In der heutigen Welt werden wir ständig mit dem Angebot (oder der Erwartung) bombardiert, noch etwas zu tun. Das kann zwar aufregend sein, aber es kann auch schwierig sein, herauszufinden, wie alles in Ihren Zeitplan passt. Die meisten erfolgreichen Menschen erkennen, dass sie ihre Zeit und Ressourcen priorisieren müssen, um ein gesundes, ausgeglichenes Leben zu führen.

Erster Teil von Drei:
Kategorisieren Sie Ihre Projekte und setzen Sie Ziele

  1. 1 Trennen Sie Arbeitsprojekte von Heimprojekten. Dies ist eine Möglichkeit, schnell zwei übergreifende Kategorien für Ihre Ziele zu erstellen. Damit können Sie analysieren, wie viel Zeit Sie zu Hause verbringen möchten und wie viel Zeit Sie für die Arbeit einplanen möchten. Auf diese Weise organisieren Sie Ihre Ziele insgesamt und organisieren Ihre privaten und beruflichen Ziele in Relation zueinander.
    • Sie können ggf. weitere Kategorien - z. B. Schulziele - hinzufügen. Sie können auch dringende von nicht dringenden Aufgaben trennen.[1]
  2. 2 Gruppiere Projekte mit ähnlichen Aufgaben zusammen. Eine Möglichkeit, Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, besteht darin, ähnliche Projekte gemeinsam durchzuführen. Dies ermöglicht es einigen Leuten, in eine bestimmte Aufgabe zu kommen und dies für alle Projekte, an denen sie arbeiten, zu tun. Zum Beispiel, wenn Sie versuchen, ein Budget für Ihr Schlafzimmer umgestalten, können Sie weitermachen und Ihren Gesamthaushaltsplan überarbeiten. Von dort konnten Sie die Buchhaltung, die Sie im Büro vermieden haben, nachholen.
    • Diese Strategie funktioniert möglicherweise nicht für diejenigen, die durch sich wiederholende Aufgaben ausgebrannt sind und etwas mehr Abwechslung benötigen. Wenn Sie wissen, dass Sie sich langweilen und mit mehreren Budgetierungsprojekten gleichzeitig kämpfen, ist dies nicht die Strategie für Sie.
  3. 3 Gruppenprojekte mit ähnlichen Ergebnissen zusammen. Projekte beginnen meist mit der Hoffnung, sie zu beenden. An jedes Projekt wird normalerweise eine persönliche oder professionelle Belohnung geknüpft, sei es eine schöne Terrasse, eine Gehaltserhöhung oder einfach nur ein Dankeschön. Die Gruppierung von Projekten nach ihren Ergebnissen ist eine weitere Möglichkeit, basierend auf dem, was Sie benötigen, Prioritäten zu setzen. Wenn Sie zum Beispiel finanziell Probleme haben, können Sie Ihre Liste einsehen und Projekte vermeiden, die mehr kosten - zum Beispiel den Bau einer neuen Terrasse -, während Sie Projekte hervorheben, die Geld verdienen, wie zum Beispiel einen freiberuflichen Job.
    • Manche Projekte haben mehr Anreiz als andere Projekte. Zum Beispiel haben Sie vielleicht ein Ferien-Sammelalbum, das Sie monatelang fertigstellen wollen, und gleichzeitig ein Gemälde, das Sie für den Geburtstag eines Freundes machen möchten. Denken Sie an die Konsequenzen, wenn Sie das Sammelalbum an diesem Wochenende nicht fertigstellen, anstatt das Gemälde rechtzeitig zum Geburtstag Ihres Freundes am Montag fertigzustellen. Die Fertigstellung eines der beiden Projekte wäre lohnenswert, aber die Fertigstellung des Gemäldes, damit du es pünktlich präsentieren kannst und du dich nicht schuldig fühlst oder deinen Freund enttäuschst, wird wahrscheinlich lohnender sein.[2]
  4. 4 Legen Sie SMART-Ziele fest. Mit der SMART-Methode können Sie Ihre Ziele bewerten und sicherstellen, dass sie angemessen sind. Um diese Methode zu verwenden, schreibe dein Ziel detailliert auf und stelle dann folgende Fragen:[3]
    • Ist mein Ziel spezifisch? Wenn Sie ein klares Ziel haben ("Ich will bis Ende Mai 15 Pfund durch Diät und Training an fünf Tagen in der Woche verlieren"), im Gegensatz zu einem vagen Ziel ("fit werden"), haben Sie mehr Struktur in Ihr Priorisierungsprozess. So spezifisch wie möglich zu sein, wird dazu beitragen, Ihre Bemühungen zu konzentrieren.
    • Ist mein Ziel messbar? Mit anderen Worten, stellen Sie eine Möglichkeit her, um zu wissen, ob Sie Ihr Ziel erreicht oder erreicht haben. Wenn dein Ziel ist, 15 Pfund zu verlieren. In zwei Monaten können Sie dieses Ziel messen, indem Sie sich wöchentlich abwägen und Ihre Fortschritte messen. Ein messbares Ziel bedeutet, dass Sie genau wissen, wann Sie es erreicht haben - wenn Sie diese Zahl auf der Skala sehen.
    • Ist mein Ziel erreichbar? Denken Sie darüber nach, ob Sie die Zeit und die Ressourcen haben, um das Ziel zu erreichen. Hast du die Fähigkeit und den Antrieb darauf hin zu arbeiten? Beide sind wichtig. In einigen Fällen kann ein Mangel an Fähigkeit mit dem Antrieb nachgeholt werden. Sie können die Fähigkeiten erlernen, die Sie benötigen, um Ihr Ziel zu erreichen. In anderen Fällen, zum Beispiel bei einem 65-jährigen Schullehrer, der Astronaut werden möchte, könnten die Chancen gegen Sie massiv gestapelt sein.
    • Ist mein Ziel relevant? Fragen Sie sich, ob Sie das wirklich wollen und warum Sie es wollen. Wird dieses Ziel für Sie als Individuum erfüllt sein? Willst du wirklich Neurologe werden, oder ist das etwas, was deine Familie für dich will? Funktioniert das mit Ihren anderen Zielen, wie zB einer großen Familie, häufigen Reisen oder Konflikten?
    • Ist mein Ziel zeitgebunden? Um motiviert zu bleiben, brauchen die meisten von uns Fristen. Sie müssen eine Zeitleiste für Ihr Ziel haben, wenn Sie Ihren Fortschritt messen und Ihr Ziel erreichen wollen. Es kann hilfreich sein, langfristige Ziele in mehrere kurzfristige Ziele aufzuteilen. Bevor Sie beispielsweise Ihr Ziel, Neurologe zu werden, erreichen, müssen Sie den MCAT® bestehen, eine medizinische Schule besuchen, eine Aufenthaltsgenehmigung erhalten usw. Planen Sie diese kurzfristigen Ziele so genau wie Ihre langfristigen Ziele , Anwendung der SMART-Methode auf jeden einzelnen.

Zweiter Teil von Drei:
Bewertung jedes Projekts

  1. 1 Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer Aufgaben. Beginnen Sie damit, jedes einzelne Projekt und jede Aufgabe aufzulisten, die Sie in dem angegebenen Zeitraum (z. B. am Ende des Arbeitstages) ausfüllen müssen. Denken Sie nicht darüber nach, wie lange die Liste ist oder etwas in eine bestimmte Reihenfolge bringt. Holen Sie alles auf Papier, damit Sie Prioritäten setzen können.[4]
  2. 2 Identifizieren Sie dringende Projekte. Gehen Sie Ihre Liste durch und suchen Sie nach Dingen, die Vorrang vor Ihren anderen Aufgaben haben. Haben Sie beispielsweise mittags ein Meeting mit einem Kunden und haben Ihre Präsentation noch nicht beendet? Wenn Sie die Präsentation nicht beendet haben, werden Sie Ihre Chancen mit dem Kunden blasen und sogar Ihren Ruf beschädigen. Irgendwelche Projekte mit einer drohenden Frist und ernsthaften Konsequenzen sollten an die Spitze Ihrer Liste gehen.[5]
  3. 3 Finde deine wichtigen Projekte. Sobald die dringenden Projekte in Angriff genommen wurden, werden Sie sich wahrscheinlich auf wichtige Projekte oder Projekte mit dem größten Wert konzentrieren wollen. Es gibt viele Möglichkeiten, den Wert zu bewerten. Eine Möglichkeit besteht darin, darüber nachzudenken, wie viele Menschen dieses Projekt beeinflusst. Je mehr Menschen involviert sind, desto wichtiger ist die Aufgabe.[6] Fragen Sie sich die Konsequenzen von nicht Wenn Sie die Aufgabe in dem angegebenen Zeitraum abschließen, ist dies ein weiterer guter Weg, um ihre Wichtigkeit zu beurteilen, ebenso wie es ist, ob Sie ein Projekt abschließen müssen, bevor Sie ein anderes angehen können.
    • Wenn Sie beispielsweise versuchen, zwischen der Bearbeitung eines Kapitels Ihres Buchs oder dem Kauf eines neuen Routers für die Reparatur Ihres Internets zu priorisieren, was passiert, wenn Sie nicht jedes Projekt heute abschließen? Wie viele Menschen werden betroffen sein, wenn Sie Ihre Bearbeitung nicht beenden oder das Internet reparieren? Brauchst du das Internet, um dein Kapitel zu bearbeiten? Vielleicht haben Sie eine Frist, um das Kapitel zu Ihrem Agenten am Ende des heutigen Tages zu senden, aber Sie können das nicht tun, es sei denn, Sie beheben das Internet zuerst. Beide Aufgaben sind wichtig, aber wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie deutlich machen, was Sie zuerst tun sollten.
    • Eine andere Überlegung könnte sein, für wen das Projekt ist - etwas, das normalerweise eine Aufgabe mit niedriger Priorität sein könnte, könnte sehr wichtig werden, wenn es für den CEO des Unternehmens ist. Die Fertigstellung eines Projekts für einen Kunden ist in der Regel wichtiger als die interne Arbeit für sich selbst abzuschließen.
    • Sie können auch die Kosten und den Gewinn berücksichtigen. Wenn man an Profit denkt, sollte es nicht nur um Geld gehen. Dies könnte bedeuten, dass das Projekt Zeit freisetzt, Geld generiert oder andere Ressourcen einbringt. Denken Sie darüber nach, was der Erfolg eines jeden Projekts bedeutet, und stellen Sie sicher, dass Sie realistisch über den Gewinn nachdenken.[7]
    • Berücksichtigen Sie die Höhe des Risikos. Obwohl viele Projekte fabelhafte Ergebnisse zu haben scheinen, müssen Sie überlegen, was Sie verlieren könnten, wenn das Projekt hinter dem Erfolg zurückbleibt. Sehen Sie sich alle Kosten eines Projekts an - Geld, Zeit, Werbung, etc. Das hält Ihre Erwartungen fest und führt Sie zu sicheren Entscheidungen.[8]
    • Ordnen Sie Ihre verbleibenden Aufgaben basierend auf ihrer Wichtigkeit ein und arbeiten Sie sich in der Liste nach unten.

Teil drei von drei:
Zuordnen Ihrer Bestellung zu Ihrer Projektliste

  1. 1 Sehen Sie sich in Ihren Auswertungsschritten die Projekte mit der höchsten Priorität an. Die Auswertungsschritte sind ein guter Anfang, um zu entscheiden, welche Projekte oberste Priorität haben, aber möglicherweise nicht die Entscheidung alleine treffen. Vertraue deinen Instinkten, was du tust und wann du es tust. Es ist ein guter Anfang, die Liste der Projekte neu zu schreiben, die Sie in der Reihenfolge ihres Rangs planen.[9]
  2. 2 Wissen, wann man "Nein" sagen soll"Es ist sehr wichtig, dass Sie verstehen, wie viel Sie zu jeder Zeit annehmen können. Gönnen Sie sich eine gewisse Zeit / Geld / etc. für Projekte und bleibe dabei. Wenn Sie sich überanstrengen, werden Sie bei den meisten oder allen Ihrer Projekte schlecht abschneiden.[10]
  3. 3 Berücksichtigen Sie die Anstrengung. Wenn Sie mehrere wichtige Projekte haben und diese immer noch nicht priorisieren können, überlegen Sie, wie viel Aufwand jedes Projekt erfordert. Es wird empfohlen, dass Sie mit dem Projekt beginnen, das die meiste Mühe erfordert, aber das funktioniert nicht immer für alle. Sie fühlen sich vielleicht motivierter, wenn Sie eine weitere wichtige Aufgabe erledigen können, die weniger Zeit in Anspruch nimmt und dann in das längere Projekt eintaucht.[11] Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um das längere Projekt abzuschließen, wenn Sie das andere Projekt zuerst durchführen.
  4. 4 Vergleichen Sie Projekte mit numerischen Daten. Risiko und Gewinn sind beide gute Möglichkeiten, Projekte zu betrachten, aber beide können Sie von selbst in die Irre führen. Eine effektive Möglichkeit, viele Projekte zu priorisieren, besteht darin, das Verhältnis von Risiko zu Gewinn zu betrachten. Ein Projekt mit einer hohen Ausbeute und geringem Risiko sollte Priorität haben. Ein Projekt, das keinen wirklichen Nutzen bringt, aber ernsthafte Probleme verursachen könnte, sollte verzögert oder möglicherweise sogar ganz gekürzt werden.[12]
  5. 5 Schauen Sie sich Vergleiche an. Wenn Sie immer noch Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen, kann es hilfreich sein, wichtige Projekte zu übernehmen und direkt zu vergleichen. Es gibt mehrere Möglichkeiten für direkte Vergleiche. Methoden wie erzwungenes Ranking, paarweise Vergleiche und q-Sortierungen können verwendet werden, um die Vor- und Nachteile eines Projekts im Zusammenhang mit einem anderen zu untersuchen. Ein erzwungenes Ranking tritt normalerweise standardmäßig auf, wenn kein anderer Priorisierungsplan eingerichtet wird.[13]
    • Erzwungenes Ranking. Klassifizieren Sie jedes Projekt einzeln oder in Gruppen. Das am höchsten bewertete Projekt wird zuerst ausgeführt, und die Projekte werden in der Rangfolge ausgeführt, bis sie alle abgeschlossen sind oder Ihnen die Zeit oder andere Ressourcen ausgehen. Diese Methode ist nicht die effizienteste Methode, wenn Sie zu viele Projekte haben, zu viele Personen zu Ihren Entscheidungen konsultieren müssen oder an komplexen Problemen arbeiten.[14]
    • Gepaarte Vergleiche Nimm zwei Projekte und vergleiche sie Seite an Seite. Sobald Sie ein Projekt mit hoher Priorität und ein Projekt mit niedriger Priorität aus den beiden ausgewählt haben, können Sie ein drittes Projekt einbinden und sehen, wo es rangiert (über der hohen Priorität, unter der niedrigen Priorität oder dazwischen). Dies ist bei zu vielen Projekten häufig der Fall, aber Sie können einen Playoff-Ansatz verwenden, um bei Bedarf mehr Projekte zu vergleichen.[15]
    • Q-Sorten. Wenn alle an der Priorisierung beteiligt sind, schreiben Sie die Projekte auf separaten Karteikarten. Jede Person in der Gruppe wird die Projekte in Haufen von sehr hoher, hoher, mittlerer, niedriger und sehr niedriger Priorität aufteilen. Nachdem Sie Ihre Stapel sortiert haben, vergleichen Sie und sehen, welche Projekte insgesamt die höchste Bewertung erhalten haben. Dann können Sie anfangen, an Ihren Projekten entsprechend zu arbeiten.[16]
  6. 6 Erstellen Sie Ihre eigene Priorisierungsmatrix. Eine Priorisierungsmatrix ist eine Möglichkeit, einer Reihe von Aufgaben Werte zuzuweisen. Wenn Sie Ihre eigenen erstellen, können Sie leicht entscheiden, welche Faktoren Ihnen am wertvollsten erscheinen (Geld, Leichtigkeit, etc.).Stellen Sie sicher, dass Sie jedem Projekt einen numerischen Wert oder eine Gewichtung und jedem Ihrer Bewertungskriterien einen numerischen Wert oder eine Bewertungsskala zuweisen. Der Gesamtpriorisierungswert für jedes Projekt ist das Gewicht des Projekts multipliziert mit dem Ergebnis, das es auf der Bewertungsskala erhalten hat.[17]
    • Dies funktioniert hervorragend für die Bewertung von Projekten, die andere Überlegungen als Gewinn und Risiko haben.
  7. 7 Betrachten Sie alle Faktoren. Oft gibt es Faktoren, die nicht in der Priorisierungsmatrix oder Kostenanalyse auftauchen, z. B. persönliche Präferenzen. Es gibt auch Faktoren, die nach Abschluss Ihrer Planungssitzung auftreten, wie beispielsweise Notfallbesprechungen oder Familiennotfälle. Sie müssen diese Faktoren auch bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen und flexibel genug bleiben, um Ihre Prioritäten entsprechend zu verschieben.[18]