Wenn Sie eine Position verlassen, ist es wahrscheinlich, dass Ihr Vorgesetzter oder Vorgesetzter Sie bittet, in der Übergabephase zu Ihrem Nachfolger zu helfen. Organisiert und proaktiv wird dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen einen reibungslosen Übergang hat und Sie mit einem ausgezeichneten professionellen Ruf verlassen.

Erster Teil von Drei:
Organisieren Sie Ihre Übergabe

  1. 1 Besprechen Sie die Übergabe mit Ihrem Vorgesetzten. Sie sollten mit einem ausführlichen Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten beginnen, um genau zu bestimmen, wie Sie die Übergabe übernehmen möchten. Abhängig von Ihrem Job und der Art, wie Ihr Vorgesetzter gerne arbeitet, werden Sie möglicherweise aufgefordert, sich intensiv an der Übergabe zu beteiligen. Dies könnte die neue Person einschließen, die Sie für ein paar Tage oder länger beschattet.[1]
    • In den meisten Fällen müssen Sie zumindest ein formales Übergabedokument vorbereiten.
    • Besprechen Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten und finden Sie heraus, wie viel von Ihnen erwartet wird und welchen Schwerpunkt Ihre Übergabe haben sollte.
  2. 2 Erstellen Sie einen frühen Entwurf Ihres Übergabedokuments. Sobald Sie eine klare Vorstellung von den Erwartungen Ihres Managers haben, können Sie mit dem Entwurf eines Übergabedokuments beginnen. Dies hilft Ihnen, sich selbst zu organisieren und alle verschiedenen Aufgaben und Informationen zu katalogisieren, die Sie während der Übergabephase weitergeben müssen. Dieses Dokument sollte enthalten:
    • Detaillierte Informationen zu Ihren täglichen Aktivitäten, Aufgaben und Prioritäten.
    • Eine Übersicht über die Schlüsselpunkte der Rolle.
    • Ein klarer Überblick darüber, was von Ihrem Nachfolger erwartet wird.
    • Eine Liste aller wichtigen Dateien, die übergeben werden. Dies kann einen bestimmten Vertrag oder ein Arbeitsprogramm beinhalten.[2]
  3. 3 Die losen Enden zu schnüren. Wenn Sie wissen, dass Sie Ihren Posten bald verlassen werden, kann es hilfreich sein, etwas mehr Arbeit zu investieren, um sicherzustellen, dass Sie alle losen Enden binden. Sie werden ein Gefühl der Zufriedenheit bekommen, wenn Sie dies erreichen, und Sie werden Ihrem Nachfolger auch helfen, mit einer sauberen Weste anzufangen. Dies wird auch dazu beitragen sicherzustellen, dass Sie zu guten Bedingungen und mit einem guten Ruf verlassen.[3]
    • Dies wird nicht immer möglich sein, aber wenn Sie etwas haben, das fast über der Linie ist, fügen Sie ein wenig zusätzliche Arbeit hinzu, um es zu erledigen.
    • Eine neue Person, die gerade in der Nähe der Linie verhandelt, kann Schwierigkeiten haben, sie zu schließen, weil sie mit all ihren Feinheiten nicht vertraut sind.
  4. 4 Kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen. Bevor Ihr Nachfolger beginnt, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um mit Ihren Kollegen über die Übergabe zu sprechen und fragen, ob es etwas gibt, von dem Ihre Kollegen denken, dass Sie es hervorheben sollten. Wenn Sie ein Entwicklungsproblem haben, das Ihnen nicht bewusst ist, ist dies eine gute Gelegenheit, Basis zu berühren und es herauszufinden.
    • Probleme mit der Entwicklung haben wahrscheinlich keinen Einfluss auf Ihre letzten Tage, aber wenn Sie sich dessen bewusst sind, können Sie sie Ihrem Nachfolger melden.
    • Dies ist auch eine Gelegenheit, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann Sie gehen. Informieren Sie Ihre Kollegen über die Übergabefrist, damit sie diese berücksichtigen können.
    • Ihre Produktivität wird sich wahrscheinlich während der Übergabe verlangsamen, daher ist es eine gute Übung, Ihre Kollegen vorab zu warnen.
  5. 5 Schreiben Sie ein formelles Übergabedokument auf. Der letzte Schritt Ihrer Übergabevorbereitung ist das Ausfüllen eines formalen Übergabedokuments. Sie können auf dem Entwurfsdokument aufbauen, aber versuchen Sie, alle wichtigen Informationen auszuarbeiten und einzubeziehen. Sie müssen das Dokument mit Ihrem Manager und allen anderen Schlüsselmitarbeitern durchgehen, auf die es sich auswirkt. Versuchen Sie, dies mindestens einige Tage vor dem Start fertig zu stellen und an Ihren Nachfolger zu senden. Der Inhalt variiert von Job zu Job, kann jedoch einige der folgenden Punkte enthalten:[4]
    • Eine Liste und ein Zeitplan der Aktionen.
    • Eine Einweisung in laufende Probleme.
    • Ein Kalender der bevorstehenden Ereignisse und Fristen.
    • Passwörter und Login-Informationen.
    • Eine Liste nützlicher Kontakte.[5]
    • Eine Anleitung zum Navigieren von Dateien und Ordnern auf dem Computersystem.
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Teil 1 Quiz

Was müssen Sie in Ihr formales Übergabedokument aufnehmen?

Zweiter Teil von Drei:
Verwalten der Übergabefrist

  1. 1 Erlaube so viel Zeit wie möglich. Wenn Ihr Nachfolger im Büro anfängt, sind Sie möglicherweise noch in der Nähe und werden aufgefordert, eine vollständigere Übergabe durchzuführen. Die Länge davon wird variieren, aber in einigen Fällen werden Sie ein paar Tage oder länger erhalten, um der neuen Person dabei zu helfen, sich mit der Arbeit vertraut zu machen. Je mehr Zeit für eine vollständige Übergabe zur Verfügung steht, desto mehr Informationen können Sie weitergeben.
    • Es gibt Dinge, die du vergessen hast, und jemanden zu beschatten, ist eine gute Möglichkeit, sie der Vielfalt der täglichen Aktivitäten auszusetzen.
  2. 2 Schlüsseldokumente persönlich übergeben. Bei der Übergabe empfiehlt es sich, alle wichtigen Daten und Unterlagen zu sichern und persönlich abzugeben. Dies wird Ihnen helfen sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge angemessen behandelt werden und Prioritäten klar festgelegt sind. Die persönliche Übergabe von Dokumenten bedeutet, dass komplexe Informationen vor der Abreise vollständig besprochen werden können.
    • Diese Gelegenheit, wichtige Informationen zu erklären, und dass Ihr Nachfolger Ihnen direkte Fragen stellt, ist für eine gute Übergabe entscheidend.
    • Dies wird Ihnen auch die Möglichkeit geben, Nuancen und Kontext in einer Diskussion bereitzustellen, die sonst übersehen worden wäre.[6]
  3. 3 Bemühe dich, zu helfen. Wenn Sie mit Ihrem Nachfolger im Büro sind, sollten Sie immer aufmerksam und proaktiv sein. Bemühen Sie sich, auftretende Probleme zu identifizieren und zu beheben. Ihr Nachfolger mag in den ersten Tagen etwas schüchtern oder eingeschüchtert sein und möchte Sie vielleicht nicht mit Fragen belästigen.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie klarstellen, dass Sie da sind, um zu helfen, und Sie Fragen willkommen heißen.
    • Auf diese Weise werden Sie dazu beitragen, eine Situation zu fördern, in der die Verantwortung für die Übergabe zwischen Ihnen und Ihrem Nachfolger liegt.[7]
  4. 4 Haben Sie ein abschließendes Übergabegespräch. Das letzte, was Sie tun müssen, bevor Sie gehen und die Übergabe abschließen, ist das vollständige Übergabe-Meeting mit Ihrem Nachfolger. Bitten Sie Ihren Nachfolger, offene Fragen und die von ihnen gemachten Notizen mitzubringen. Dieses Treffen ist eine großartige Gelegenheit für die neue Person sicherzustellen, dass sie ihre Rolle und Verantwortung verstehen.
    • Unsicherheiten können in der Sitzung geklärt werden.
    • Je nachdem, wo Sie arbeiten, ist es ratsam, Ihren Vorgesetzten oder Vorgesetzten einzuladen, an der Besprechung teilzunehmen.
    • Sie sollten Ihren Vorgesetzten unbedingt darüber informieren, wann und wo er stattfindet, und ihn fragen, ob er etwas hinzufügen möchte.[8]
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Teil 2 Quiz

Was sollten Sie bei der letzten Übergabebesprechung besprechen?

Teil drei von drei:
Denken an langfristige Entwicklung

  1. 1 Heben Sie die verfügbare Unterstützung und Schulung hervor. Versuchen Sie, die Übergabe als eine Gelegenheit für Sie zu sehen, wirklich dazu beizutragen, jemandem die bestmögliche Chance zu geben, erfolgreich zu sein. Sie versuchen nicht nur, Aufgaben und Aufgaben zu erledigen, sondern versuchen, die berufliche Entwicklung Ihres Nachfolgers und die langfristige Gesundheit Ihres ehemaligen Arbeitgebers zu unterstützen.[9]
    • Tun Sie dies, indem Sie auf alle relevanten Ausbildungsmöglichkeiten, die Ihnen bekannt sind, hinweisen.
    • Vielleicht haben Sie zu Beginn des Jobs eine Reihe von Schulungen erhalten, die Ihnen bei der Anpassung und Entwicklung helfen.
    • Seien Sie sicher, dass Sie dies Ihrem Nachfolger mitteilen und ermutigen Sie, die Möglichkeiten zu erkunden.
  2. 2 Vernachlässige die Arbeitskultur nicht. Wenn Sie Zeit mit der Person verbringen, die Ihre Position ausfüllen wird, ist es wichtig, sich nicht nur auf technische Aspekte des Jobs zu konzentrieren. Jeder Ort hat eine einzigartige Arbeitsumgebung und Kultur, die für einen Neuankömmling einschüchternd oder verwirrend sein kann. Stellen Sie sicher, dass Sie sich etwas Zeit nehmen, um der neuen Person zu zeigen, wie das Büro funktioniert.
    • Machen Sie sich die Mühe, sie im Büro mitzunehmen und allen vorzustellen.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle des neuen Mitarbeiters und der vorhandenen Mitarbeiter klar definieren.
    • Wenn sich die Stellenbeschreibung des Neuankömmlings geringfügig von Ihren unterscheidet oder wenn Ihre Verantwortungen und Prioritäten an anderer Stelle konzentriert sind, stellen Sie sicher, dass die vorhandenen Mitarbeiter dies erkennen.[10]
  3. 3 Geben Sie Ihre Kontaktdaten an. Wenn Sie wirklich etwas unternehmen möchten, können Sie dem neuen Mitarbeiter Ihre Kontaktdaten mitteilen. Sie könnten sagen, dass sie sich mit Ihnen in Verbindung setzen können, wenn ein größeres Problem vorliegt, oder sie benötigen eine kleine Anleitung. Nicht jeder wird das gerne tun, und es hängt wahrscheinlich von Ihrer Beziehung zu Ihrem früheren Arbeitgeber ab.
    • Oft kann ein Problem mit einer einfachen E-Mail gelöst werden.
    • Das Angebot, nach der Abreise zu helfen, macht einen guten Eindruck und hilft, Ihren Ruf zu stärken.[11]
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Teil 3 Quiz

Richtig oder falsch: Sie sollten Ihren Nachfolger in seiner Freizeit durch das Büro führen lassen.