Effektive Manager und Teamleiter überwachen aktiv ihre Mitarbeiter auf vielfältige Weise, um sicherzustellen, dass Leistungsschwächlinge schnell diszipliniert werden und Leistungsträger belohnt werden. Durch die Überwachung von Mitarbeitern können Sie auch Bereiche ermitteln, in denen Mitarbeiter Zeit oder Ressourcen für Unternehmen verschwenden. Mit der richtigen Software können Sie Websites blockieren, die für den Geschäftsbetrieb ungeeignet oder nicht anwendbar sind. Eine erfolgreiche Überwachung von Mitarbeitern, ohne unnötige Bürokratie zu verursachen, sollte das Ziel eines jeden effektiven Managers sein.

Methode eins von vier:
Erwartungen definieren

  1. 1 Erstellen Sie eine schriftliche Erklärung Ihrer Richtlinien. Ihre Richtlinien sind nur dann wirksam, wenn sie in einem Mitarbeiterhandbuch oder Leitfaden klar erläutert werden. Dieser Leitfaden sollte für alle Mitarbeiter leicht zugänglich sein und definieren, was Ihre Richtlinien sind und was für den Fall getan wird, dass sie nicht befolgt werden. Für jede Überwachungsrichtlinie, die Sie haben, wie Internet- oder Telefonüberwachung, möchten Sie vielleicht auch den Denkprozess erklären, der zu Ihren Richtlinien geführt hat. Die Erklärung, warum Sie dies tun, kann dazu beitragen, das Misstrauen der Mitarbeiter zu verringern, das durch die Überwachung ihrer Aktivitäten entsteht.[1]
    • Legen Sie klare Richtlinien für Zeitmessung, abrechenbare Stunden (falls zutreffend), persönliche Telefonanrufe und persönliche Internetnutzung bei der Arbeit fest. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, gegebenenfalls Pausen zu machen.
  2. 2 Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter diese Richtlinien kennen. Wenn irgendeine Art von Überwachung stattfindet, die über den Standard-Check-in für den Fortschritt hinausgeht, z. B. wenn Sie eine Telefon- oder Internetüberwachung verwenden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter direkt informieren. Halten Sie ein Meeting ab oder senden Sie eine Massen-E-Mail, um Änderungen in der Überwachungsrichtlinie zu erklären und genau zu erläutern, wann und wie Informationen aufgezeichnet, gespeichert und gelöscht werden.
    • In einigen Staaten, wie Connecticut und Delaware, sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über Internet-Überwachung zu informieren.
    • Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht über die Überwachung informieren müssen, kann es zu Gegenreaktionen kommen, wenn Sie es ihnen nicht sagen und sie es selbst herausfinden.[2]
  3. 3 Folgen Sie disziplinarischen Richtlinien genau. Wenn ein Mitarbeiter Ihre Richtlinien nicht befolgt, stellen Sie sicher, dass die angegebene Disziplinarmaßnahme für diesen Verstoß getroffen wird. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinien für alle Mitarbeiter gleichermaßen gelten. Sei dir über deine Absichten klar. Dokumentieren Sie die Disziplinarmaßnahmen und lassen Sie den Mitarbeiter disziplinarische Pläne unterschreiben. Wenn Sie diese Richtlinien nicht ordnungsgemäß befolgen, werden die Mitarbeiter glauben, dass Ihre sorgfältig festgelegten Richtlinien nicht wirklich durchgesetzt werden.[3]
  4. 4 Halten Sie Ihre Richtlinien im Rahmen des Zumutbaren. Nicht zu häufig einchecken oder übermäßig einschränkende Internet-Richtlinien einführen. Ein neugieriger Chef kann die Moral reduzieren und Mitarbeiter nervös machen. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse und nicht auf den Prozess. Wenn ein Mitarbeiter eine gute Arbeit leistet und gut in einem Team arbeitet, sollten Sie nicht zu sehr auf Details achten.[4]
    • Geben Sie Ihren oberen Angestellten mehr Freiheit. Es kann zwar sinnvoll sein, einem temporären oder administrativen Assistenten, der wenig in Ihr Geschäft investiert, einen Computer zur Verfügung zu stellen, der einem offenen Bereich gegenübersteht, den Sie überwachen können.
    • Die Freiheit, Arbeit auf ihre eigene Art zu tun, wird die oberen Angestellten wahrscheinlich produktiver machen, nicht weniger.

Methode zwei von vier:
Produktivität bewerten

  1. 1 Checken Sie Ihre Angestellten ein. Von Zeit zu Zeit checken Sie zu einem außerplanmäßigen Zeitpunkt mit dem Personal in Ihrem eigenen Büro ein. Wenn ein Mitarbeiter häufig von einem Fenster weg "klickt", wenn Sie hineingehen oder das Telefon auflegen, müssen Sie möglicherweise Bedenken äußern. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter persönlich beobachten, können Sie auch konstruktive Kritik für ihre Arbeit geben.[5]
  2. 2 Fragen Sie nach einer Erklärung, woran ein Mitarbeiter gearbeitet hat. Eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen, besteht darin, regelmäßige Gespräche mit ihnen darüber zu führen, wie ihre Arbeit abläuft. Fragen Sie sie, was sie seit Ihrer letzten Konversation getan haben, stellen Sie mehr Fragen und bewerten Sie ihre Antworten, während sich die Konversation entwickelt. Fragen Sie nach Einzelheiten und konkreten Ergebnissen.[6]
  3. 3 Lassen Sie Mitarbeiter ihre eigene Arbeit dokumentieren. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter den Arbeitsfortschritt in Aktivitätsprotokollen, Checklisten oder Fortschrittsberichten aufzeichnen. Berichte sollten jedoch nicht übermäßig belastend oder "überlastet" sein, sondern sollten sowohl die Teammitglieder als auch das Management ermutigen, in Kontakt zu bleiben und auf derselben Seite zu bleiben. Haben Sie keine Angst, in einem Bericht nach einem Arbeitsnachweis zu fragen, wenn Sie mit dem Mitarbeiter sprechen.[7]
  4. 4 Beurteilen Sie die laufenden Arbeiten. Wenn Sie sich Sorgen um Produktivität machen, fragen Sie nach konkreten Leistungsnachweisen, die messbar und zeitgebunden sind. Wenn ein Mitarbeiter Projektleiter ist, legen Sie Meilensteine ​​fest, fragen aber auch nach Plänen und Zeitplänen für das Projekt. Checken Sie mit anderen Mitarbeitern ein, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Projektteams miteinander kommunizieren. Verfolgen Sie persönlich den Fortschritt längerfristiger Projekte und bewerten Sie deren Richtigkeit und Vollständigkeit.
    • Sie können beispielsweise Dateneinträge für einen Mitarbeiter überwachen, der für die Verwaltung einer Datenbank zuständig ist. Sie können die Aktualität der Einträge, ihre Genauigkeit und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien beurteilen.[8]
  5. 5 Fragen Sie andere über Mitarbeiterinteraktionen. Fragen Sie Lieferanten, Kunden und andere Mitarbeiter nach ihren Interaktionen mit einem bestimmten Mitarbeiter, um sich ein Bild davon zu machen, wie sich der Mitarbeiter verhalten hat. Sie brauchen jedoch einen Weg, um die Objektivität dieser Beobachtung zu erhöhen, so dass Mitarbeiter nicht unfair vertreten sind. Fragen Sie nach Informationen über die Interaktion anstelle von Impressionen, wenn Sie nach diesen Informationen fragen. Fragen Sie nach Beschreibungen der Interaktionen anstelle von Bewertungen. Und immer offen bleiben; Sie wissen nie, wenn ein Mitarbeiter falsch dargestellt wird.[9]

Methode drei von vier:
Online-Aktivität überwachen

  1. 1 Wählen Sie eine Überwachungssoftware. Die Überwachungssoftware kann auf verschiedene Arten eingerichtet werden. Als erstes muss ein komplettes System mit einem Server eingerichtet werden.Dies umfasst den Schutz vor Viren und Malware sowie die Mitarbeiterüberwachung. Wenn Sie nicht über IT-Mitarbeiter für die Wartung der Geräte verfügen, können Sie diese Dienste über einen Cloud-basierten Dienst wie Trend Micro Business Security oder Symantec Cloud beziehen. Diese Dienste sind nicht sehr teuer. erwarten, ungefähr $ 150 pro Jahr zu zahlen.
    • Wenn Sie nur versuchen, die Nutzung von Web-Inhalten durch die Mitarbeiter zu verfolgen und einige Websites zu blockieren, reicht ein einfacheres Softwarepaket aus. Dieser Service wird günstiger und ermöglicht das Überwachen und Filtern von Webseiten, das Anzeigen von Tastenanschlägen und das Erstellen von Screenshots. Zum Beispiel bietet Interguard Sonar diese Dienste.
    • In einigen Fällen können Sie sogar rudimentäre Tracking-Systeme kostenlos erhalten. Zum Beispiel überwacht ActivTrak den System-Web-Verkehr und erstellt einen monatlichen Bericht für Sie.[10]
  2. 2 Blockieren Sie schädliche oder unangemessene Websites. Arbeitgeber haben das Recht zu überwachen, welche Webseiten ihre Mitarbeiter besuchen, und Websites zu sperren, die sie für geschäftliche Aktivitäten als unwichtig, unangemessen oder potenziell schädlich erachten. Vor allem blockieren Arbeitgeber bestimmte Websites, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter produktiv sind, wie zum Beispiel das Blockieren von Facebook oder Börsen, die sie ablenken, oder um sicherzustellen, dass Mitarbeiter keine Mitarbeiter belästigen oder Unternehmensspionage betreiben.
    • Arbeitgeber können auch Websites sperren, die als pornographisch oder hasserfüllt angesehen werden.
    • Einige Überwachungspakete ermöglichen die Festlegung bestimmter Zeitlimits für bestimmte Arten von Websites, beispielsweise die Bereitstellung eines bestimmten Zeitraums auf Social-Media-Websites.[11]
    • Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter häufig eine Website besuchen, die nicht mit der Arbeit zu tun hat, blockieren Sie diese Website und senden Sie eine E-Mail, in der Sie daran erinnert werden, dass sie sich in der Arbeitszeit befinden.[12]
  3. 3 E-Mail überwachen Die Überwachung von E-Mails ist für Arbeitgeber schwieriger zu rechtfertigen. Bevor Mitarbeiter E-Mails lesen, sollten Mitarbeiter über die Richtlinie informiert werden, die das Lesen ihrer E-Mails ermöglicht. Darüber hinaus benötigt der Arbeitgeber in der Regel einen Grund für den Verdacht, der ihn veranlasst hat, die E-Mails zu lesen, wie bei einem dokumentierten Vorfall mit diesem Mitarbeiter. Es ist auch schwierig für Arbeitgeber, das Lesen von E-Mails zu rechtfertigen, wenn sie ursprünglich behauptet haben, dass E-Mails vertraulich sind.[13]
  4. 4 Stellen Sie sicher, dass Sie das Gesetz einhalten. Bestimmte Überwachungsmaßnahmen können das Recht Ihrer Mitarbeiter auf Privatsphäre beeinträchtigen. Erkundigen Sie sich vor der Installation der Überwachungssoftware bei einem Arbeitsanwalt. Stellen Sie sicher, dass die Software, die die Mitarbeiter unterschrieben haben, eine Dokumentation enthält und dass jeder versteht, wofür die Software ist.[14]

Methode vier von vier:
Einrichtung anderer Arten von Überwachung

  1. 1 Nehmen Sie Telefongespräche auf. Das Bundesgesetz erlaubt Arbeitgebern, Telefongespräche mit Mitarbeitern zu überwachen. Dies gilt jedoch nur für geschäftliche Anrufe, etwa bei Kunden oder Lieferanten. Einem Arbeitgeber ist es generell nicht gestattet, persönliche Anrufe zu überwachen, und er muss aufhören, den Anruf aufzuzeichnen und zu überwachen, wenn er feststellt, dass es sich um einen persönlichen Anruf handelt. Die einzige Ausnahme hiervon ist, wenn persönliche Telefonanrufe explizit durch die Arbeitsplatzrichtlinie verboten sind.
    • Die Aufzeichnung und Überwachung von Voicemails sollte nur zu Recht erfolgen, wie ein dokumentierter Verdacht auf Fehlverhalten.[15]
    • Telefongespräche können unter Verwendung von Telefonabgriffen oder eines elektronischen Aufzeichnungssystems aufgezeichnet werden. In einigen Fällen kann dies mit Ihrer anderen Überwachungssoftware zusammenhängen.
  2. 2 Richten Sie eine Videoüberwachung ein. Unternehmen verwenden typischerweise Videoüberwachung, um Kunden davon abzuhalten, Produkte zu stehlen. Einige Unternehmen setzen jedoch Videoüberwachung ein, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind und nicht gegen die Richtlinien des Unternehmens verstoßen. Mitarbeiter auf diese Weise zu überwachen, kann Ihnen einen unparteiischen Beleg für Fehlverhalten von Mitarbeitern liefern und sie motivieren, fleißig zu arbeiten. Das ständige Gefühl, beobachtet zu werden, könnte jedoch die Mitarbeiter unwohl fühlen und zu einem Rückgang der Moral führen. Bedenken Sie aus diesen Gründen sorgfältig die Vor- und Nachteile, bevor Sie Videoüberwachung einsetzen.
    • In vielen Staaten ist die Videoüberwachung auch staatlich geregelt. Überprüfen Sie vor der Implementierung dieses Überwachungstyps Ihre Landesgesetze.
    • Videoaufnahmen von Mitarbeitern, die bestimmte Tätigkeiten ausführen, wie zum Beispiel die Benutzung der Toilette oder das Umziehen, sind immer illegal und können strafrechtlich verfolgt werden.[16]
  3. 3 Verfolgen Sie die Standorte Ihrer Mitarbeiter. Bestimmte Apps wie Xora und TSheets ermöglichen es den Arbeitgebern, die Mitarbeiterbewegungen über ihre Smartphones zu verfolgen. Dies wird normalerweise zum Ein- oder Ausstempeln verwendet und ist legal, wenn der Mitarbeiter seine Zustimmung erteilt. Einige Mitarbeiter werden jedoch rund um die Uhr mithilfe der Software überwacht, was ihnen rechtliche Gründe dafür geben könnte, ihre Arbeitgeber wegen Verletzung der Privatsphäre zu verklagen. Wenn Sie diese Art von Richtlinien implementieren, wenden Sie sich an einen Anwalt, um sicherzustellen, dass Sie dies rechtlich tun.
    • Versand- oder fahrerbasierte Unternehmen können auch Tracker in Fahrzeugen verwenden, um sicherzustellen, dass Fahrer auf der Strecke bleiben. Dies ist allgemein üblich und im Allgemeinen akzeptabel.[17]