In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist es wahrscheinlich, dass Sie zu jeder Zeit mehr als eine Sache bearbeiten müssen. Um kontinuierlich erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Dies beginnt mit der Zuweisung von Prioritäten für alles, an dem Sie arbeiten, dem Schreiben detaillierter Pläne und dem Zusammenhalten von Projektinformationen. Sie können üben, zuerst an gefürchteten Projekten zu arbeiten, zwischen Projekten zu wechseln, wenn Sie nicht weiterkommen, und sinnlose Aufgaben reduzieren. Wenn Sie andere Personen verwalten, ist es gut zu wissen, wie sie kommunizieren und sicherstellen, dass Sie Mitarbeiter delegieren und arbeiten lassen.

Methode eins von dreien:
Effizient organisieren

  1. 1 Priorisieren Sie Ihre Projekte, um die Dinge im richtigen Blickwinkel zu halten. Nicht alles, an dem du arbeitest, hat die gleiche Auszahlung, wenn du es beendest, oder Konsequenzen, wenn du es nicht beendest. Wenn Sie an Projekten arbeiten und ständig mehr zu Ihrer Liste hinzufügen, verwenden Sie eine Art von System, um sich daran zu erinnern, was am wichtigsten ist und was Sie für lange Zeit verschieben können.[1]
    • Eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, besteht darin, zu beachten, wann die Dinge fällig sind, und sicherzustellen, dass Sie meistens an den Dingen arbeiten, die am ehesten fällig sind. Sie müssen im Laufe der Zeit immer noch an längerfristigen Projekten arbeiten, anstatt zu warten, bis die Frist für Sie erfüllt ist.
    • Sie können auch basierend auf der Größe des Projekts oder der Schwierigkeit, es zu erledigen, Prioritäten setzen. Es kann hilfreich sein, schwierigen Projekten eine höhere Priorität einzuräumen, damit Sie sie nicht in letzter Minute abschrecken und beeilen müssen.
    • Entwickeln Sie ein Farbcodierungssystem, das Ihnen auf einen Blick die relativen Prioritätsstufen anzeigt. Zum Beispiel, wie auch immer Sie sich entscheiden, Prioritäten zu setzen, machen Sie Rot zum höchsten, lila zum mittleren und blau zum Niveau, auf dem Sie sich aufhalten können.
  2. 2 Erstellen Sie für jedes Projekt einen detaillierten Prozess. Jedes Projekt umfasst mehrere Phasen, Schritte oder Aspekte. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Projekte in bestimmte Arbeitsbereiche zu zerlegen. Schreiben Sie diese heraus und machen Sie einen Plan, wie Sie jeden Schritt des Prozesses durcharbeiten werden. Weisen Sie für jede Aufgabe ein Zeitlimit zu und bleiben Sie dabei, aber überschätzen Sie, wie lange es dauern wird, damit Sie ein Kissen haben.[2]
    • Dies ist die Art von Angewohnheit, die so aussehen mag, als ob sie nur zusätzliche Zeit benötigt, aber wenn Sie eine detaillierte Anleitung haben, was getan werden muss, bevor Sie beginnen, hilft das davor, etwas auf dem Weg zu vergessen.
    • Haben Sie keine Angst, die Details zu übertreiben, denn je mehr Sie die Dinge ausdehnen, desto klarer wird es sein, was Sie tun müssen. Außerdem werden Sie sich fühlen, als würden Sie mehr erreichen, während Sie jeden kleinen Teil des Projekts bearbeiten.
  3. 3 Bewahren Sie wichtige Informationen an einem bestimmten Ort auf. Wichtige Informationen zu Ihren verschiedenen Projekten an einem Ort zu speichern, hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Dies könnte ein Notizbuch oder eine Tabelle oder einen bestimmten Ordner für alle Projektdokumente bedeuten. Dieser einzelne Ort könnte Abschnitte für grundlegende Informationen über alle Projekte und spezifische Informationen zu jedem einzelnen Projekt enthalten.[3]
    • Wenn es nicht sinnvoll ist, Informationen aus separaten Projekten an einem zentralen Ort zu speichern, sollten Sie zumindest sicherstellen, dass alle Informationen für jedes einzelne Projekt an einem Ort gespeichert werden.
    • Wenn Sie mit einem Team arbeiten, das alle Zugriff auf den Satz von Dokumenten benötigt, stellen Sie sicher, dass sie alle erforderlichen Kennwörter oder Kopien von physischen Dokumenten haben.
    • Wenn ein Projekt beendet ist, ziehen Sie in Erwägung, die Dokumente zu löschen (wenn es sinnvoll ist) oder alle Projektdaten zu verschieben. Vielleicht würden Sie die Arbeit, die Sie getan haben, niemals wegwerfen oder löschen, aber Sie können sie zumindest an einem separaten Ort aufbewahren, der speziell für fertige Gegenstände bestimmt ist.

Methode zwei von drei:
Aufrechterhaltung der Produktivität

  1. 1 Suchen Sie sich etwas aus, das Sie fürchten, und machen Sie sich gleich am Morgen daran. Das Vermeiden von Dingen, die du fürchtest, macht es nie leichter, sie zu tun. Zwingen Sie sich, die harten Sachen früh am Tag zu erledigen, während Sie etwas frisch sind. Sie werden selten aufhören, etwas zu fürchten, wenn Sie es länger aussetzen. Sobald die gefürchtete Aufgabe abgeschlossen ist, wirst du fühlen, eine Last aufgehoben und es wird dich für den Rest des Tages anspornen.[4]
    • Gefürchtete Aufgaben sind nicht immer Dinge, die am meisten Priorität haben, aber es ist eine Ausnahme von der Prioritätsregel.
    • Wenn Sie sich vor etwas fürchten, was auch eine zeitaufwändige Aufgabe ist, sollten Sie dies im Hinterkopf behalten. Vielleicht können Sie einen großen Teil des Prozesses am Morgen eines Tages bewältigen und am nächsten Morgen beenden.
  2. 2 Machen Sie Kurskorrekturen, wenn Sie eine Wand treffen. Du wirst Zeiten haben, in denen du an etwas Wichtigem arbeitest, aber du schlägst einfach an die Wand und hörst auf, Fortschritte zu machen. Es ist nicht hilfreich, an die Wand zu starren und sich selbst zu schlagen, also mach einen reibungslosen Übergang zu anderen Arbeiten. Sie müssen vielleicht schnell zurückkommen, aber eine Pause zu machen hilft Ihnen, produktiv zu bleiben.[5]
    • Es kann nicht immer sinnvoll sein, zu einer anderen Aufgabe zu wechseln, besonders wenn Sie sich in einer engen Zeitkrise befinden. Berücksichtigen Sie Ihre Situation und handeln Sie entsprechend. Vielleicht hast du keine Zeit, komplett auf ein anderes Projekt umzusteigen, aber du kannst eine fünfminütige Verschnaufpause einlegen und dich neu fokussieren.
    • Wenn Sie Zeit haben, zu einem anderen Projekt zu wechseln, geben Sie diesem Ihre volle Aufmerksamkeit. Es macht keinen Sinn, Projekte zu ändern, wenn dein Verstand auf dem ersten festsitzt.
  3. 3 Beseitigen Sie unnötige Aspekte der Arbeit. Sie haben möglicherweise Gewohnheiten bei der Arbeit an Projekten, aber Sie erkennen, dass diese Dinge nicht direkt zur Arbeit beitragen. Mache keine Extraarbeit für dich. Bewerten Sie Ihre Prozesse und suchen Sie nach Dingen, die Sie stoppen können. Dies wird Zeit für wichtige Dinge freigeben und Ihre Bemühungen rationalisieren.[6]
    • Zum Beispiel, vielleicht machen Sie immer ein thematisches Schwarzes Brett für neue Projekte, was wirklich nur eine Taktik ist, um den Anfang zu verschieben. Oder vielleicht finden Sie lustige Code-Namen für Teammitglieder, aber Sie verwenden sie nie während des Projekts.
    • Sie wollen nicht anfangen, Dinge zu kürzen, die sich lohnen, aber versuchen Sie ehrlich zu sein, was Dinge beitragen und was nicht.

Methode drei von drei:
Mit anderen arbeiten

  1. 1 Grenzen setzen und nein sagen. Sie haben eine Schwelle, wie viel Sie realistisch verwalten können. Es ist wichtig, diese Grenze zu kennen und im Sweet Spot zu bleiben. Wenn Sie maximale Kapazität haben und sich eine andere Gelegenheit bietet, lernen Sie Nein zu sagen. Es ist vielleicht besser, etwas zu verpassen und tatsächlich das zu tun, was Sie bereits haben, als ein anderes Projekt zu übernehmen und alle zu versagen.[7]
    • Zu erfahren, wo genau Ihr Limit liegt, kann einige Versuche und Fehler erfordern. Wenn du es beim ersten Mal nicht richtig machst, gib dich nicht auf. Du musst dein Limit irgendwie finden, auch wenn es bedeutet, den Ball ein- oder zweimal fallen zu lassen.
    • Vielleicht ist das neu angebotene Projekt nicht etwas, das du dir leisten kannst. Überlegen Sie genau, wann dies der Fall ist. Sie können eine Brücke verbrennen, indem Sie etwas loslassen, an dem Sie bereits gearbeitet haben.
  2. 2 Weisen Sie Aufgaben zu und führen Sie keine Mikromanagement durch. Wenn Sie ein Team haben, mit dem Sie arbeiten oder beaufsichtigen, ist es immer am besten, so viel Arbeit wie möglich zu delegieren. Sie neigen dazu, die Kontrolle zu haben, aber Sie haben Menschen, die aus einem bestimmten Grund helfen. Geben Sie zu Beginn eines Projekts Personen Aufgaben und lassen Sie sie das tun, was ihnen zugewiesen wurde. Nimm nicht die Kontrolle zurück.[8]
    • Wenn du gute Arbeiter hast, kann eine Gruppe von Leuten mehr erledigen als du alleine. Wenn Sie dazu neigen, die gesamte Arbeit zu erledigen, aber delegieren eine Option ist, sollten Sie einen Teil der Arbeit übernehmen. Wenn Ihnen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, lassen Sie ihre Hilfe nicht ungenutzt verstreichen.
    • Wenn Sie verantwortlich sind, liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass alles erledigt wird. Stellen Sie einige Male ein, dass Sie den Fortschritt überprüfen und dann Ihr Team in Ruhe lassen, außer zu diesen bestimmten Zeiten.
  3. 3 Lernen Sie die Kommunikationsstile Ihrer Teammitglieder und arbeiten Sie mit ihnen. Sie sind möglicherweise verantwortlich für Menschen, die sehr anders als Sie arbeiten. Um effektiv zu sein, müssen Sie das akzeptieren. Zu wissen, wie jedes Mitglied Ihres Teams am besten kommuniziert, wird Ihnen helfen, mehr zu erledigen. Ohne über Bord zu gehen, kümmern Sie sich um jede Person, damit Sie die bestmögliche Arbeit leisten können.[9]
    • Dies könnte speziell für Kommunikationsformen wie Telefon und E-Mail gelten. Einige Teammitglieder bevorzugen möglicherweise einen Anruf, wenn Sie ihnen Feedback geben. Andere werden die Effizienz von E-Mail schätzen.
    • Es gilt auch für diejenigen, die gerne scherzen, die es vorziehen, ernst zu sein, und wie Sie Feedback einrahmen müssen. Du willst so gut wie möglich mit deinem Team auskommen, damit sie mit dir arbeiten können.
    • Halten Sie Notizen zu Ihren Mitarbeitern, damit Sie sicher sein können, was Sie über sie lernen. Sie können sie direkt über einige ihrer Präferenzen fragen, oder Sie können es besser tun, um es im Laufe der Zeit herauszufinden.
  4. 4 Bleiben Sie in Kommunikation über den Fortschritt. Unabhängig davon, ob Sie verantwortlich sind oder jemand anderem Bericht erstattet, sind Fortschrittsupdates wichtig. Stellen Sie Zeiten mit Leuten ein, für die Sie verantwortlich sind, damit sie Sie aktualisieren. Seien Sie proaktiv, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Bericht erstatten, wenn Sie etwas erledigen. Konsistente, wenn nicht konstante Aktualisierungen sorgen dafür, dass ein Projekt reibungslos läuft.
    • Es kann hilfreich sein, in verschiedenen Phasen eines Projekts Fristen für den Fortschrittsbericht festzulegen. Dies könnte täglich für kurze Projekte oder einmal pro Woche für laufende Projekte sein.
    • Dies ist besonders wichtig, wenn ein Teil eines Projekts auf dem Teil davor aufbaut. Wenn Tom darauf wartet, dass Leslie ihre Rolle beendet, bevor er an seiner arbeiten kann, muss er wissen, wie weit sie ist.
    • Es ist wichtig, am Anfang die Erwartungen dafür festzulegen, wie Fortschrittsaktualisierungen gehandhabt werden. Sie wollen nicht halbwegs durch ein Projekt kommen und Leute mit einer Fortschrittskontrolle überraschen.