5 Möglichkeiten, Remote-Mitarbeiter zu verwalten | Antworten auf all deine "Wie?"

Fernpersonal anzuheuern ist eine großartige Möglichkeit, Talente aus der ganzen Welt anzuzapfen. Es mag überwältigend erscheinen, herauszufinden, wie man Remote-Mitarbeiter effektiv managen kann, aber es gibt ein paar Tricks und Tools, mit denen Sie Ihre Telearbeiter produktiv und glücklich machen können.

Methode eins von vier:
Erwartungen setzen

1 Stellen Sie im Voraus Ihre Erwartungen für Ihre Remote-Mitarbeiter fest. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht verstehen, was Sie von ihnen wollen oder brauchen, können sie nicht erfolgreich sein. Stellen Sie all Ihre Erwartungen in Online-Dokumenten, Videos oder Diashows dar und leiten Sie sie an Ihre Mitarbeiter weiter. Stellen Sie sicher, dass sie alle wichtigen Informationen enthalten, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um bei ihrer Arbeit erfolgreich zu sein.^[1]
- Sie könnten beispielsweise ein einleitendes Dokument erstellen, das Sie Ihren Mitarbeitern bei der Einstellung geben können, das ihre Verantwortlichkeiten beschreibt und ihnen spezifische Anweisungen für ihre Arbeit gibt. Sie könnten sogar Links zu anderen Dokumenten oder Videos einfügen, die spezifische Szenarien Ihrer Mitarbeiter behandeln, damit sie wissen, was Sie in diesen Situationen erwarten.
2 Verwenden Sie Deadlines, um Ihren Remote-Mitarbeitern zu helfen, Ihre Erwartungen zu erfüllen. Ohne Fristen wissen Ihre Mitarbeiter in der Ferne nicht, wie viel Zeit sie für ihre Arbeit aufwenden sollten oder wann sie sie einstellen sollten. Fristen helfen Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit effizient zu verwalten, und sie geben Ihnen ein gutes Gefühl dafür viel Arbeit wird von Ihren Mitarbeitern geleistet.^[2]
- Fristen sind auch eine gute Möglichkeit zu verfolgen, wie produktiv Ihre Remote-Mitarbeiter sind. Wenn ein Mitarbeiter immer wieder Termine verstreichen lässt, wissen Sie, dass Sie ihn erreichen und Ihre Erwartungen erneut besprechen müssen.
- Sie können Ihre Termine später immer noch anpassen, wenn sie nicht funktionieren. Wenn Sie feststellen, dass eine von Ihnen festgelegte Frist nicht realistisch ist, können Sie sie um ein paar Tage verlängern.
3 Geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Kontingent, wenn für ihre Arbeit keine Fristen gelten. Manchmal werden Remote-Mitarbeiter eingestellt, um viele kurze, aufeinanderfolgende Aufgaben zu erledigen, bei denen Fristen nicht sinnvoll sind. Wenn dies für Ihre Mitarbeiter der Fall ist, sollten Sie versuchen, eine Quote aufzustellen, die sie erfüllen müssen, um ihnen zu helfen, ihre Zeit zu verwalten und produktiv zu sein.
- Wenn Sie zum Beispiel Remote-Mitarbeiter beauftragen, auf Kundenanfragen für Ihr Unternehmen zu antworten, könnten Sie Ihre Mitarbeiter wissen lassen, dass sie erwarten, dass sie 3-4 Anfragen pro Stunde beantworten.
- Wenn Sie Hilfe benötigen, um ein Kontingent zu erstellen, sollten Sie versuchen, die Arbeit Ihrer Mitarbeiter für ein oder zwei Tage zu erledigen, um zu sehen, was von einer Person realistisch erreicht werden kann.
4 Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, wenn sie Ihre Erwartungen nicht erfüllen. Wenn Sie bemerken, dass einer Ihrer Mitarbeiter seine Termine oder Quoten nicht erreicht, wenden Sie sich an ihn. Nenne deine Bedenken und frage, ob sie Fragen haben oder Hilfe bei etwas brauchen. Wenn das Problem wiederholt auftritt, überlegen Sie, ob der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen geeignet ist.^[3]
- Zum Beispiel könnten Sie Ihrem Mitarbeiter eine E-Mail senden und sagen: "Hey Jon, ich habe bemerkt, dass du deine Termine in den letzten 2 Wochen nicht eingehalten hast. Es ist wirklich wichtig, dass Sie Ihre Arbeit pünktlich erledigen. Kann ich etwas tun, um zu helfen? "

Methode zwei von vier:
Wirklich kommunizieren

1 Kommunizieren Sie mit Ihren Remote-Mitarbeitern klar und prägnant. Eine der Herausforderungen bei der Arbeit mit entfernten Mitarbeitern besteht darin, dass es schwieriger ist, Missverständnisse zu klären. Da Sie nicht auf der Halle sind, um ihre Fragen persönlich zu beantworten, ist es wichtig, dass Sie so klar wie möglich sind, wenn Sie mit ihnen kommunizieren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Anweisungen geben oder eine Gruppen-E-Mail senden, schreiben Sie sie zuerst aus und lesen Sie sie, um sicherzustellen, dass sie klar ist. Vermeiden Sie so oft wie möglich eine komplizierte, vage Sprache.^[4]
- Lassen Sie eine andere Person im Büro Ihre Notiz lesen, bevor Sie sie senden, um zu sehen, ob sie leicht zu verstehen ist.
2 Planen Sie routinemäßige Eins-zu-eins-Videokonferenzen. Die Kommunikation über Video mit jedem Mitarbeiter gibt Ihnen die Möglichkeit, Unternehmensaktualisierungen und -erwartungen ausführlicher zu erklären, und es ist eine großartige Möglichkeit, sich direkt mit Ihren Mitarbeitern in der Gegenstelle zu verbinden. Es gibt viele verschiedene Video-Chat-Plattformen, aus denen Sie wählen können, wie Skype und Google Hangouts. Versuchen Sie, mindestens 1 Videokonferenz monatlich und individuell mit jedem Mitarbeiter zu bekommen.^[5]
3 Kommunizieren Sie als Gruppe über Chat-Plattformen. Das Senden von Nachrichten über eine Chat-Plattform ist einfacher als die Verwendung von Gruppen-E-Mails. Wenn Sie eine Nachricht für eine Gruppe Ihrer Mitarbeiter freigeben möchten, können Sie schnell alle Empfänger in der Plattform zu einer Nachricht hinzufügen und diese senden. Chat-Plattformen sind auch eine hervorragende Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, miteinander zu kommunizieren und schnell Fragen zu stellen, ohne eine E-Mail senden zu müssen.^[6]
4 Berücksichtigen Sie Zeitunterschiede bei der Kommunikation. Da Sie mit externen Mitarbeitern arbeiten, besteht eine gute Chance, dass nicht alle in derselben Zeitzone arbeiten. Wenn möglich, versuchen Sie, Anrufe zu planen und in Zeiten, in denen alle arbeiten, zu gruppieren. Es kann hilfreich sein, eine Liste aller Zeitzonen Ihrer Mitarbeiter zu führen, damit Sie sich darauf beziehen können, wenn Sie Termine planen.
- Wenn Sie mit einem Ihrer Mitarbeiter über etwas in Verbindung treten müssen, aber es ist spät, wo sie leben, fragen Sie sich, ob es bis zum nächsten Tag warten kann. Sie können ihnen auch eine E-Mail schicken, damit sie sie gleich am Morgen erhalten.
5 Verwenden Sie Emoticons und GIFs, damit sich Ihre Mitarbeiter wohl fühlen. Non-verbale Hinweise wie Lächeln und Nicken spielen eine große Rolle bei der Kommunikation, was es manchmal schwierig macht, mit entfernten Mitarbeitern über E-Mail oder eine Chat-Plattform zu kommunizieren. Sie können dieses Problem umgehen, indem Sie den Nachrichten, die Sie Ihren Mitarbeitern senden, Emoticons oder GIFs hinzufügen. Sie werden die freundliche Geste zu schätzen wissen, und es wird dazu beitragen, dass Ihre Nachrichten nicht zu aggressiv wirken.^[7]
- Wenn Sie beispielsweise einen Ihrer Mitarbeiter fragen, warum er etwas auf eine bestimmte Weise getan hat, können Sie am Ende der Nachricht ein Smiley-Face-Emoticon einfügen, um zu zeigen, dass Sie nicht verrückt sind.

Methode drei von vier:
Produktivität verfolgen

1 Lassen Sie Ihre Remote-Mitarbeiter ihre Produktivität protokollieren. Erstellen Sie ein Formular oder eine Tabelle, in dem Ihre Mitarbeiter abgeschlossene Aufgaben und deren Dauer einreichen können. Sie können ihre Beiträge regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind. Wenn jemand hinterher rutscht, kannst du ihn früh auffangen und nach dem Problem suchen.^[8]
2 Planen Sie regelmäßige Gruppenanrufe, um zu diskutieren, was alle erreicht haben. Regelmäßige Gruppenanrufe sind eine großartige Möglichkeit, um Ihre Remote-Mitarbeiter zur Rechenschaft zu ziehen und ihre Produktivität zu überwachen. Sie können die Anruffunktion auf einer Chat-Plattform verwenden, um Ihre Remote-Mitarbeiter gleichzeitig anzurufen. Dann sollten alle herumgehen und sagen, woran sie gearbeitet haben und welche Projekte sie kürzlich abgeschlossen haben. Machen Sie sich während des Anrufs Notizen und überprüfen Sie sie später, um sicherzustellen, dass alle genügend Arbeit erledigen.^[9]
3 Probieren Sie eine Zeiterfassungssoftware aus. Es gibt eine Vielzahl von Software und Apps, mit denen Sie überwachen können, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für ihre Projekte aufwenden. Einige Programme werden sogar Screenshots von Bildschirmfotos Ihrer Mitarbeiter während der Arbeitszeit machen, so dass Sie überwachen können, woran sie gerade arbeiten.^[10]
- Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Zeiterfassungssoftware zu verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie transparent sind und erklären Sie Ihren Mitarbeitern, warum Sie dies tun, damit Sie ein Umfeld von Vertrauen und Respekt aufrechterhalten.

Methode vier von vier:
Erstellen einer Teamumgebung

1 Versenden Sie einen wöchentlichen Newsletter, um Remote-Mitarbeiter bei Unternehmensaktualisierungen zu versorgen. Obwohl Ihre Remote-Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten, möchten Sie dennoch, dass sie sich als Teil des Teams fühlen. Da sie nicht anwesend sein werden, um große Veränderungen oder Ereignisse im Unternehmen mitzuerleben, entwerfen sie jede Woche einen Newsletter, um sie auf dem neuesten Stand zu halten und ihnen das Gefühl zu geben, einbezogen zu sein. Sie können dem Newsletter auch hilfreiche Tipps zur Produktivität und Effizienz hinzufügen, damit er noch nützlicher wird.^[11]
2 Geben Sie Ihren Mitarbeitern Bekleidung, damit sie sich einbezogen fühlen. T-Shirts, Schlüsselketten, Taschen oder andere Gegenstände mit dem Firmenlogo darauf würden funktionieren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern im Außendienst ein kleines Stück des Unternehmens zur Verfügung stellen, werden sie sich als Teil des Teams fühlen.^[12]
3 Führen Sie persönliche Treffen für Ihre Remote-Mitarbeiter durch. Die Planung eines Treffens ist eine großartige Möglichkeit für Sie und Ihre Mitarbeiter, sich außerhalb von E-Mail und Videokonferenzen kennenzulernen. Sie können Ihre Mitarbeiter einladen, den Hauptsitz Ihres Unternehmens zu besuchen, oder Sie können einen Ausflug an einen anderen Ort organisieren und einige Leute aus dem Büro mitnehmen.^[13]