Wenn Sie für andere verantwortlich sind, ist die Dokumentation ein Kommunikationswerkzeug, mit dem Sie Fakten bewahren und Unklarheiten beseitigen können. Eine genaue Dokumentation der Leistung, gut und schlecht, und des disziplinären Verlaufs, falls erforderlich, ist für die langfristige Mitarbeiterbetreuung von wesentlicher Bedeutung.

Schritte

  1. 1 Dokumentieren Sie Personalangelegenheiten, wie sie auftreten, nicht Wochen oder Monate später. Um ihren Zweck zu erfüllen, müssen Dokumente einen vollständigen, genauen Bericht darüber enthalten, was die einzelnen Personen besprochen haben und welche Ereignisse zu einem bestimmten Zeitpunkt stattgefunden haben.
  2. 2 Nehmen Sie sich etwas Zeit. Die Vorteile der Dokumentation überwiegen die Zeit und den Aufwand für leistungsbezogene Gespräche mit Ihren Mitarbeitern. Schreiben Sie auf, welche Themen besprochen wurden, wer anwesend war, welche Probleme oder Bedenken auftraten und welche Versprechen oder Vereinbarungen gemacht wurden, Sie erstellen einen Papierpfad für die zukünftige Bezugnahme. Das Aufzeichnen einer gut dokumentierten Mitarbeiterakte verhindert Missverständnisse zwischen allen Beteiligten und bietet Ihnen und Ihrem Arbeitgeber im Falle eines Rechtsstreits Rechtsschutz.
  3. 3 Beschreibe die Höhepunkte einer Konversation. Fassen Sie ausgehandelte Bedingungen (d. H. Wer wird was zu welchem ​​Zeitpunkt tun), an einen Mitarbeiter ausgegebene Warnungen, bestimmte Leistungsmessungen, die Sie zusammen überprüft haben, und detaillierte Verpflichtungen aller Seiten zusammen.
  4. 4 Bleiben Sie bei den Fakten. Behandeln Sie Ihre Aufzeichnungen von Gesprächen mit Mitarbeitern nicht als persönliches Tagebuch, in dem Sie Meinungen äußern und Emotionen teilen. Dokumente können vor einem Gericht veröffentlicht werden, also halten Sie klare, professionelle Notizen. Schreibe in einem abgetrennten Ton, als ob du ein Außenseiter bist, der genau beschreibt, was aus sicherer Entfernung passiert ist. Fokus auf Qualität der Arbeit, Verhalten und Verhalten, Anwesenheit und Verfügbarkeit. Greifen Sie den Charakter eines Mitarbeiters nicht an.
  5. 5 Fügen Sie Exponate und andere Unterstützung hinzu, um eine luftdichte Dokumentation zu erstellen. Dies hängt von der Situation ab, in der Sie coachen. Beispiele sind: Beschwerdebriefe von Kunden als Beweis für die schlechte Leistung eines Mitarbeiters; Kopien von Zeitkarten als Beweis für die chronische Verspätung eines Mitarbeiters; Kopie einer Analyse eines Beraters über die schlechte Produktivität eines Mitarbeiters.
  6. 6 Dokumentieren Sie disziplinarische Besprechungen mit Mitarbeitern, indem Sie Notizen machen, die drei Elemente der Konversationen zusammenfassen.
    1. Der akzeptable Leistungsstandard - oder die minimale Erwartung - wie er für die Diskussion gilt.
    2. Inwieweit hat der Arbeitnehmer das oben genannte Ziel erreicht oder nicht? Geben Sie Verstöße und / oder daraus resultierende Disziplinarmaßnahmen an.
    3. Die Perspektive, die Antwort oder die Position des Mitarbeiters bei der Behandlung des Problems. Geben Sie einen detaillierten Überblick über seine Punkte, auch wenn Sie nicht zustimmen oder ihre Gültigkeit bezweifeln.
  7. 7 Bitten Sie einen Mitarbeiter, eine Bestätigung Ihrer Dokumentation zu prüfen und zu unterschreiben. Während einige Arbeiter sich weigern zu entsprechen, zeigt Ihr Angebot in gutem Glauben. Wenn Ihr Mitarbeiter sich weigert, den Papierkram zu unterschreiben, erklären Sie ihm, dass seine Unterschrift feststellt, dass Sie mit ihm darüber gesprochen haben, nicht, dass sie mit dem, was gesagt wird, einverstanden sind. Wenn sie nicht einverstanden sind, ermutigen Sie sie, einen Änderungsantrag einzureichen.