Wenn Sie eine Arbeiterunfallversicherung abschließen, schätzt Ihr Versicherer Ihre Exposition gegenüber Arbeitsunfällen. Ihre Prämien werden gemäß dieser Schätzung festgelegt. Nach Ablauf Ihrer Versicherungspolice wird Ihr Versicherer Ihre Unterlagen für das Jahr überprüfen, um Ihre tatsächlichen Prämien zu ermitteln. Wenn nötig, müssen Sie möglicherweise mehr bezahlen, um die Differenz auszugleichen. Sie können sich auf dieses Audit vorbereiten, indem Sie die erforderlichen Unterlagen sammeln und jemanden dazu ernennen, auf alle Fragen des Auditors zu antworten. Nach dem Audit überprüfen Sie die Arbeitsblätter des Auditors auf Fehler.

Erster Teil von Drei:
Sammeln erforderlicher Datensätze

  1. 1 Fragen Sie, was Sie zur Verfügung stellen müssen. Sie sollten nicht mehr Informationen freiwillig melden als gewünscht.[1] Aus diesem Grund sollten Sie sich fragen, welche Dokumente der Prüfer sehen muss, und diese Dokumente dann im Voraus sammeln.
  2. 2 Abrechnungssätze sammeln. Der Auditor wird wahrscheinlich Gehaltsabrechnungen anfordern, also diese in Ordnung bringen. Im Allgemeinen müssen Sie Kopien des Folgenden bereitstellen:[2]
    • Lohnjournal und Zusammenfassung (Gehaltsliste enthält Gehälter, Löhne, Provisionen, Überstunden und Boni)[3]
    • staatliche Arbeitslosenberichte
    • individuelle Verdienstaufzeichnungen
    • Bundessteuerberichte (941 Berichte)
    • dein Scheckbuch
    • alle Überstundenzahlungen (aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter)
  3. 3 Stellen Sie Ihre Mitarbeiterdaten zusammen. Sie müssen wahrscheinlich auch detaillierte Mitarbeiterdaten bereitstellen, die Sie zusammentragen sollten, bevor der Prüfer eintrifft. Finde das Folgende:[4]
    • Anzahl der Angestellten
    • Stunden, Tage und Wochen im Laufe des Jahres
    • detaillierte Erläuterung der Arbeitspflichten für jeden Mitarbeiter
    • Aufschlüsselung basierend auf Dollarbeträgen, wenn ein Mitarbeiter in mehr als einem Klassifizierungscode arbeitet
  4. 4 Finden Sie Ihre Barauszahlungen. Sie müssen diese Informationen dem Auditor vorlegen, also finden Sie ihn rechtzeitig. Überprüfen Sie, ob alle Zahlen korrekt sind:[5]
    • Zahlungen an Subunternehmer und unabhängige Auftragnehmer
    • Materialien
    • Gelegenheitsarbeit
  5. 5 Sammeln Sie Ihre Versicherungszertifikate. Je nach Bundesland können Ihnen Arbeiterunfallprämien für unabhängige Auftragnehmer und Subunternehmer in Rechnung gestellt werden. Sie möchten aktuelle Versicherungszertifikate für jeden Unterauftragnehmer, den Sie während des Vertragszeitraums verwendet haben.
    • In den Bescheinigungen sollte angegeben werden, dass eine Arbeitnehmerunfallversicherung abgeschlossen wird. Manche Unternehmer haben nur eine allgemeine Haftpflichtversicherung ohne Arbeitnehmerentschädigung.[6]
    • In einigen Staaten können Einzelunternehmer und Partner die Arbeitnehmerentschädigung ablehnen.[7]

Zweiter Teil von Drei:
Einrichten für das Audit

  1. 1 Bestimmen Sie Ihre Art von Audit. Sie können eine von zwei Arten von Prüfungen durchführen: eine körperliche Prüfung oder eine freiwillige Prüfung. Sie sollten im Voraus wissen, was Sie haben werden:[8]
    • Bei einem physischen Audit kontaktiert Sie ein Auditor per Telefon oder E-Mail und terminiert einen Termin. Sie müssen sich innerhalb von 60 Tagen nach Ablauf Ihrer Richtlinie mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie stellen dem Auditor Dokumente zur Verfügung. Der Auditor arbeitet an einer Frist - in der Regel 30 Tage nach Ihrer Auditierung.
    • Bei einer freiwilligen Prüfung erhalten Sie von Ihrer Versicherungsgesellschaft ein Formular per Post. Sie müssen das Formular ausfüllen und bei Ihrem Versicherer einreichen. Obwohl die Formulare einfach sind, sollten Sie den Versicherer anrufen, wenn Sie Fragen haben.
  2. 2 Identifizieren Sie einen primären Kontakt. Die Prüfung wird reibungsloser verlaufen, wenn Ihr Unternehmen einen Hauptansprechpartner für die Zusammenarbeit mit dem Versicherer bestimmt. Stellen Sie sicher, dass Sie jemanden auswählen, der mit dem gesamten Unternehmen vertraut ist. Diese Person sollte auch mit Gehaltsabrechnungen vertraut sein.[9]
    • Dieser primäre Ansprechpartner sollte mit allen vorherigen Prüfungen vertraut sein. Sie sollten die Arbeitsblätter und vorherigen Richtlinien des Prüfers prüfen, damit sie sich der Probleme bewusst sind, die auftreten können.
  3. 3 Räumen Sie einen Platz für den Auditor frei. Der Auditor könnte außerhalb der Räumlichkeiten arbeiten. Wenn Sie jedoch in Ihrem Büro arbeiten, dann machen Sie einen komfortablen Platz für sie zu arbeiten. Es sollte gut beleuchtet und ruhig sein.
    • Versuchen Sie, den Auditor dazu zu bringen, in Ihren Räumlichkeiten zu arbeiten. Dies erleichtert das Teilen von Informationen und Sie können so viele detaillierte Informationen wie möglich bereitstellen. Es kann schwierig sein, Informationen auszutauschen, wenn Auditoren außerhalb arbeiten.[10]
  4. 4 Überprüfen Sie die ursprüngliche Richtlinie. Diese Politik basierte auf einer Schätzung. Sie sollten jedoch die Richtlinie überprüfen, um festzustellen, was zur Berechnung Ihrer ursprünglichen Prämien verwendet wurde. Folgendes berücksichtigen:[11]
    • Payrolls. Workers Compensation Rates sind in der Regel an Ihre Gehaltsabrechnung gebunden. Für alle hundert Dollar wird eine Gebühr berechnet.
    • Bewertung. Die Rate basiert auf der Art der geleisteten Arbeit. Diese Arbeit wird anhand eines Klassifizierungssystems klassifiziert, das zur Bestimmung der Arbeitnehmerzusammensetzung verwendet wird.
    • Klassifizierungscodes Nicht jede Arbeit birgt die gleiche Verletzungsgefahr. Der Auditor bestimmt, welche Klassifizierung die am meisten abrechnende Klassifizierung ist. Einige Mitarbeiter erhalten jedoch eine eigene Klassifizierung, z. B. Büroangestellte und Außendienstmitarbeiter.[12]
    • Modifikationsfaktor erleben. Nachdem Sie die Klassifizierung festgelegt haben, multipliziert der Auditor den Tarif mit Ihrer Gehaltsliste. Der Auditor kann diesen Betrag jedoch auf der Grundlage der früheren Vergütungsgeschichte Ihrer Mitarbeiter anpassen.
  5. 5 Analysieren Sie öffentliche Informationen über Ihr Unternehmen. Schau auf deine Website und sieh nach, ob dort irgendwelche Informationen sind, die falsch sind. Ihr Auditor überprüft alle öffentlich verfügbaren Informationen zu Ihrem Unternehmen.[13] Sie sollten alles korrigieren, was ungenau ist.

Teil drei von drei:
Behandlung des Audits

  1. 1 Pflegen Sie eine professionelle Beziehung mit dem Auditor. Die Prüfung kann stressig sein, weil der Versicherer Ihre Prämien drastisch erhöhen kann. Sie können den Prozess reibungsloser gestalten, indem Sie dem Auditor immer freundlich und hilfsbereit sind.[14]
    • Basierend auf Ihrer Richtlinie kann der Wirtschaftsprüfer wahrscheinlich jedes Finanzdokument anfordern, z. B. Steueranmeldungen.Sie sollten es unverzüglich und ohne Widerspruch zur Verfügung stellen.
    • Sie würden lieber den Auditor mit der genauen Information arbeiten als raten. Wenn Prüfer raten, liefern sie "Worst-Case-Szenario" Informationen, die wahrscheinlich Ihre Prämien aufbläht.
    • Sie können normalerweise erwarten, dass Sie 25% mehr bezahlen, wenn Sie dem Auditor nicht entsprechen.[15]
  2. 2 Überprüfen Sie die Arbeitsblätter des Auditors. Manchmal machen Prüfer Fehler, die der Versicherungsgesellschaft nützen (und Sie verletzen). Sie sollten die Arbeit des Auditors nach dem Abschluss sorgfältig überprüfen. Sie müssen den Versicherer um Kopien der Arbeitsblätter des Auditors bitten.[16]
    • Ein Versicherer bietet diese Arbeitsblätter normalerweise nicht an, außer Sie fragen.
    • Vermeiden Sie die Abmeldung bei einer unvollständigen Prüfung.[17]
  3. 3 Vergleichen Sie das Audit mit der ursprünglichen Richtlinie. Manchmal sind die geprüften Prämien höher als die Schätzung, die Sie beim Kauf der Police erhalten haben. Sie möchten sicherstellen, dass jede Erhöhung legitim ist. Achten Sie auf Folgendes:[18]
    • Ob der Erfahrungsänderungsfaktor beim Audit höher ist als bei der ursprünglichen Richtlinie. Es sollte nicht sein.
    • Wenn für das Audit kostspieligere Klassifizierungscodes vorhanden sind als in der ursprünglichen Richtlinie. Manchmal ändern sich Ihre Geschäftsvorgänge, so dass sich diese Klassifikationen ändern. Sie sollten jedoch in der Regel keine wesentlichen Änderungen in Ihrem Betrieb vornehmen.
    • Ob die Termin- oder Sollbuchung sich geändert hat. In diesem Fall können Sie möglicherweise den Betrag ablehnen.
  4. 4 Treffen Sie sich mit einem Versicherungsvertreter. Wenn Sie Fragen haben, vereinbaren Sie eine Beratung mit einem Anwalt. Zeigen Sie ihnen die Arbeitsblätter des Auditors und Ihre ursprüngliche Richtlinie. Ihr Anwalt kann entscheiden, ob Sie Gründe haben, die Prüfung anzufechten.
    • Sie können einen Versicherungsvertreter finden, indem Sie sich an Ihre staatliche oder örtliche Anwaltskammer wenden und um eine Überweisung bitten.
    • Sie finden Ihre nächste Rechtsanwaltskammer auf der Website der American Bar Association: http://shop.americanbar.org/ebus/ABAGroups/DivisionforBarServices/BarAssociationDirectories/StateLocalBarAssociations.aspx. Geben Sie Ihre Adresse ein.
    • Rufen Sie an und vereinbaren Sie eine Beratung. Stellen Sie sicher, fragen Sie, wie viel es kostet.
  5. 5 Prüfe das Audit. Ihr Versicherer sollte Ihnen sagen, wie Sie die Prüfungsfeststellung anfechten können. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise innerhalb einer bestimmten Zeit Datensätze an den Versicherer senden. Wenn Sie zu lange warten, wird der Versicherer wahrscheinlich annehmen, dass Sie dem Audit zustimmen.[19]
    • Zögere nicht. Rufen Sie Ihren Versicherer an und beschweren Sie sich, dass Sie dem Audit nicht zustimmen. Fragen Sie, was Sie benötigen und wie spät es ist.