeichert haben, und klicken Sie dann auf das Excel-Arbeitsblatt, um es auszuwählen.
- 7 Klicken Öffnen. Es ist in der unteren rechten Ecke des Fensters.
- 8 Bestätige die Entscheidung. Klicken Sie im Popup-Fenster auf den Namen des Excel-Arbeitsblatts und anschließend auf OK am unteren Rand des Fensters. Ihr Excel-Arbeitsblatt wird als Speicherort ausgewählt, von dem Ihre Kontakte geladen werden.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" am unteren Rand dieses Fensters aktiviert ist.
Teil drei von drei:
Verwenden von Seriendruck
- 1 Wechseln Sie zu dem Ort, an dem Sie Kontaktinformationen einfügen möchten. Suchen Sie den Ort, an dem Sie Kontaktinformationen eingeben möchten (z. B. den oberen Rand des Dokuments), und klicken Sie darauf, um den Cursor dort zu platzieren.
- 2 Klicken Fügen Sie das Zusammenführungsfeld ein. Es ist eine Option im Abschnitt "Schreiben und Einfügen von Feldern" des Mailings Tab. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
- Möglicherweise müssen Sie auf klicken Mailings Tab erneut, bevor Sie dies tun.
- 3 Wählen Sie eine Art von Informationen. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf den Namen eines der Header in Ihrem Excel-Dokument, um es einzufügen.
- Zum Beispiel würden Sie klicken Vorname im Drop-down-Menü, wenn Sie ein Tag für die Vornamen der Kontakte einfügen möchten.
- 4 Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen hinzu. Dies kann Adressen, Nachnamen, Telefonnummern usw. von Kontakten umfassen.
- 5 Klicken Fertigstellen und Zusammenführen. Es ist in der ganz rechten Seite des Mailings Tab-Symbolleiste. Dies ruft ein Dropdown-Menü auf.
- 6 Wählen Sie eine Zusammenführungsoption. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
- Einzelne Dokumente bearbeiten - Öffnet das Dokument jedes Empfängers, damit Sie die Dokumente weiter personalisieren können.
- Dokumente drucken ... - Ermöglicht Ihnen, eine Kopie Ihres Dokuments für jede Person, die in Ihrem Kontaktformular aufgeführt ist, auszudrucken.
- E-Mail-Nachrichten senden ... - Ermöglicht das Versenden der Dokumente als E-Mails. Die E-Mail-Adressen der Kontakte werden als Ziel-E-Mail-Adressen ausgewählt.
- 7 Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm. Abhängig von der ausgewählten Option haben Sie ein zusätzliches Formular zum Überprüfen (z. B. wenn Sie ausgewählt haben) Email, müssen Sie ein Thema eingeben und klicken Sie dann auf OK). Dadurch wird der Seriendruckprozess abgeschlossen.
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