Ein Leistungsverbesserungsplan (kurz PIP) ist ein Standardwerkzeug zur Unterstützung von leistungsschwachen Mitarbeitern. Der Zweck eines Leistungsverbesserungsplans besteht darin, Mitarbeitern zu helfen, Probleme in ihrer Arbeit zu beheben. Als Vorgesetzter ist es wichtig, einen Leistungsverbesserungsplan zu entwickeln, bevor disziplinarische Maßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergriffen werden, um ihn in Strategien zur Leistungsverbesserung einzubeziehen.

Erster Teil von Drei:
Identifizieren des Problems (der Probleme)

  1. 1 Probleme mit der Dokumentleistung Bevor Sie einen Mitarbeiter zu einem Leistungsverbesserungsplan verpflichten, benötigen Sie einen spezifischen Nachweis, dass er oder sie in der Arbeit schlechter abschneidet. Verwenden Sie Informationen, die objektiv, sachlich und ausführlich bei der Dokumentation von Problemen mit der Leistung eines Mitarbeiters sind. Es wird allgemein als Best Practice angesehen, bei der Dokumentation der Mitarbeiterleistung ein einheitliches Format zu verwenden, damit alle Mitarbeiter fair bewertet werden. Ihre Dokumentation sollte Folgendes enthalten:
    • Mitarbeiterinformationen (Name, Titel, ggf. ID-Nummer etc.)
    • Relevante Daten
    • Beschreibung der Leistungsdiskrepanz
    • Beschreibung der erwarteten Leistung
    • Beschreibung der tatsächlichen Leistung
    • Alle spezifischen Regeln oder Richtlinien, die möglicherweise verletzt wurden [1]
  2. 2 Sprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter über Ihre Bedenken. Führen Sie ein aufrichtiges persönliches Treffen mit dem betreffenden Mitarbeiter durch, um die beobachteten Probleme mit seiner Leistung zu teilen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Beobachtungen mit Ihrem Mitarbeiter teilen, damit er Ihre Sichtweise versteht und erkennt, dass ein Problem vorliegt. Verwenden Sie Ihre Dokumentation, um dem Mitarbeiter so viele spezifische Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen. Sei objektiv und verwende keine aufflammende oder anklagende Sprache, so dass sich der Mitarbeiter nicht angegriffen fühlt.
  3. 3 Heben Sie hervor, wie das Verhalten Ihres Mitarbeiters vom erwarteten Verhalten abweicht. Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, ob er einen bestimmten Richtlinienverstoß begangen hat, nicht mit Arbeitsquoten Schritt hält oder die Erwartungen der Position nicht erfüllt. Konzentrieren Sie sich eher auf die Ergebnisse des Verhaltens als auf das Individuum, damit Ihr Mitarbeiter erkennt, wie sich sein Verhalten auf die Ergebnisse am Arbeitsplatz oder den gesamten Arbeitsplatz auswirkt.

Zweiter Teil von Drei:
Einen Aktionsplan entwickeln

  1. 1 Legen Sie konkrete, messbare Verbesserungsziele für Ihren Mitarbeiter fest. Die Ziele sollten definitiv sein und wenn möglich Zahlen enthalten, die später gemessen werden können, um den Fortschritt zu bewerten. Vermeiden Sie Generalisierungen oder Formulierungen, die auf verschiedene Arten interpretiert werden können. Spezifität in den Verbesserungszielen verhindert Missverständnisse der Erwartungen zwischen Ihnen und Ihrem Angestellten. Einige Beispiele für spezifische Ziele sind:
    • "Der Mitarbeiter wird mindestens 150 Einheiten pro Monat produzieren."
    • "Mitarbeiter werden jeden Tag bis spätestens 9:00 Uhr zur Arbeit kommen."
    • "Der Mitarbeiter hat nicht mehr als einen Berechnungsfehler pro Bericht."
  2. 2 Fügen Sie eine detaillierte Liste der verfügbaren Ressourcen hinzu. Alle Ressourcen, auf die Ihr Mitarbeiter Zugriff hat, sollten aufgeführt (und möglicherweise erläutert) werden. Auf diese Weise können Sie dokumentieren, dass Sie dem Mitarbeiter Hilfe geleistet haben, und ihm eine Vorstellung von den Tools geben, die ihm helfen können, sich zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter diese Unterstützung kennt und wie er sie entsprechend verwenden sollte.
    • Diese Ressourcen können Mittel, Schulungsmaterialien, Zeit, die von normalen Verantwortlichkeiten entfernt ist, oder die Zeit und das Fachwissen anderer Leute umfassen.
    • Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter, der mit Zeitmanagement zu kämpfen hat, Zugang zu einem administrativen Planungswerkzeug erhalten, das hilft, Zeitziele für abgeschlossene Arbeiten zu organisieren und festzulegen.
  3. 3 Erstellen Sie eine Zeitleiste, um Leistungsverbesserungsziele zu erreichen. Dies wird den Mitarbeiter auf dem richtigen Weg halten, um die Ziele in seinem Plan zu erreichen, um eine stetige Verbesserung der Gesamtleistung zu erreichen.
    • Geben Sie das Anfangs- und Enddatum im Leistungsverbesserungsplan des Mitarbeiters an, normalerweise 30 bis 90 Tage.
    • Geben Sie Daten zwischen den Start- und Endterminen an und ermitteln Sie Benchmark-Ziele, die an diesen Daten erfüllt sein müssen.
  4. 4 Identifizieren Sie die Metrik, die zur Messung des Fortschritts verwendet wird. Um Unklarheiten seitens des Arbeitnehmers zu vermeiden, sollten Sie so genau wie möglich sein, wie Sie seine Fortschritte bei der Erreichung der Ziele einschätzen. Unterschiedliche Ziele erfordern unterschiedliche Messmethoden. Wenn zum Beispiel eine verbesserte Anwesenheit das Ziel ist, geben Sie an, wie Sie die Anwesenheit eines Mitarbeiters verfolgen. Einige Beispiele sind:
    • "Der Mitarbeiter wird mit der _______ Computer-Software arbeiten; der Supervisor wird die Anwesenheitsliste dieses Programms überprüfen."
    • "Der Mitarbeiter wird dem Vorgesetzten zu Beginn jedes Arbeitstages Bericht erstatten."
  5. 5 Geben Sie die beabsichtigten Konsequenzen nach Abschluss des Leistungsverbesserungsplans an. Nehmen Sie die spezifischen Maßnahmen auf, die Sie ergreifen werden, wenn die Ziele bis zum Ende des Leistungsverbesserungsplans erreicht oder nicht erfüllt werden. Ihr Mitarbeiter sollte sich bewusst sein, was passiert, wenn der Plan endet, so dass er oder sie weiß, was zu erwarten ist. Einige Beispiele für Konsequenzen sind:
    • "Der Mitarbeiter ist solange auf Bewährung, bis er mindestens drei der fünf im Leistungsverbesserungsplan genannten Ziele erfolgreich abgeschlossen hat."
    • "Die Beschäftigung wird beendet, wenn zwei oder mehr im Leistungsverbesserungsplan genannte Ziele nicht erreicht werden."
    • "Der Mitarbeiter wird der Position von________ zugewiesen, wenn alle im Leistungsverbesserungsplan aufgeführten Ziele nicht erreicht werden."
  6. 6 Überprüfen Sie den Leistungsverbesserungsplan mit Ihrem Mitarbeiter. Es ist wichtig, einen Leistungsverbesserungsplan gründlich mit Ihrem Mitarbeiter zu besprechen, damit Sie beide die Bedingungen des Plans verstehen und sich damit wohl fühlen. Dies ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien und kann, falls notwendig, als ein legales Dokument in der Zukunft dienen.
    • Geben Sie dem Mitarbeiter eine Kopie des Leistungsverbesserungsplans.
    • Verbal durch jeden Aspekt mit ihm oder ihr gehen.
    • Lassen Sie den Mitarbeiter antworten und geben Sie ihm Feedback.
    • Nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen an dem Plan vor, um sicherzustellen, dass er die Bedürfnisse beider Parteien erfüllt.
    • Holen Sie sich verbale Bestätigung von dem Mitarbeiter, dass er oder sie die Bedingungen des Plans vollständig versteht.
    • Melden Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf dem Plan an, um den Empfang und die Überprüfung zu bestätigen.

Teil drei von drei:
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  1. 1 Beobachten Sie Ihren Mitarbeiter und dokumentieren Sie den Fortschritt. Anhand der im Leistungsverbesserungsplan festgelegten Messgröße messen Sie den Fortschritt des Mitarbeiters bei der Erreichung seiner Ziele und dokumentieren den Fortschritt so genau wie möglich. Dadurch erhalten Sie objektive Hinweise auf den Fortschritt des Mitarbeiters und helfen Ihnen, hilfreiche Rückmeldungen an Ihre Mitarbeiter zu geben.
  2. 2 Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Mitarbeiter, um den Fortschritt zu besprechen. Legen Sie regelmäßige Folgetreffen mit dem Mitarbeiter fest (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich usw.). Dies führt dazu, dass der Mitarbeiter für die Verbesserung seiner Leistung verantwortlich ist und ihm helfen kann, motiviert und engagiert für den Erfolg zu bleiben. Ziel dieser Treffen ist es, Ihrem Mitarbeiter zum Erfolg zu verhelfen.[2]
    • Geben Sie dem Mitarbeiter Feedback zu seinen Fortschritten in Richtung Verbesserung.
    • Ermöglichen Sie es dem Mitarbeiter, Fragen zu stellen, Rat zu suchen oder um Erläuterungen zu den Leistungszielen zu bitten.
    • Bieten Sie Ratschläge und Vorschläge an, damit der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg bleibt.
    • Erfahren Sie mehr über Ihren Mitarbeiter, damit Sie besser verstehen, wie Sie ihm helfen können.
  3. 3 Bewerten Sie die Wirksamkeit des Leistungsverbesserungsplans. Entscheiden Sie, ob Ihr Mitarbeiter mit dem Leistungsverbesserungsplan angemessen wächst. Wenn es nicht funktioniert, entscheiden Sie, ob die Mängel beim Plan oder beim Mitarbeiter liegen. Dies wird Ihnen helfen, herauszufinden, wie Sie im Umgang mit dem Mitarbeiter voranschreiten können.[3] Wenn die Probleme aus dem Leistungsverbesserungsplan stammen, ändern Sie sie, um die Ziele besser erreichbar zu machen. Einige Fragen, die bei der Bewertung der Effektivität eines Plans gestellt werden müssen, sind:
    • Muss der Zeitrahmen verlängert werden?
    • Sind die Leistungsziele zu schwer zu erreichen?
    • Waren die Ergebnisse nicht vollständig im Einflussbereich des Arbeitnehmers?
  4. 4 Handeln Sie. Wenn der Leistungsverbesserungsplan funktioniert, geben Sie dem Mitarbeiter eine positive Rückmeldung und belohnen Sie ihn gegebenenfalls auf die von Ihnen im Plan beschriebene Weise (d. H. Auf Bewährung). Wenn es dem Plan nicht gelingt, die Leistung zu verbessern, und Sie Mängel innerhalb des Plans ausgeschlossen haben, ergreifen Sie die in Ihrem Plan beschriebenen Maßnahmen, um im besten Interesse Ihrer Organisation fortzufahren.