Wie bereite ich eine professionelle Präsentation vor?

Wenn Sie eine professionelle Präsentation geben, teilen Sie wichtige Informationen. Gleichzeitig reflektiert die Präsentation auch Sie. Eine Präsentation zu halten kann nervenaufreibend sein, besonders wenn man Angst vor öffentlichen Reden hat. Der Schlüssel ist, Ihre Präsentation als eine Geschichte zu gestalten, die Sie erzählen möchten. Konzentrieren Sie sich auf diese Geschichte und verwenden Sie PowerPoint-Folien, um Ihre Hauptpunkte zu unterstützen. Um Erfolg sicherzustellen, üben Sie, bis Ihre Lieferung zur zweiten Natur wird.^[1]

Erster Teil von Drei:
Framing deine Geschichte

1. 1 Grenzen Sie den Zweck Ihrer Präsentation ein. Was Ihre Zielgruppe wissen soll und was Sie mit diesem Wissen tun möchten, ist der Zweck Ihrer Präsentation. Jeder Punkt Ihrer Präsentation sollte sich auf diesen Hauptzweck beziehen.^[2]
   • Um ein einfaches Beispiel zu nehmen, nehmen wir an, Sie haben ein Widget erstellt. Sie möchten, dass die Leute im Publikum Ihr Widget kaufen und ihre Freunde oder Kollegen ermutigen, eines zu kaufen. Jeder Punkt Ihrer Präsentation sollte einen spezifischen Grund angeben, aus dem Ihr Widget wertvoll und notwendig ist.
   • Behalten Sie die Zeit, die Ihnen zugeteilt wurde. Möglicherweise müssen Sie Ihren Zweck erweitern oder einschränken, um diese Zeit zu füllen. Zum Beispiel können Sie sich bei einer 15-minütigen Präsentation nur auf 3 Gründe konzentrieren, warum Ihr Widget wertvoll und notwendig ist. Eine einstündige Präsentation könnte andererseits zwei oder drei weitere Gründe hinzufügen oder näher auf das Original eingehen 3.
2. 2 Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe. Sie können die Menschen nicht vom Wert Ihres Produkts oder Ihrer Arbeit überzeugen, es sei denn, Sie verstehen deren Hintergrund und Vertrautheit mit Ihrem Thema. Passen Sie Ihre Präsentation an Ihre Zielgruppe an, damit Sie sie nicht verprellen.^[3]
   • Wenn Sie zum Beispiel Kollegen, die sich mit den Grundlagen Ihrer Branche auskennen, eine Präsentation geben, können Sie davon ausgehen, dass sie dieses Wissen bereits besitzen und die Details auslassen.
   • Wenn Sie an einer größeren Konferenz teilnehmen, sehen Sie sich die Konferenzmaterialien und die Website an, um demografische Informationen über Ihre potenzielle Zielgruppe zu erhalten. Sie möchten Durchschnittsalter, Bildungsniveau und Berufserfahrung für typische Konferenzteilnehmer kennen.
   • Denke darüber nach, was dein Publikum aus deiner Präsentation herausholen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Produkt kaufen möchten, müssen Sie nicht mit der Entwicklung der Produkte beginnen, die für den gleichen Bedarf konzipiert sind.
3. 3 Wählen Sie die Hauptpunkte Ihrer Präsentation. Brainstorm Punkte, die Sie durch Ihre Präsentation machen möchten, wählen Sie dann 3 oder 4, die am wichtigsten sind und klar erklärt werden können. Diese Punkte sollten aufeinander aufbauen und Ihr Publikum berücksichtigen.^[4]
   • In einer 10-minütigen Präsentation möchten Sie normalerweise nicht mehr als 3 Hauptpunkte. Für eine längere Präsentation könnten Sie mit 4 oder 5 davonkommen - stellen Sie einfach sicher, dass jeder Punkt in der vorgesehenen Zeit gründlich erklärt werden kann.
   • Um Ihre wichtigsten Punkte am besten zu identifizieren, könnten Sie sich fragen, welche drei Dinge die Mitglieder Ihres Publikums Ihrer Präsentation entziehen sollten. Wenn Sie beispielsweise das von Ihnen erfundene Widget präsentieren, möchten Sie vielleicht, dass Ihre Zielgruppe weiß, dass Ihr Widget zuverlässig, portabel und erschwinglich ist.
   • Begrenzen Sie den Umfang Ihrer Präsentation auf Punkte, die konkret, vorzugsweise mit konkreten Beispielen, vermittelt werden können.^[5]
4. 4 Entscheiden Sie, wie Sie diese Punkte vermitteln möchten. Deine Punkte sollten logisch geordnet werden, so dass sie aufeinander aufbauen, ohne logische Sprünge zu machen, die dein Publikum zurücklassen könnten. Geben Sie konkrete Beispiele, um jeden Punkt zu stützen.^[6]
   • Angenommen, Ihr Widget ist teurer als ähnliche Produkte auf dem Markt, die eine Lösung für dasselbe Problem bieten. Sie können Ihre Erschwinglichkeit dennoch beweisen, indem Sie zeigen, dass Ihr Widget zuverlässiger und portabler ist als Konkurrenzprodukte.
   • Um mit dem Widgetbeispiel fortzufahren, ist ein Punkt, den Sie erstellen möchten, dass Ihr Widget zuverlässig ist. Sie können dies konkret demonstrieren, wenn Sie Studien durchgeführt haben, um zu beweisen, dass es über einen langen Zeitraum hinweg funktioniert. Wenn es besonders robust ist, können Sie eine physische Demonstration hinzufügen, bei der Ihr Widget aus der Höhe fällt und nicht bricht (stellen Sie nur sicher, dass es nicht bricht oder dass diese Demonstration fehlschlägt).
5. 5 Öffnen Sie Ihre Präsentation mit einem guten Haken. Wenn Sie Ihre Präsentation mit einer humorvollen Anekdote oder einer fesselnden Geschichte über ein Problem öffnen, wird Ihr Publikum begeistert sein und mehr von dem hören wollen, was Sie zu sagen haben.^[7]
   • Angenommen, Sie haben ein Produkt erfunden, mit dem Menschen ihre Kleidung schnell und einfach waschen können, wenn sie nicht zu Hause sind. Sie könnten mit einer Anekdote über eine Geschäftsreise beginnen und Ihren Anzug von einem vorbeifahrenden LKW mit Straßenmist besprühen lassen.
   • Fülle deinen Haken mit Emotionen, damit dein Publikum sich in dich einfühlen kann. Auch wenn sie nie ähnliche Umstände erfahren haben, werden sie auf die Emotionen reagieren.
6. 6 Verwenden Sie Ihre Hauptpunkte, um eine Geschichte zu weben. Die Leute denken oft, dass die Standardpräsentation langweilig ist, aber das menschliche Gehirn ist fest verkabelt, um Geschichten zu hören. Wenn Sie eine Geschichte erstellen können, in der Sie Ihre Hauptpunkte präsentieren, behalten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums während Ihrer Präsentation.^[8]
   • Um mit dem vorherigen Beispiel fortzufahren, könntest du leicht von dem peinlichen Dilemma eines schmutzigen Anzugs in einer fremden Stadt zu dem Bedürfnis nach einem Produkt wechseln, das deine Kleidung schnell und einfach säubern würde. Solch ein Produkt würde die Notwendigkeit beseitigen, in einem Waschsalon zu finden und zu warten oder einen teuren chemischen Reinigungsservice zu verwenden.
   • Setzen Sie Ihre Hauptpunkte auf eine logische und kohärente Weise fort, indem Sie sie auf die gleiche Art und Weise in Beziehung setzen, wie Sie eine Geschichte erzählen würden.Dies könnte durch eine grundlegende chronologische Reihenfolge geschehen, oder es könnte sein, dass ein Hauptpunkt eine Frage aufwirft, die von Ihrem nächsten Hauptpunkt beantwortet wird.
7. 7 Schließen Sie Ihre Geschichte, indem Sie zum ursprünglichen Zweck zurückkehren. Fassen Sie am Ende Ihrer Präsentation Ihre wichtigsten Punkte zusammen - die drei wichtigsten Dinge, die Ihr Publikum Ihrer Präsentation entnehmen soll - und geben Sie ihnen dann einen klaren Handlungsaufruf, damit sie wissen, was Sie von ihnen erwarten.^[9]
   • Wenn Sie möchten, dass sie Ihr Produkt kaufen, lassen Sie sie wissen, wo und wie Sie es kaufen. Auf der anderen Seite, wenn Sie möchten, dass sie in Ihr Produkt investieren, können Sie sie auf eine Crowdfunding-Website verweisen, wo Geld gesammelt wird, um Ihr Produkt auf das nächste Level zu bringen.
   • Halten Sie Ihren Abschluss kurz und auf den Punkt. Führen Sie in Ihrem Abschluss keine neuen Ideen ein. Es kann jedoch vorteilhaft sein, auf Ihren ursprünglichen Haken zurückzugreifen. Zum Beispiel können Sie feststellen, dass Ihr Anzug für die Präsentation dank des Produkts, das Sie erfunden haben, sauber ist.

Zweiter Teil von Drei:
Entwerfen Ihrer Präsentationen

1. 1 Suche nach kostenlosen Vorlagen. Vor allem, wenn Sie nicht viel Erfahrung mit PowerPoint haben, kann die Verwendung der kostenlosen Vorlagen, die mit der Anwendung zur Verfügung stehen, Ihnen viel technischen Aufwand ersparen. Der Fokus deiner Vorbereitung sollte auf dem Inhalt selbst liegen, nicht auf Tech-Zauberei.^[10]
   • Sie können die Vorlagen anpassen, aber verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit. Halten Sie Ihre Folien so einfach wie möglich, damit Ihre Zuschauer auf den Inhalt der Folie achten und nicht durch ausgefallene Grafiken abgelenkt werden.
   • Schwarz-Weiß kann für Ihr Publikum schwer zu fokussieren sein, besonders wenn die Lichter im Raum schwach sind. Wählen Sie stattdessen einen schwarzen oder dunkelblauen Hintergrund mit einem cremefarbenen oder cremefarbenen Text.
2. 2 Beginnen Sie mit einer Titelfolie. Die Titelfolie ist die erste Folie Ihrer Präsentation und stellt den Zweck Ihrer Präsentation für Ihre Zielgruppe vor. Verwenden Sie eine klare, lesbare Schriftart in mindestens 24pt Typ, so dass es aus der Ferne gesehen werden kann.^[11]
   • Ihr Titel sollte so kurz und beschreibend wie möglich sein. Wenn Sie ein verwandtes Bild haben, kann das eine Titelseite beleben. Wenn Sie zum Beispiel ein Produkt aufstellen, das Sie erfunden haben, enthält Ihre Titelfolie möglicherweise ein Bild Ihres Produkts. Wenn das Bild jedoch nur dekorativ ist und nichts mit Ihrer Präsentation zu tun hat, lassen Sie es stehen.
   • Geben Sie keine Besonderheiten auf Ihrer Titelseite an, außer dem Titel Ihrer Präsentation und vielleicht Ihrem eigenen Namen.
3. 3 Bereiten Sie Folien für Ihre wichtigsten Punkte vor. Sie benötigen mindestens 1 Folie für jeden der 3 oder 4 Hauptpunkte, die Sie identifiziert haben. Jede dieser Folien sollte etwa so aussehen wie Ihre Titelseite, wobei für Konsistenz dieselben Farbschemata und Schriftarten verwendet werden.^[12]
   • Wenn Sie auf Ihrer Folie Unterpunkte hervorheben möchten, erstellen Sie eine Aufzählungsliste unter dem Hauptpunkt. Halten Sie sie jedoch kurz. Sie möchten so wenige Wörter auf der Folie wie möglich haben, damit Ihre Zuhörer Ihnen zuhören - nicht die Folie lesen.
4. 4 Fügen Sie unterstützende Folien nach Bedarf hinzu. Wenn Sie Diagramme, Diagramme oder andere Illustrationen haben, geben Sie ihnen eigene Folien. Fügen Sie sie hinter dem Hauptpunkt hinzu, auf den sie sich beziehen, seien Sie vorsichtig, dass die Folie nicht zu beschäftigt aussieht und nicht schwer zu lesen ist.^[13]
   • Im Allgemeinen möchten Sie vermeiden, dass Ihr Publikum mehr als 3 oder 4 Dinge auf einer Folie sehen kann. Eine einfache Linie oder ein Balkendiagramm ist in Ordnung, weil Sie nur die Beziehung zwischen zwei Dingen betrachten.
   • Bei komplexeren Daten oder Illustrationen können Sie besser beraten sein, indem Sie eine Handreichung bereitstellen oder Ihre Zielgruppe auf eine Website verweisen, auf der sie weitere Informationen erhalten.
5. 5 Korrekturlesen Sie Ihre Folien sorgfältig. Ein eklatanter Tippfehler oder technischer Fehler auf einer Folie kann sogar die mächtigste Präsentation entgleisen. Zusätzlich dazu, dass Sie Ihre Folien mehrmals selbst durchblättern, möchten Sie vielleicht, dass sich auch noch jemand sie anschaut. Ihre frischen Augen sehen vielleicht etwas, das du beschönigt hast.^[14]
   • Wenn Sie Handzettel oder andere Materialien haben, stellen Sie sicher, dass diese auch fehlerfrei sind.
6. 6 Sichern Sie Ihre Präsentation und speichern Sie sie in mehreren Formaten. Nachdem Sie all Ihre Arbeit mit der Vorbereitung Ihrer Folien erledigt haben, möchten Sie sicherstellen, dass Sie sie verwenden können. Wenn Sie nicht bereits wissen, welche technologischen Ressourcen am Tag Ihrer Präsentation im Raum zur Verfügung stehen, sollten Sie mehrere Formate bereithalten, falls eines nicht verfügbar ist.^[15]
   • Senden Sie eine Kopie Ihrer Präsentation per E-Mail, damit Sie Ihre Präsentation auf einem funktionierenden Computer öffnen können, wenn Sie Ihren Laptop oder Ihr Tablet nicht mit der Display-Software verwenden können.
7. 7 Aktualisieren Sie Ihr Wissen über die Grundlagen. Sie müssen kein Experte für Präsentationsprogramme wie PowerPoint oder KeyNote sein, um eine leistungsstarke und effektive Präsentation zu erstellen. Wenn Sie jedoch ein Programm in Ihrer Präsentation verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie es problemlos starten und durch die Folien bewegen können.^[16]
   • Wenn Sie die Präsentation automatisch ausführen lassen, vergewissern Sie sich, dass Sie geprobt haben und dass Ihre Folien nicht vor Ihnen springen. Wenn dies während Ihrer Präsentation geschieht, wird es zumindest ablenken und Sie können nervös werden.
   • Die University of Leicester hat eine hilfreiche Tabelle mit Tastaturkürzeln für PowerPoint unter https://www.le.ac.uk/oerresources/ssds/presentationskills/page_66.htm.

Teil drei von drei:
Üben Sie Ihre Präsentation

1. 1 Gehen Sie mehrmals selbst durch Ihre Präsentation. Je mehr Sie Ihre Präsentation üben, desto vertrauter werden Sie mit Ihrem Material sein. Je vertrauter du mit deinem Material bist, desto angenehmer wirst du darüber reden.^[17]
   • Während du Notizen hast, wenn du sie oft anschaust, wirst du dein Publikum entfremden. Sie werden spüren, dass Sie nicht bereit oder vielleicht nicht so begeistert von der Thematik sind, wie Sie ihnen gesagt haben.
   • Sie müssen sich nicht unbedingt Ihre gesamte Präsentation merken.Allerdings sollten alle Notizen vorhanden sein, um sicherzustellen, dass Sie bestimmte Namen und Zahlen korrekt erhalten - und nicht, was Sie als nächstes sagen sollen.
   • Sie können Ihre Präsentation auch aufnehmen oder auf Video ansehen und selbst anschauen. Beachten Sie jedoch, dass Menschen in der Regel ihre eigenen schlimmsten Kritiker sind. Gehen Sie nicht zu sehr auf sich selbst ein, wenn Ihre Präsentation nicht das Niveau von, sagen wir, dem letzten TED-Gespräch erreicht, das Sie gesehen haben.
2. 2 Rekrutiere ein Praxispublikum. Ein ideales Praxispublikum wird aus Leuten bestehen, die den Leuten ähnlich sind, die Ihre tatsächliche Präsentation beobachten werden. Wenn Personen, die zu dieser Beschreibung passen, Ihnen nicht ohne weiteres zur Verfügung stehen, verwenden Sie bei Bedarf Familie und Freunde.^[18]
   • Wenn Personen in Ihrem Praxispublikum nicht den Hintergrund haben und die Leute in Ihrem realen Publikum erleben, geben Sie ihnen vor den Proben eine kurze Einweisung, um sie auf den neuesten Stand zu bringen.
   • Versuchen Sie, 5 bis 10 Personen in Ihre Übungsgruppe einzubeziehen, damit Sie mit verschiedenen Personen im Publikum Augenkontakt aufnehmen können. Dies gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Leute auszusperren, so dass Sie an der Projektion Ihrer Stimme arbeiten können.
3. 3 Organisieren Sie die benötigten Materialien. Erkundigen Sie sich bei den zuständigen Personen, um herauszufinden, was Sie in Bezug auf technologische Ausrüstung, Kabel und Ähnliches zu Ihrer Präsentation bringen müssen. Holen Sie sich mehr zusammen als Sie brauchen, falls es Verwechslungen gibt.^[19]
   • Bringen Sie Papiernotizen und einen Ausdruck Ihrer Folienpräsentation mit, nur für den Fall, dass Sie die Folien nicht zum Laufen bringen können. Auf diese Weise können Sie weiterhin Ihre Präsentation erstellen.
4. 4 Fragen Sie, ob Sie den Raum für Ihre Präsentation nutzen können. Wenn es Ihnen möglich ist, möchten Sie mindestens eine Probe Ihrer Präsentation in dem Raum machen, in dem sie stattfinden wird. So können Sie technische Details vorbereiten und sicherstellen, dass Sie im gesamten Raum Sie sehen und hören können.^[20]
   • Lass dein Praxispublikum in verschiedenen Teilen des Raumes sitzen, damit sie dich wissen lassen, ob sie dich deutlich hören und sehen können.
   • Wenn Sie nicht in der Lage sind, einen vollständigen Trockenlauf Ihrer Präsentation zu machen, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie früh auftauchen und den Raum vorbereiten können. Wenn Sie beispielsweise ein Mikrofon verwenden, möchten Sie sicherstellen, dass das Audio ordnungsgemäß eingerichtet ist, bevor Sie beginnen. Während die Zeit, die Sie benötigen, davon abhängt, wie viel Ausrüstung Sie einrichten müssen, sollten Sie in der Regel mindestens eine Stunde einplanen. Wenn auch andere anwesend sein werden, können die Organisatoren am Tag der Präsentation eine festgelegte Einrichtungszeit haben.
   • Sie möchten auch sicherstellen, dass Ihr Laptop mit der verfügbaren Display-Technologie funktioniert. Möglicherweise müssen Sie Software herunterladen, und Sie möchten dies im Voraus tun.
5. 5 Beschränken Sie Ihre Körpersprache auf Handgesten. Vor allem, wenn Sie nervös sind, haben Sie die Neigung, viel zu schwingen oder sich zu bewegen. Im Allgemeinen ist es besser, an einem Ort zu stehen und Handgesten zu benutzen, um Punkte zu machen.^[21]
   • Zum Beispiel könnten Sie denken, dass die Leute nicht bemerken werden, dass Sie zittern, wenn Sie wieder vorwärts gehen. In Wirklichkeit hat dein Publikum wahrscheinlich Schwierigkeiten, mit dir Schritt zu halten, wenn du dich auf der Bühne bewegst. Sie werden auch Schwierigkeiten haben, Blickkontakt mit den Zuschauern herzustellen.
6. 6 Verwenden Sie Ihre Proben, um guten Blickkontakt zu üben. Wenn Sie eine professionelle Präsentation halten, werden Sie von den Zuschauern mit Blickkontakt angesprochen und glauben, dass Sie wirklich daran interessiert sind, mit ihnen zu teilen.^[22]
   • Versuchen Sie in einer kleinen Gruppe (weniger als 20 Personen) mindestens einmal mit jeder Person Augenkontakt aufzunehmen. In einer größeren Gruppe lenkt den Blick auf Zonen des Raumes, um mehr Menschen einzubeziehen. Konzentriere dich nicht nur auf eine Person und rede mit ihr.
   • Augenkontakt 1-2 Sekunden lang halten und dann woanders hin wechseln. Du willst nicht, dass jemand spürt, dass du sie anstarrst.
   • Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Menschen direkt in die Augen zu sehen, simulieren Sie den Blickkontakt, indem Sie stattdessen auf die Stirn schauen.
7. 7 Strebe nach der Probe konstruktive Kritik an. Fragen Sie Ihr Praxispublikum, was Sie tun können, um sich zu verbessern. Da viele Menschen nicht in der Lage sind, konstruktive Kritik zu üben, möchten Sie vielleicht eine spezifische Liste mit Fragen geben, die Sie am Ende Ihrer Präsentation beantworten können.^[23]
   • Zum Beispiel könnte eine Frage lauten: "Was waren die Hauptpunkte meiner Präsentation?" Wenn sie Ihre Hauptpunkte nicht identifizieren können, weist dies darauf hin, dass Sie diese deutlicher machen müssen. Wenn sie etwas als einen Hauptpunkt aufzählten, der nicht zu Ihren Hauptpunkten gehörte, könnte dies darauf hindeuten, dass Sie zu lange über etwas gesprochen haben, das tatsächlich tangential war.
   • Fragen Sie auch nach Ihrer Körpersprache, Stimmprojektion und anderen körperlichen Merkmalen. Finde heraus, ob dein Praxispublikum dich für aktiv und engagiert gehalten hast.